Jawne wynagrodzenia i konieczność likwidacji luki płacowej. Pracodawcy już powinni się przygotowywać do wejścia nowych przepisów

Warto sporządzić teraz analizę struktury płac w firmie. Świadomość, że luka płacowa istnieje, pozwoli ją usunąć albo przynajmniej zmniejszyć, zanim pracodawcę zobligują do tego przepisy

Termin na transpozycję dyrektywy o jawności wynagrodzeń (Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania) nieubłaganie się zbliża. Do 7 czerwca 2026 r. w Polsce powinny wejść w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do jej wykonania.

Doświadczenia związane chociażby z ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów pokazują, że implementacja unijnych przepisów może zająć wiele czasu. Pracodawcy, którzy wcześniej zdecydowali się na podjęcie działań, a następnie doprecyzowali swoje regulacje, znacznie ograniczyli uciążliwość wprowadzanych zmian. Podążając za dobrym przykładem, warto rozważyć, w jaki sposób dzisiaj można się przygotować do stosowania zasad jawności wynagrodzeń. Wymagane zmiany trudno będzie bowiem wprowadzić szybko, a pracownicy od razu zyskają prawo do informacji o wynagrodzeniach.

Najważniejsze założenia procedowanego projektu

Obecnie posłowie pracują nad ustawą, która częściowo implementuje założenia dyrektywy do kodeksu pracy. Wśród najważniejszych założeń projektu trzeba wyróżnić:

• zasadę jawności wynagrodzenia za pracę,prawo do złożenia wniosku o udzielenie informacji dotyczącej indywidualnego poziomu wynagrodzenia pracownika oraz średnich poziomów wynagrodzeń;
• podawanie informacji o widełkach wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę,nowe wykroczenia za naruszenie przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, takie jak np. nieudzielenie wspomnianej wyżej informacji dotyczącej indywidualnego poziomu wynagrodzenia pracownika oraz średnich poziomów wynagrodzeń.

Mimo że projektowane przepisy zapewniają transpozycję znacznej części dyrektywy, to jednak nie pozwalają na jej całkowitą implementację. Projekt nie zawiera przykładowo regulacji dotyczących sprawozdawczości, o której mowa w art. 9 dyrektywy. [ramka]

Weryfikacja struktury wynagradzania - jak ją przeprowadzić

Pracodawcy, którzy chcą być gotowi na nowe przepisy, już teraz mogą podjąć działania, aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Wielokrotnie już się okazywało, że termin na wejście w życie przepisów nie pozwalał na kompleksowe przygotowanie się do wdrażanych zmian.

Podstawowym działaniem, które każdy z pracodawców już teraz może przeprowadzić, jest weryfikacja ich struktury wynagradzania. Należy ją podzielić na kilka etapów.

Po pierwsze, pracodawcy muszą zebrać bazę wiarygodnych danych, z której będą korzystać w związku z projektowanymi zmianami. Trzeba zweryfikować stanowisko danego pracownika oraz jego wynagrodzenie. W przypadku rozbieżności w nazwach stanowisk warto już teraz zająć się ich ujednoliceniem tam, gdzie dochodzi do zbędnych rozróżnień. Pracodawcy powinni zainteresować się również zaktualizowaniem zakresów obowiązków pracowników, bo bywa, że są one nieaktualne. Po zebraniu odpowiednich danych w zakresie stanowisk i obowiązków konieczne jest zebranie danych o wynagrodzeniach. Pracodawcy muszą wziąć pod uwagę nie tylko zasadnicze wynagrodzenie wynikające z umowy, lecz także otrzymywane zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak premie i nagrody.

Po skompletowaniu zestawu odpowiednich danych trzeba zwrócić uwagę na wszelkie różnice w wynagrodzeniach między pracownikami na równorzędnych stanowiskach oraz na różnice w wynagradzaniu z uwagi na płeć, wiek czy inne kryteria.

Jednym z kluczowych aspektów dążenia do implementowania dyrektywy jest sformułowanie przejrzystych i sprawiedliwych warunków wynagradzania i premiowania pracowników. Warto zwrócić uwagę na takie dokumenty, jak regulamin wynagradzania lub regulamin premiowania, które bezpośrednio dotyczą wynagradzania pracowników. Warto dostosować je do obowiązującej praktyki i najwyższych standardów związanych ze stosowaniem nowych przepisów.

Z pewnością zaowocuje to w przyszłości i pozwoli ograniczyć komplikacje.

Sprawozdanie w zakresie luki płacowej - na czym polega nowy obowiązek

Kolejnym, już bardziej zaawansowanym zadaniem jest samodzielne stworzenie sprawozdania w zakresie wynagrodzenia pracowników. Świadomość istnienia luki płacowej może pozwolić na wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości i naprawienie jej, zanim jeszcze pracodawcę zobligują do tego przepisy, co z pewnością będzie sprzyjać prawidłowemu rozwojowi organizacji.

Pracodawcom, którzy zebrali już wymienione wyżej dane, łatwiej będzie sformułować informacje o luce płacowej, czy też odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne. Dane te z pewnością będą sprzyjały zbudowaniu transparentnej i sprawiedliwej struktury wynagrodzeń w firmie.

Nowoczesny pracodawca, który już teraz chce stosować się do zasad jawności wynagrodzeń, powinien zadbać dodatkowo o edukację kadry wyższego szczebla związanej z wynagradzaniem. Warto, aby te osoby miały wiedzę o nowych obowiązkach pracodawców. Jest to szczególnie istotne z tego powodu, że często to właśnie one odpowiadają za budżetowanie nowych stanowisk pracy lub decydują o podwyżkach wynagrodzeń podległych im zespołów. ©℗