W maju minął termin w którym pracodawcy mieli obowiązek dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych wymogów bhp. Warto pamiętać, że nowe regulacje dotyczące właściwego przygotowania stanowiska pracy dotyczą również stanowiska pracy zdalnej.
Kodeks pracy określa wymagania, jakie należy spełnić, aby praca mogła być wykonywana w formie zdalnej, oraz precyzuje obowiązki pracownika i pracodawcy w tym zakresie.
To pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek zorganizować swoje stanowisko pracy, w miejscu wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą. Natomiast koszty wyposażenia takiego stanowiska w odpowiedni sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie to już obowiązek pracodawcy.
Od 17 listopada 2023 roku obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2023 poz. 2367), które zmieniły definicję stanowiska pracy i uregulowały na nowo zasady pracy przy systemach przenośnych tzn. laptopach.
Zgodnie z nowymi regulacjami stanowisko pracy pracownika, który pracuje przy systemie przenośnym co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Nowe wymogi bhp także przy pracy zdalnej?
W kontekście nowych wymogów bhp wątpliwości może budzić kwestia wyposażenia stanowiska pracy zdalnej z systemem przenośnym (laptopem) w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę oraz dodatkową klawiaturę i mysz, gdy pracownik świadczy pracę na takim stanowisku co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Należy wówczas rozstrzygnąć, czy wskazane elementy stanowią materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy, czy jedynie dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy, decydujące o jego ergonomii. Wydaje się, że skoro laptop jest wyposażony w monitor ekranowy, klawiaturę i touchpada, stanowiące jego integralną część, pracodawca, zaopatrując w niego stanowisko pracy, zapewnia pracownikowi techniczną możliwość wykonywania pracy, tj. narzędzie pracy. Z drugiej strony jednak ustawodawca wskazał, że elementy te stanowią obecnie integralną część stanowiska pracy przy laptopie.
Zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy zapewnione pracownikowi narzędzia pracy muszą uwzględniać zasady ergonomii – laptop lub tablet wykorzystywany do pracy przy wprowadzaniu danych, sporządzaniu dokumentów, faktur, itp. bez zastosowania dodatkowej podstawy lub dodatkowego monitora oraz dodatkowej klawiatury nie uwzględnia tych zasad.
Wyposażenie stanowiska pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi, który świadczy pracę w formie zdalnej materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania. Pokrywa również koszty bezpośrednio związane z jej wykonywaniem (art. 6724 § 1 Kodeksu pracy).
Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one wyposażenie stanowiska pracy, które organizuje samodzielnie pracownik. Strony mogą jednak ustalić, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli takie zobowiązanie znajdzie się w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i organizacjami związkowymi, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem – wówczas stanie się obowiązkowe.
Państwowa Inspekcja Pracy nie prowadzi czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracownika, aczkolwiek możemy spodziewać się kontroli w zakresie przestrzegania nowych wymogów bhp przy organizacji pracy zdalnej, które spoczywają głównie na pracodawcach.