Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 29 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Przy czym ustawodawca nie zdefiniował w k.p. pojęcia „potwierdzenia zawartej umowy”. Potwierdzenie samej umowy o pracę (a nie jej warunków) nie musi obejmować jej warunków. „Potwierdzić” znaczy zaś tyle, co stwierdzić lub poświadczyć prawdziwość, wiarygodność albo istnienie czegoś (Słownik języka polskiego PWN; https://sjp.pwn.pl/sjp).
Niezachowanie formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną (wyrok SN z 20 września 1977 r., sygn. akt I PR 67/77). W doktrynie nie budzi także wątpliwości, że zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej jest równoznaczne z dokonaniem tej czynności prawnej w formie pisemnej (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak). Ponadto w judykaturze dominuje pogląd, że do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany i niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności (np. wyrok SN z 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09). Natomiast w wyroku z 25 lutego 2009 r., sygn. akt II PK 176/08, SN stwierdził, że z zawartego w art. 29 par. 2 zd. 2 k.p. sformułowania można wywieść wniosek, że w przypadku niepotwierdzenia przez pracodawcę na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków pracownikowi będzie służyć roszczenie o ustalenie na podstawie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego. Potwierdzenie nie jest przy tym oświadczeniem woli i nie tworzy nowego stanu prawnego. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy twierdzącego, że warunki umowy są takie jak w potwierdzeniu. Niedopełnienie obowiązku niedotrzymania wymagań formy pisemnej przez pracodawcę nie wywiera ujemnych skutków prawnych w sferze stosunku pracy (Kodeks pracy. Komentarz, prof. dr hab. Andrzej Marian Świątkowski).
Dwa przepisy, dwa cele
Zgodnie zaś z art. 281 par. 1 pkt 2 k.p. kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Przepis ten nakłada sankcję za niedotrzymanie przez pracodawcę obowiązku potwierdzenia samego zawarcia umowy o pracę. Nie wprowadza jednak sankcji wobec pracodawcy, który nie potwierdza pracownikowi rodzaju i warunków zawartej umowy o pracę. Tak więc strony, które zdecydowały się zawrzeć umowę o pracę, korzystają ze swobody wyboru określenia rodzaju i warunków zawartej umowy (Kodeks pracy. Komentarz, prof. dr hab. Andrzej Marian Świątkowski).
Dodać wypada, że inna jest też rola obu wymienionych wcześniej przepisów. Celem art. 29 par. 2 k.p. jest przede wszystkim zapewnienie pracownikowi dowodu na to, że zawarł umowę o określonej treści, co ułatwia dochodzenie roszczeń pracowniczych (por. K. Jaśkowski, E. Maniewska, Komentarz aktualizowany Kodeksu pracy, Lex/el. 2017). Z kolei celem art. 281 pkt 2 k.p. jest zapobieganie „syndromowi pierwszej dniówki”, które to zjawisko nierzadko było wynikiem porozumienia między pracodawcą a pracownikiem (Wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Postępowanie mandatowe. Komentarz do art. 281–283 KP i art. 17, 95–102a KPW. Komentarz, dr Sebastian Kowalski). Wydaje się więc, że jeśli pracodawca nie zawrze z pracownikiem umowy o pracę w formie pisemnej, tylko dopuści go do pracy, to w ten sposób dokona nawiązania z nim stosunku pracy. Ustawodawca pozwolił pracodawcy na dokonanie czynności prawnej jednostronnej w postaci pisemnego potwierdzenia ustaleń co do warunków umowy o pracę. Takie potwierdzenie jest tożsame z formą dokumentową zapisaną w kodeksie cywilnym. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pracodawca zatem może potwierdzić warunki zatrudnienia w drodze: e-maili, wiadomości SMS lub za pośrednictwem faksu. O zachowaniu formy dokumentowej powinno przesądzać to, czy można przypisać dane oświadczenia woli osobie, od której pochodzi. Nie ma przy tym znaczenia, czy weryfikacja taka może nastąpić na podstawie samej treści dokumentu (np. na podstawie badania pisma sporządzonego własnoręcznie, ale nie podpisanego), czy przy uwzględnieniu sposobu złożenia oświadczenia, np. przez identyfikację numeru IP komputera, adresu e-mail czy numeru telefonu, z którego wysłano e-mail lub wiadomość SMS obejmujące oświadczenie woli (Kodeks cywilny. Komentarz, red. prof. dr hab. Edward Gniewek, prof. dr hab. Piotr Machnikowski).
Nawet SMS
W mojej ocenie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy może nastąpić w dowolnej formie, ale tylko pod warunkiem nadania temu nośnikowi informacji cech umożliwiających ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pracodawca nie popełni zatem wykroczenia, jeśli przed dopuszczeniem pracownika do pracy wyśle mu SMS, w którym zostaną określone rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie i termin rozpoczęcia pracy. Pracodawca w świetle art. 29 par. 1 zdanie drugie k.p. nie ma bowiem obowiązku składania własnoręcznego podpisu na potwierdzeniu ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Warto jeszcze dodać, że zgodnie z art. 473 kodeksu postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron. Nie będzie miał więc zastosowania rygor ad probationem (forma czynności prawnej zastrzeżona dla celów dowodowych – red.) wskazany w art. 74 par. 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Jak bowiem słusznie zauważył SN w cytowanym wyżej wyroku z 25 lutego 2009 r., potwierdzenie jest oświadczeniem wiedzy, a nie woli. ©℗
WAŻNE Kodeks pracy nie przewiduje sankcji dla pracodawcy, który nie potwierdzi pracownikowi rodzaju i warunków zawartej umowy o pracę. Pracodawca może to potwierdzić nawet e-mailem lub SMS-em.
Podstawa prawna
•art. 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
•art. 74 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1509)