Czy dane z monitoringu mogą być podstawą oceny okresowej pracownika?

Nie ma tu prostej odpowiedzi „tak” albo „nie”. Znaczenie ma przede wszystkim cel, w jakim monitoring został wprowadzony, zakres zbieranych informacji oraz sposób ich wykorzystania. Dodatkowe problemy pojawiają się, gdy dane analizuje sztuczna inteligencja.

Monitoring pracownika nie może być prowadzony bez celu

Kodeks pracy dopuszcza stosowanie przez pracodawcę różnych form monitoringu. Zgodnie z art. 22^³ § 1 Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Na podstawie art. 22³ § 4 k.p. te same zasady stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji tych celów. Oznacza to, że pracodawca może korzystać np. z narzędzi pozwalających sprawdzać sposób wykorzystywania służbowego komputera. Nie oznacza to jednak prawa do nieograniczonego zbierania informacji o pracowniku.

Jakie informacje może rejestrować system monitoringu?

W zależności od zastosowanego rozwiązania, program monitorujący komputer może rejestrować m.in.:

• czas aktywności pracownika,
• okresy bezczynności,
• używane aplikacje,
• czas spędzony w poszczególnych programach,
• odwiedzane strony internetowe,
• aktywność klawiatury i myszy,
• uruchamiane programy,
• nazwy otwartych okien przeglądarki.

Z punktu widzenia pracodawcy może to być przydatne np. przy sprawdzaniu, czy służbowy sprzęt jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem. Problem zaczyna się wtedy, gdy z takiego raportu powstaje ocena pracownika.

Czy dane z monitoringu można wykorzystać przy ocenie okresowej?

Nie można przyjąć ani że jest to zawsze dozwolone, ani że jest zawsze zakazane. Decydujące znaczenie ma m.in. to, w jakim celu monitoring został wprowadzony i czy wykorzystanie danych przy ocenie pracownika pozostaje zgodne z tym celem.

Jest to związane z zasadą ograniczenia celu określoną w art. 5 ust. 1 lit. b RODO. Dane osobowe powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie powinny być następnie przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami. RODO wymaga również minimalizacji danych – powinny być one adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do określonych celów.

Dlatego pracodawca powinien odpowiedzieć na pytanie: czy sposób wykorzystania danych z monitoringu do oceny okresowej mieści się w celu, dla którego monitoring został wprowadzony, i czy takie wykorzystanie jest niezbędne i proporcjonalne?

Jeżeli monitoring został opisany pracownikom jako narzędzie służące np. bezpieczeństwu systemów informatycznych albo kontroli właściwego użytkowania sprzętu, a następnie pracodawca chce na podstawie tych samych danych stworzyć ranking produktywności pracowników, to konieczna jest szczegółowa analiza prawna takiego wykorzystania.

Nie każdy raport z monitoringu jest oceną pracy

Raport raportowi nierówny. Jeżeli będzie w nim napisane, że „Pracownik korzystał z programu księgowego przez 5 godzin”, to jest to informacja o aktywności. Jeżeli jednak w raporcie będzie widniał zapis: „Pracownik jest o 20 proc. mniej efektywny niż średnia w zespole”, wówczas jest to już ocena pracownika,

Jeszcze dalej idzie system, który na podstawie takiej oceny rekomenduje: „Pracownik nie powinien otrzymać premii”.

A co z oceną okresową pracownika samorządowego?

To szczególnie interesujący przypadek dla urzędów i jednostek organizacyjnych JST. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, podlega okresowej ocenie.

Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony, nie rzadziej niż raz na dwa lata i nie częściej niż raz na sześć miesięcy. Ocena dotyczy wywiązywania się przez pracownika z obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym stanowisku oraz obowiązków określonych w art. 24 i art. 25 ust. 1 ustawy.

Natomiast art. 28 ustawy o pracownikach samorządowych nakazuje kierownikowi jednostki określić w drodze zarządzenia sposób dokonywania okresowych ocen, okresy, za które sporządzana jest ocena, kryteria oraz skalę ocen, z uwzględnieniem potrzeby prawidłowego dokonywania ocen i specyfiki funkcjonowania jednostki.

To oznacza, że w JST nie wystarczy powiedzieć: „Program pokazał, że pracownik był mniej aktywny na komputerze, więc dostaje ocenę negatywną”. Trzeba sprawdzić, czy informacje z monitoringu rzeczywiście odnoszą się do kryteriów oceny określonych w jednostce i czy ich wykorzystanie jest zgodne z zasadami przetwarzania danych osobowych.

Co więcej, ustawa o pracownikach samorządowych wskazuje wprost, że oceny dokonuje bezpośredni przełożony. Dane z systemu mogą więc być ewentualnie materiałem pomocniczym, ale nie oznacza to automatycznego przeniesienia kompetencji do dokonywania oceny na program komputerowy.

Pracownik powinien wiedzieć, że jest monitorowany

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązki informacyjne związane z monitoringiem.Pracodawca powinien określić m.in. cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu, a pracownicy powinni zostać o nim poinformowani przed jego uruchomieniem. Ma to znaczenie także dla późniejszego wykorzystania danych.

Jeżeli pracownik został poinformowany, że system służy określonemu celowi, a następnie pracodawca zaczyna wykorzystywać dane do zupełnie innego rodzaju analizy, powstaje pytanie, czy takie dalsze przetwarzanie pozostaje zgodne z pierwotnym celem i obowiązkami informacyjnymi.

Monitoring a RODO. Kluczowe są cel i minimalizacja danych

W przypadku monitoringu szczególne znaczenie mają dwie zasady wynikające z art. 5 RODO. Pierwszą z nich jest ograniczenie celu. Zgodnie z jej założeniami dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie mogą być później przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.

Drugą zasadą jest minimalizacja danych. Oznacza ona, że pracodawca powinien ograniczyć zakres informacji do tego, co jest niezbędne do osiągnięcia określonego celu. Przykładowo, jeżeli do kontroli właściwego użytkowania służbowego komputera wystarczy informacja o uruchamianiu określonych programów, trudniej uzasadnić potrzebę rejestrowania każdego naciśnięcia klawisza. To samo dotyczy późniejszej oceny pracownika. Nie każdy parametr zebrany przez system musi być przydatny do oceny wykonywania obowiązków.

Czy pracodawca może na podstawie monitoringu obniżyć ocenę?

Pracodawca może wykorzystać informacje z monitoringu, jeżeli ich pozyskanie i wykorzystanie jest zgodne z prawem i pozostaje związane z prawidłowo określonym celem oraz kryteriami oceny. Nie oznacza to jednak, że sam raport z programu powinien przesądzać o wyniku oceny.

Jeszcze większe ryzyko, gdy monitoring wykorzystuje AI

Tradycyjny system monitoringu może jedynie zbierać dane. Coraz bardziej zaawansowane rozwiązania mogą natomiast analizować je automatycznie. System AI może na przykład na podstawie aktywności komputera stworzyć: wskaźnik produktywności, ranking pracowników, ocenę efektywności, rekomendację dotyczącą premii, informację o „spadku wydajności”. Wtedy problem nie dotyczy już tylko monitoringu, ale również wykorzystania sztucznej inteligencji w zarządzaniu pracownikami.

AI Act w załączniku III pkt 4 wskazuje jako systemy wysokiego ryzyka określone systemy AI stosowane w obszarze zatrudnienia i zarządzania pracownikami, w tym przeznaczone do monitorowania i oceny wydajności oraz zachowania osób pozostających w stosunku pracy.

Jeżeli system AI zostanie wykorzystany do oceny pracownika, szczególne znaczenie ma nadzór człowieka.

Artykuł 14 AI Act przewiduje dla systemów AI wysokiego ryzyka mechanizmy nadzoru ze strony człowieka. Osoby sprawujące taki nadzór powinny m.in. rozumieć możliwości i ograniczenia systemu, wykrywać nieprawidłowości oraz mieć świadomość ryzyka nadmiernego polegania na wyniku wygenerowanym przez system, czyli tzw. błędu automatyzacji.

W praktyce oznacza to, że przełożony nie powinien przyjmować automatycznego wskaźnika „produktywność: 63 proc.” jako gotowej odpowiedzi na pytanie, czy pracownik prawidłowo wykonuje swoje obowiązki. Powinien sprawdzić, co właściwie mierzył system i czy wynik rzeczywiście odpowiada specyfice pracy danej osoby.

Czy można wykorzystać monitoring do oceny, jeśli pracownik został o tym poinformowany?

Samo poinformowanie pracownika o monitoringu nie rozwiązuje wszystkich problemów prawnych. To, że pracownik wie o monitorowaniu, nie oznacza automatycznie, że każde wykorzystanie zebranych danych jest dopuszczalne. Nadal trzeba ocenić:

• cel monitoringu,
• zakres zbieranych danych,
• podstawę prawną przetwarzania,
• proporcjonalność,
• sposób wykorzystania danych,
• kryteria oceny pracownika,
• ewentualne wykorzystanie AI.

Informacja dla pracownika jest więc konieczna, ale nie zastępuje analizy zgodności samego sposobu przetwarzania danych.

Wnioski dla pracodawcy

Dane z monitoringu mogą być wykorzystane przy ocenie okresowej, ale nie można traktować tego jako automatycznej konsekwencji prowadzenia monitoringu. Pracodawca powinien przede wszystkim zweryfikować, czy takie wykorzystanie danych jest zgodne z celem monitoringu, zasadami RODO oraz obowiązującymi kryteriami oceny pracownika.

W przypadku pracowników samorządowych dodatkowym punktem odniesienia są art. 27 i 28 ustawy o pracownikach samorządowych. Oceny dokonuje bezpośredni przełożony, a kryteria i sposób jej przeprowadzania określa kierownik jednostki.

Największe ryzyko pojawia się natomiast wtedy, gdy monitoring komputera przestaje być jedynie narzędziem kontroli wykorzystywania sprzętu, a staje się automatycznym systemem mierzącym i oceniającym pracowników. W takim przypadku, obok Kodeksu pracy i RODO, trzeba przeanalizować również przepisy AI Act.