Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od miesięcy budzi ogromne zainteresowanie wśród przedsiębiorców, właścicieli nieruchomości i osób osiągających dochody z najmu. Szczególnie wiele pytań pojawia się wśród wynajmujących, którzy formalnie nie prowadzą działalności gospodarczej, ale regularnie uzyskują przychody z lokali użytkowych lub mieszkań. Nowa interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje, że rzeczywistość jest bardziej skomplikowana, niż mogłoby się wydawać.
Sprawa dotyczyła osoby fizycznej rozliczającej przychody z najmu ryczałtem, która zwróciła się do fiskusa z pytaniem o obowiązki związane z KSeF. Wątpliwości dotyczyły zarówno wynajmu lokali użytkowych dla firm, jak i lokali mieszkalnych wynajmowanych osobom prywatnym. Odpowiedź skarbówki może zainteresować tysiące właścicieli nieruchomości w całym kraju, ponieważ wskazuje, kiedy faktury muszą trafiać do KSeF, a kiedy taki obowiązek w ogóle nie występuje. Co istotne, organ podatkowy w całości zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, uznając je za prawidłowe. Jednocześnie szczegółowo wyjaśnił, jak należy interpretować przepisy dotyczące najmu oraz obowiązkowego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Właściciel mieszkań był przekonany, że nie prowadzi działalności gospodarczej. Skarbówka wskazała coś zupełnie innego
Wniosek o interpretację złożyła osoba fizyczna, która nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej. Wynajmuje ona lokale użytkowe firmom oraz lokale mieszkalne osobom fizycznym. Przychody z najmu rozlicza ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W opisie sprawy wskazano, że miesięczny dochód z wynajmu lokali użytkowych wynosi około 5500 zł. W przypadku lokali mieszkalnych wynajem ma charakter okazjonalny i krótkoterminowy, a miesięczne przychody wahają się od 10 do 11 tys. zł.
Właściciel nieruchomości był przekonany, że skoro nie prowadzi działalności gospodarczej, a przychody z najmu lokali użytkowych nie przekraczają określonego limitu, nie powinien być objęty obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF. W odniesieniu do mieszkań wynajmowanych osobom prywatnym również uważał, że obowiązek ten nie występuje. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził prawidłowość takiego stanowiska, ale jednocześnie przypomniał, że na gruncie przepisów o VAT pojęcie „najmu prywatnego” wygląda inaczej niż w podatku dochodowym.
Szczególnie wymowny jest fragment interpretacji, w którym fiskus podkreśla: „Trzeba tu zaznaczyć, że w podatku VAT nie występuje pojęcie "najmu prywatnego" i "najmu w ramach działalności gospodarczej". W świetle przepisów ustawy działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował, czy nie i niezależnie od tego, czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały.” To stanowisko ma ogromne znaczenie dla właścicieli nieruchomości. W praktyce oznacza bowiem, że nawet osoba nieprowadząca formalnie firmy może być uznawana za podatnika wykonującego działalność gospodarczą na potrzeby podatku VAT.
Dyrektor KIS szczegółowo wyjaśnił, dlaczego sam najem jest traktowany jak działalność gospodarcza
W uzasadnieniu interpretacji Dyrektor KIS szeroko odniósł się do przepisów ustawy o VAT oraz definicji działalności gospodarczej. Organ przypomniał, że działalność gospodarcza obejmuje nie tylko klasyczną działalność przedsiębiorców, ale również wykorzystywanie majątku w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
W interpretacji zwrócono uwagę, że kluczowe znaczenie ma ciągłość i powtarzalność osiągania przychodów. Właśnie dlatego najem nieruchomości jest traktowany jako działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów o VAT, nawet wtedy, gdy właściciel nie posiada wpisu do CEIDG. Fiskus wskazał: „Zatem definicja działalności gospodarczej ma charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem "podatnik" tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określoną działalność, występując w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Przy tym, z art. 15 ust. 2 ustawy jednoznacznie wynika, że pod pojęciem działalności gospodarczej należy rozumieć także czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.”
Organ wyjaśnił również, że oddanie nieruchomości w najem jest klasycznym przykładem wykorzystywania majątku w sposób ciągły dla osiągania korzyści finansowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy najemca korzysta z lokalu przez długi okres, czy też umowy są zawierane częściej i na krótszy czas.
Jeszcze dalej idzie kolejny fragment interpretacji: „W konsekwencji, najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.” To właśnie ten element stał się punktem wyjścia do dalszej analizy obowiązków związanych z KSeF.
Polecamy: Darowizna dla dziecka może wrócić jak bumerang. Mało kto o tym wie
Najem lokali użytkowych dla firm. Tu pojawia się limit 10 tys. zł, który zmienia bardzo wiele
Najważniejsza część interpretacji dotyczyła wynajmu lokali użytkowych na rzecz przedsiębiorców. W tym przypadku właściciel wystawiał faktury dokumentujące świadczone usługi, a miesięczna wartość sprzedaży wynosiła około 5500 zł.
Dyrektor KIS przypomniał, że co do zasady podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy, który dla części podatników oznacza możliwość dalszego korzystania z dokumentów papierowych lub zwykłych faktur elektronicznych.
Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 145m ustawy o VAT. Zgodnie z nim od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą nadal wystawiać faktury poza systemem. Skarbówka bardzo dokładnie wyjaśniła sposób obliczania tego limitu: „Obliczając natomiast wartość sprzedaży w danym miesiącu dla progu 10 000 zł należy zsumować wszystkie kwoty brutto z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawić w KSeF. Do wartości sprzedaży w ramach przewidzianego progu 10 000 zł nie są więc wliczane wartości sprzedaży z:
• faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• faktur wymienionych w art. 145n ust. 1 ustawy o VAT, tj. z faktur z kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury,
• faktur w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, np. z biletów kolejowych.”
To oznacza, że przy obliczaniu limitu nie uwzględnia się wszystkich przychodów podatnika, lecz wyłącznie tych faktur, które co do zasady powinny być objęte KSeF. Ponieważ w analizowanej sprawie miesięczna wartość faktur wystawianych dla firm wynosiła jedynie 5500 zł, właściciel nieruchomości zmieścił się w ustawowym limicie.
Skarbówka wskazała konkretną datę. Od tego momentu sytuacja właściciela lokali ma się zmienić
Interpretacja pozostawia niewiele miejsca na domysły. Fiskus jednoznacznie potwierdził, że przy sprzedaży na poziomie 5500 zł miesięcznie podatnik może korzystać z przewidzianego przez ustawodawcę okresu przejściowego. W dokumencie czytamy: „Tym samym - skoro łączna wartość sprzedaży na rzecz ww. firm udokumentowana fakturami wystawionymi przez Pana w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 000 zł, to w okresie do końca 2026 r. nie ma Pan obowiązku wystawiania tych faktur przy użyciu KSeF.”
Jednocześnie organ wskazał, że ulga ma charakter czasowy. Nie oznacza trwałego zwolnienia z systemu. W dalszej części interpretacji pojawiło się bowiem jednoznaczne stwierdzenie: „Należy nadmienić, że obowiązek wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej dokumentujących najem lokali użytkowych na rzecz firm wystąpi w Pana przypadku od 1 stycznia 2027 r.”
To bardzo ważna informacja dla właścicieli lokali użytkowych wynajmowanych przedsiębiorcom. Sama wysokość przychodów nie będzie bowiem chronić przed KSeF bezterminowo. W analizowanej sprawie pozwala jedynie korzystać z okresu przejściowego przewidzianego do końca 2026 roku.
Najem mieszkań osobom prywatnym został potraktowany zupełnie inaczej. Tu decyduje status najemcy, a nie wysokość przychodów
Jeszcze ciekawsze wnioski płyną z części interpretacji dotyczącej najmu lokali mieszkalnych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. W analizowanej sprawie przychody z tego źródła były wyższe niż przy wynajmie lokali użytkowych. W niektórych miesiącach osiągały nawet 11 tys. zł. Mimo to fiskus uznał, że obowiązek korzystania z KSeF nie występuje.
Powód jest bardzo prosty. Decydujące znaczenie ma nie wysokość przychodów, lecz status odbiorcy usługi. Dyrektor KIS wyraźnie wskazał: „Niniejsza regulacja całkowicie wyłącza zatem z obligatoryjnego obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF z tytułu transakcji, w których nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Faktury wystawiane na rzecz takich podmiotów mogą być w dalszym ciągu wystawiane i przekazywane w postaci papierowej lub elektronicznej, bez ograniczenia czasowego, zgodnie z art. 106ga ust. 3 ustawy.”
Oznacza to, że nawet jeśli właściciel mieszkania uzyskuje wysokie przychody z najmu, nie musi automatycznie przechodzić na KSeF, o ile usługi świadczone są na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Organ podatkowy jeszcze mocniej podkreślił znaczenie tego rozróżnienia: „Tym samym, w przypadku najmu lokali na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nawet jeśli usługa najmu podlega opodatkowaniu VAT, transakcja nie musi być udokumentowana fakturami w postaci ustrukturyzowanej. Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje ww. czynności, ponieważ decydujące znaczenie ma status nabywcy, a nie sam fakt opodatkowania świadczenia.”
Jedno zdanie z interpretacji może uspokoić tysiące wynajmujących mieszkania
Końcowe stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie pozostawia wątpliwości. Organ uznał, że zarówno argumentacja dotycząca limitu przy wynajmie lokali użytkowych dla firm, jak i stanowisko odnoszące się do mieszkań wynajmowanych osobom fizycznym były prawidłowe. W interpretacji znalazło się jednoznaczne rozstrzygnięcie: „Podsumowując, stosownie do art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy, faktury dokumentujące najem lokali na rzecz osób fizycznych nie podlegają obowiązkowi wystawiania przy użyciu KSeF.”
Dla właścicieli mieszkań oznacza to, że obowiązkowy system e-faktur nie obejmuje wszystkich transakcji związanych z najmem. W przypadku usług świadczonych na rzecz osób prywatnych ustawodawca pozostawił możliwość dalszego korzystania z faktur papierowych lub zwykłych faktur elektronicznych.
Jednocześnie interpretacja przypomina, że sam fakt braku zarejestrowanej działalności gospodarczej nie przesądza o statusie podatnika na gruncie VAT. Skarbówka wyraźnie wskazuje, że regularny najem nieruchomości stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. To właśnie dlatego właściciele lokali powinni analizować swoje obowiązki nie tylko przez pryzmat podatku dochodowego, ale również przepisów VAT oraz zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.
Podstawa prawna
Pismo z dnia 14 maja 2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP1-1.4012.203.2026.3.AWY. Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF w przypadku najmu lokali użytkowych i mieszkalnych
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu