Pracodawcy nie będą już mogli ograniczyć się do porównania wysokości podstawowych pensji. Nadchodzące przepisy o transparentności wynagrodzeń sprawią, że pod lupę trafi praktycznie wszystko, co pracownik otrzymuje od firmy – od premii i dodatków, przez prywatną opiekę medyczną, aż po możliwość korzystania z samochodu służbowego. Im bardziej rozbudowany i nieczytelny system wynagradzania, tym większe ryzyko problemów z wykazaniem, że płace są ustalane w sposób sprawiedliwy i niedyskryminujący.
Firmy będą musiały prześwietlić cały system wynagrodzeń
Przepisy wdrażające unijną dyrektywę o transparentności wynagrodzeń oznaczają dla pracodawców ogromne zmiany. W pierwszej kolejności obejmą przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 250 pracowników, które będą zobowiązane do sporządzania raportów dotyczących wynagrodzeń oraz wyliczania luki płacowej między kobietami i mężczyznami.
To zadanie może okazać się wyjątkowo trudne w firmach, w których przez lata tworzono skomplikowane systemy wynagradzania, pełne dodatków, premii i świadczeń o różnym charakterze. Każdy z tych elementów będzie musiał zostać odpowiednio uwzględniony przy analizie płac.
Nowe przepisy zakładają bowiem, że do wynagrodzenia uwzględnianego przy obliczaniu luki płacowej będą wliczane wszystkie składniki wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określone stawką godzinową lub miesięczną, a także pozostałe elementy wynagrodzenia – niezależnie od ich nazwy czy charakteru. Obejmie to również świadczenia pieniężne i niepieniężne finansowane przez pracodawcę.
Nie tylko pensja. Co będzie liczyło się do wynagrodzenia
Przy sporządzaniu raportów pracodawcy będą musieli uwzględnić praktycznie wszystkie składniki wynagrodzenia otrzymywane przez pracownika. Obejmie to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również premie i nagrody, w tym premie za wyniki czy bonusy świąteczne. Do wyliczeń będą wliczane także dodatki do wynagrodzenia, między innymi stażowe, funkcyjne, zadaniowe oraz za pracę w warunkach szkodliwych, prowizje wypłacane na przykład handlowcom, a także wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej i w dni wolne od pracy.
Pod uwagę będą brane również świadczenia pozapłacowe. Chodzi między innymi o pakiety medyczne, karty sportowe, karty lunchowe, dodatki mieszkaniowe czy ryczałty na paliwo. W raportach znajdzie się także wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy oraz odprawy i rekompensaty wypłacane przy rozwiązaniu stosunku pracy.
Nie wszystkie świadczenia będą jednak uwzględniane przy obliczaniu luki płacowej. Z obowiązku raportowania wyłączone pozostaną świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwroty kosztów ponoszonych przez pracowników, między innymi za delegacje, pranie odzieży roboczej czy korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych. Nie będą również wliczane ekwiwalenty za pracę zdalną, zasiłki wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, takie jak zasiłek macierzyński czy opiekuńczy, ani programy emerytalne, w tym Pracownicze Plany Kapitałowe.
Samochód służbowy, paliwo i benefity. Jak wycenić coś, co nie ma jednej ceny?
Nowe obowiązki mogą okazać się szczególnie problematyczne w przypadku świadczeń niepieniężnych. O ile wartość pakietu medycznego czy karty sportowej łatwo ustalić na podstawie ceny zakupu, o tyle znacznie trudniej wycenić możliwość prywatnego korzystania z samochodu służbowego.
Jeszcze więcej wątpliwości pojawia się w przedsiębiorstwach posiadających flotę pojazdów o bardzo zróżnicowanej wartości albo oferujących pracownikom nielimitowane karty paliwowe. W takich przypadkach pracodawcy będą musieli opracować spójne i możliwe do obrony zasady wyceny tych świadczeń.
Zdaniem ekspertów właśnie takie sytuacje mogą skłonić firmy do uporządkowania swoich systemów wynagradzania. – Składniki wynagrodzenia należy analizować na etapie wartościowania stanowisk – to wtedy tworzymy pełny obraz systemu płacowego w naszej spółce – wyjaśnia Kinga Żbikowska, menadżer do spraw płac z firmy ADP Polska, zajmującej się usługami kadrowo-płacowych i systemami HR. - Analizując strukturę stanowisk, przypisane do nich obowiązki i charakterystykę zadań, porównujemy składniki wynagrodzenia przysługujące na danym stanowisku. Zyskujemy też kompletną listę wszystkich składników wypłacanych przez pracodawcę – dodaje specjalistka.
- Po ich skatalogowaniu możemy się zastanowić, czy faktycznie spełniają one swoją funkcję, czy są na przykład pozostałością z czasów, kiedy firma pracowała w innych warunkach. Pracodawca ma pewną możliwość modyfikacji składników wynagrodzenia, a nawet eliminowania niektórych z nich, o ile nie są regulowane ustawowo, by dopasować system płacowy do swoich rzeczywistych potrzeb – wskazuje Kinga Żbikowska.
Premia uznaniowa przestanie być wygodną furtką
Nowe przepisy mogą również zakończyć praktykę dowolnego przyznawania premii uznaniowych. Obecnie zasady ich przyznawania wynikają z artykułu 105 Kodeksu pracy, który przewiduje możliwość nagradzania pracowników za wzorowe wykonywanie obowiązków, inicjatywę oraz podnoszenie jakości i wydajności pracy. Szczegółowe kryteria określają jednak najczęściej wewnętrzne regulaminy obowiązujące w firmach.
To właśnie tam – jak wskazują eksperci – mogą pojawić się największe problemy. – Choć nazwa „premia uznaniowa” sugeruje swobodę w jej przyznawaniu, to w świetle nowych przepisów wynagrodzenie, za którym nie stoją konkretne argumenty, nie ma racji bytu - podkreśla Kinga Żbikowska. W przeciwieństwie do premii regulaminowej, która przysługuje w razie spełnienia przez pracownika wymiernych rezultatów, kryteria premii uznaniowej są luźniejsze. Nadal jednak uzasadnienie musi wykazywać zasługi pracownika. Ponieważ ten składnik wynagrodzenia jest wliczany do oficjalnego raportu o luce płacowej, pracodawca nie może zasłaniać się tajemnicą – dodaje.
Zobacz też: Bój firm z rządem o cudzoziemców
W sądzie to pracodawca będzie musiał udowodnić, że nie dyskryminował
Największą zmianą będzie odwrócenie ciężaru dowodu. Jeżeli pracownik wykaże, że otrzymuje niższe wynagrodzenie niż osoby wykonujące pracę o tej samej wartości i uzna, że został potraktowany nierówno, to właśnie pracodawca będzie musiał udowodnić, iż różnice w wynagrodzeniu wynikają z obiektywnych, mierzalnych i niedyskryminujących kryteriów.
Brak odpowiedniej dokumentacji lub niejasne zasady przyznawania premii mogą oznaczać przegraną przed sądem. W praktyce oznacza to, że każda decyzja płacowa będzie musiała być dobrze uzasadniona, a uznaniowość pozbawiona konkretnych argumentów może zostać uznana za przejaw dyskryminacji.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu