Procedury konsularne to przede wszystkim ostateczna weryfikacja osób ewakuowanych oraz załatwianie spraw wizowych. Osoby ewakuowane to obywatele ukraińscy. Mimo polskiego pochodzenia obowiązuje ich - tak jak i innych obywateli Ukrainy - posiadanie wiz. W przypadku osób oczekujących na zakończenie ewakuacji są one wydawane w konsulacie generalnym RP w Charkowie.
Wśród osób, które zgłosiły chęć wyjazdu do Polski przeważają ludzie w średnim wieku. Są to rodziny z dziećmi. Mniejszość stanowią ludzie starsi. Mówiąc o osobach ewakuowanych konsul generalny RP w Charkowie Stanisław Łukasik wyjaśniał Polskiemu Radiu, iż są to ludzie, którzy znajdując się w obliczu zagrożenia życia i zdrowia liczyli na pomoc z Polski.
Służby dyplomatyczne odpowiedzialne za ewakuację nie informują ze względów bezpieczeństwa, kiedy przewidywany jest transport osób ewakuowanych do Polski.