Ciasteczka i kawa nie, ale impreza integracyjna już tak? Jakie wydatki z okazji Dnia Nauczyciela szkoła może pokryć z ZFŚS

Dzień Edukacji Narodowej jest okazją do spotkań, uroczystości i integracji pracowników szkoły. Problem pojawia się wtedy, gdy za organizację takiego wydarzenia ma zapłacić zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przepisy określają bowiem, na jakie cele można przeznaczać środki ZFŚS.

W przypadku nauczycieli trzeba dodatkowo pamiętać, że zasady tworzenia funduszu określa art. 53 ustawy – Karta Nauczyciela, a w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

ZFŚS nie jest funduszem na dowolne wydatki szkoły

Podstawowa zasada wynika z art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Działalność socjalna obejmuje m.in. działalność kulturalno-oświatową oraz sportowo-rekreacyjną, a także różne formy wypoczynku i pomoc materialną. To oznacza, że nie każdy wydatek związany z pracownikami szkoły można uznać za działalność socjalną.

Sfinansowanie z ZFŚS uroczystości lub spotkania z okazji Dnia Nauczyciela może być dopuszczalne, jeżeli wydarzenie ma charakter działalności socjalnej, np. kulturalny, rekreacyjny czy integracyjny, i mieści się w zasadach określonych w regulaminie ZFŚS. Nie oznacza to jednak, że szkoła może po prostu zapłacić z funduszu za dowolny poczęstunek, uroczystą kolację czy prezent dla każdego nauczyciela.

Najważniejszy jest regulamin ZFŚS

O tym, na jakie konkretne cele mogą być przeznaczane środki funduszu w danej szkole, decyduje również regulamin ZFŚS. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu określa regulamin.

Dlatego przed zaplanowaniem finansowania obchodów Dnia Nauczyciela dyrektor powinien sprawdzić:

• czy regulamin ZFŚS przewiduje finansowanie działalności kulturalnej, rekreacyjnej lub integracyjnej,
• czy planowane wydarzenie rzeczywiście mieści się w działalności socjalnej,
• czy sposób finansowania wydarzenia jest zgodny z regulaminem,
• kto jest uprawniony do korzystania ze świadczenia,
• czy przyznanie świadczenia wymaga zastosowania kryterium socjalnego.

Nie można po prostu dać wszystkim po równo

To jeden z najważniejszych warunków korzystania z ZFŚS. Artykuł 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

W praktyce szczególnej ostrożności wymagają świadczenia o charakterze indywidualnym, np. bony, talony, pieniądze czy prezenty wręczane pracownikom z okazji Dnia Nauczyciela. Jeżeli mają być finansowane z ZFŚS, trzeba uwzględnić ustawową zasadę socjalności.

A co z imprezą integracyjną?

W przypadku wspólnego wydarzenia sytuacja jest bardziej złożona. W orzecznictwie pojawiały się poglądy dopuszczające finansowanie z ZFŚS wycieczek, pikników, festynów oraz imprez sportowo-kulturalnych i integracyjnych jako form działalności socjalnej. Nie oznacza to jednak, że każdą imprezę pracowniczą można automatycznie opłacić z Funduszu.

Bezpieczniejsze rozwiązanie to takie, w którym wydarzenie rzeczywiście realizuje cel socjalny, zostało przewidziane w regulaminie ZFŚS, a sposób korzystania ze świadczenia odpowiada zasadom obowiązującym w szkole.

Co z uroczystym obiadem lub poczęstunkiem?

Tu trzeba rozróżnić wydatki związane z działalnością socjalną od wydatków, które są elementem funkcjonowania szkoły albo reprezentacji pracodawcy. Jeżeli dyrektor organizuje oficjalną uroczystość Dnia Edukacji Narodowej, podczas której wręczane są nagrody, odznaczenia lub podziękowania, nie należy automatycznie traktować wszystkich kosztów takiego wydarzenia jako wydatków ZFŚS.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy szkoła organizuje dla uprawnionych osób wydarzenie o charakterze kulturalnym lub integracyjnym, które zostało przewidziane w regulaminie Funduszu. Kluczowy jest więc rzeczywisty charakter wydatku, a nie sama nazwa wydarzenia.

Nauczyciele mają własne zasady dotyczące ZFŚS

W przypadku nauczycieli trzeba pamiętać o art. 53 Karty Nauczyciela. Przepis ten reguluje sposób naliczania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli. Z odpisu wypłacane jest również nauczycielom świadczenie urlopowe. Jednocześnie art. 53 ust. 5 Karty Nauczyciela wskazuje, że w sprawach nieuregulowanych w tym przepisie stosuje się przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Dlatego w kwestii finansowania dodatkowych świadczeń czy wydarzeń z ZFŚS szkoła musi analizować zarówno przepisy Karty Nauczyciela, jak i ustawy o ZFŚS oraz własny regulamin funduszu.

Dzień Nauczyciela z ZFŚS – kiedy to możliwe?

Można rozważać finansowanie wydarzenia z ZFŚS, jeżeli:

• wydarzenie ma charakter działalności socjalnej w rozumieniu ustawy,
• mieści się w zakresie działalności przewidzianej w regulaminie ZFŚS,
• osoby korzystające z finansowania są uprawnione do świadczeń z Funduszu,
• sposób przyznania świadczenia jest zgodny z zasadami ustawy,
• wydatek nie jest w rzeczywistości zwykłym kosztem funkcjonowania szkoły.

Szczególnej ostrożności wymagają natomiast gotówkowe świadczenia, bony, talony i prezenty dla wszystkich w jednakowej wysokości. Tutaj zastosowanie ma zasada wynikająca z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, czyli uzależnienie świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.