Jeśli nie jest możliwe niepozostawiające wątpliwości potwierdzenie tożsamości uczestników walnego zgromadzenia, rejent powinien odmówić sporządzenia protokołu.
W przypadku spółki akcyjnej przebieg walnego oraz treść podejmowanych na nim uchwał muszą być zaprotokołowane przez notariusza (art. 421 par. 1 kodeksu spółek handlowych). Integralną częścią aktu notarialnego musi być także lista obecności podpisana przez uczestniczących w zgromadzeniu akcjonariuszy (art. 407 par. 1 k.s.h.). Na tej liście mogą być jednak ujęci tylko rzeczywiści akcjonariusze spółki. Notarialny protokół z przebiegu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej ma szczególne znaczenie prawne, jest bowiem sporządzany przez notariusza wykonującego zawód zaufania publicznego (tak jednoznacznie mówi art. 2 par. 1 ustawy – Prawo o notariacie). Wydaje się więc, że status prawny notariusza powinien się wiązać z zachowaniem najwyższej staranności także przy udziale w protokołowaniu przebiegu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Oznacza to w naszej ocenie, że notariusz powinien także dokonać weryfikacji zdolności do podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie spółki akcyjnej w takim zakresie, w jakim wiąże się ona z przesłankami jego zwołania i przeprowadzenia.
Walne zgromadzenie może być zwołane przez ściśle określony krąg podmiotów (art. 399 k.s.h.) – formalnie tylko one mogą takie ogłoszenie umieścić w dzienniku urzędowym. Orzecznictwo i doktryna zgodnie wskazują, że brak formalnego zwołania walnego zgromadzenia przez osoby uprawnione wyklucza możliwość zakwalifikowania danego oświadczenia woli jako oświadczenia pochodzącego od tego organu spółki (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 24 marca 2009 r. VI ACa 1560/08; wyrok Sądu Najwyższego z 28 maja 1991 r., I CR 410/90; wyrok SN z 26 czerwca 2003 r., V CKN 419/01). Zgodnie z art. 85 par. 1–3 ustawy – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164 ze zm.) przy dokonywaniu czynności notarialnej rejent jest obowiązany każdorazowo stwierdzić tożsamość osób biorących w niej udział. Przepisy nie wskazują wprost, na podstawie jakich dokumentów notariusz ma badać tożsamość walnego zgromadzenia. Należy więc przyjąć, że w tym zakresie musi dokonać tej oceny w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do znaczenia prawnego protokołowanego zdarzenia. Sam sposób stwierdzenia tożsamości musi zostać opisany w akcie notarialnym.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.