Spóźniony wniosek o urlop rodzicielski to problem i dla pracodawcy, i dla pracownika. Jak postępować w takiej sytuacji?

Urlop rodzicielski dla mamy i taty

Jednym z uprawnień związanych z rodzicielstwem, z których mogą korzystać pracownicy jest urlop rodzicielski (art. 182^1a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Korzystanie z niego jest dobrowolne, co oznacza, że pracownik ma obowiązek złożyć wniosek o jego udzielenie. Prawo do niego mają oboje pracownicy-rodzice dziecka, jednak określony przez ustawodawcę wymiar tego urlopu jest wymiarem wspólnym. Prawo do urlop rodzicielskiego jest niezależne od prawa do urlopu macierzyńskiego i wcześniejszego korzystania z niego (albo korzystania z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego).
Pracownicy–rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:
1) 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie;
2) 43 tygodni – w przypadkach urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie.
Wskazane wymiary ulegają podwyższeniu w przypadku rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu. W takiej sytuacji rodzice mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem odpowiednio w wymiarze do 65 i 67 tygodni.
Niezależnie od tego, że wymiar urlopu rodzicielskiego przysługującego rodzicom jest wspólny, to każdemu z nich przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu z wymiaru. Tego prawa nie można przenieść na drugiego z rodziców. Co istotne, rodzice mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego jednocześnie. Udziela się go jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Z korzystania z urlopu można zrezygnować w każdym czasie, jednak za zgodą pracodawcy.

POLECAMY: O płacach i rekrutacji pracodawcy nie mogą rozmawiać jak o wspólnych kosztach

Termin na złożenie wniosku o urlop rodzicielski chroni pracodawcę

Jak już wskazano, urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek, który należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Do wniosku dołącza się:
1) odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
2) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem;
3) kopię zaświadczenia o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, w przypadku gdy wniosek o udzielenie urlopu lub jego części dotyczy urlopu w wyższym wymiarze (art. 1821a § 2 k.p.).
Liczbę części urlopu ustala się w oparciu o liczbę złożonych wniosków o jego udzielenie. W liczbie tej uwzględnia się także liczbę wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo jego części, złożonych przez ubezpieczoną-matkę dziecka lub ubezpieczonego-ojca dziecka.

POLECAMY: Pracownik wspierany przez AI: kiedy używanie nowoczesnych narzędzi uzasadnia podwyżkę?

Co zrobić ze spóźnionym wnioskiem o urlop rodzicielski?

W praktyce często pojawia się pytanie, czy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu rodzicielskiego, jeśli ten nie złoży wniosku z zachowaniem określonego przez ustawodawcę terminu? Przepisy nie udzielają jasnej odpowiedzi na to pytanie. Warto pamiętać, że długi, 21-dniowy termin wyznaczony przez ustawodawcę nie jest w tym wypadku przypadkowy. Ma on pozwolić pracodawcy na zorganizowanie pracy pod nieobecność rodzina korzystającego ze swoich uprawnień. Oczywiście w praktyce mogą zdarzyć się przypadki, w których złożenie przez pracownika wniosku bez zachowania wymaganego terminu wcale nie jest spowodowane jego nieuważnością czy zaniedbaniem, a jest po prostu konsekwencją niespodziewanych zdarzeń losowych, które zmusiły go do zmiany życiowych planów i skorzystania z omawianego uprawnienia, mimo że wcześniej tego nie planował. W takich sytuacjach warto pamiętać o tym, że jeśli pracodawca nie ma nic przeciwko udzieleniu pracownikowi urlopu rodzicielskiego we wskazanym przez niego terminie, mimo niezachowania wymaganego terminu złożenia wniosku, to nic nie stoi na przeszkodzie temu by wyraził na to zgodę. Jeśli jednak uwzględnienie takiego wniosku nie jest możliwe, powinien udzielić urlopu w odpowiednio „skorygowanym” terminie uwzględniającym ustawowy termin złożenia wniosku.