Luka płacowa. Czym jest i jakie skutki będzie miała dla pracodawców?

Obowiązek raportowania wynagrodzeń, w tym luki płacowej, będzie wynikał z procedowanej obecnie ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (dalej: ustawa wdrożeniowa).

Ustawa ta wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: dyrektywa 2023/970).

Termin wdrożenia mija 7 czerwca 2026 r., ale polska ustawa wdrożeniowa wejdzie w życie później, bo dopiero 6 miesięcy od jej ogłoszenia. Nawet więc gdy ustawa wdrożeniowa zostanie uchwalona w najbliższym czasie, to w praktyce przepisy te zaczną obowiązywać dopiero od 2027 r.

Jednak już dzisiaj pracodawcy powinni się zacząć przygotowywać do tych przepisów, bo czeka na nich bardzo dużo nowych obowiązków.

Cel dyrektywy 2023/970: przejrzystość płac służy ograniczeniu nierówności

Dyrektywa 2023/970 jest nieprecyzyjnie nazywana dyrektywą o jawności wynagrodzeń. W praktyce jej celem nie jest jawność wynagrodzeń, a jak sama nazwa mówi – wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet.

Dyrektywa wprowadza obowiązek zapewnienia pewnego poziomu jawności wynagrodzeń, ale tylko po to, aby zniwelować różnicę między zarobkami obu płci.

Takie wyjaśnienia są wprost zawarte w motywach do dyrektywy, których autorzy stwierdzili, że „gospodarcze i społeczne skutki pandemii COVID-19 miały nieproporcjonalny negatywny wpływ na kobiety i równouprawnienie płci, a utrata miejsc pracy uderzyła głównie w niskopłatne sektory sfeminizowane. Pandemia COVID-19 wyeksponowała kwestię ciągłego, strukturalnego niedoceniania pracy wykonywanej głównie przez kobiety oraz potwierdziła wysoką wartość społeczno-gospodarczą pracy kobiet w ramach usług "pierwszej linii", takich jak opieka zdrowotna, sprzątanie, opieka nad dziećmi, opieka społeczna oraz opieka rezydencjalna dla osób starszych i innych niesamodzielnych osób dorosłych (…) Skutki pandemii COVID-19 jeszcze bardziej pogłębią zatem różnice w traktowaniu kobiet i mężczyzn oraz lukę płacową ze względu na płeć (…) W związku z tymi skutkami pandemii należy jeszcze pilniej zająć się kwestią równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości”

Luka płacowa w ustawie wdrożeniowej: definicja i zakres roczny oraz godzinowy

Ustawa wdrożeniowa definiuje lukę płacową w następujący sposób: „luka płacowa ze względu na płeć to różnica między średnim poziomem wynagrodzenia lub średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia lub średnim godzinowym poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia lub średniego godzinowego poziomu zatrudnienia pracowników płci męskiej”

Luka płacowa będzie więc obejmowała różnicę między wynagrodzeniami w ujęciu rocznym (wszystkie składniki wynagrodzenia uzyskane w całym roku) oraz oddzielnie różnicę między wynagrodzeniem przeliczonym na godziny.

Przyczyny luki płacowej

Zdaniem autorów dyrektywy 2023/970 luka płacowa ze względu na płeć jest spowodowana „różnymi czynnikami, takimi jak stereotypy płciowe, utrzymywanie się tzw. szklanego sufitu i lepkiej podłogi, segregacja pozioma, w tym nadreprezentacja kobiet w nisko opłacanych zawodach w sektorze usług, oraz nierówny podział obowiązków opiekuńczych. Ponadto luka płacowa ze względu na płeć jest częściowo spowodowana bezpośrednią i pośrednią dyskryminacją płacową ze względu na płeć”.

Sprawozdanie z luki płacowej: obowiązek od progu 100 pracowników

Po wejściu w życie ustawy wdrożeniowej pracodawca zatrudniający co najmniej 100 pracowników będzie musiał sporządzać sprawozdanie dotyczące luki płacowej między kobietami a mężczyznami (dalej: sprawozdanie z luki płacowej).

Mniejsi pracodawcy będą mogli, ale nie będą musieli sporządzać takiego sprawozdania.

Aby ustalić, czy pracodawca podlega obowiązkowi sporządzenia sprawozdania z luki płacowej i jego częstotliwości, pracodawca przelicza liczbę pracowników zatrudnionych w roku kalendarzowym na roczne jednostki robocze.

Sprawozdanie będzie musiało być przekazywane organowi monitorującemu, a więc wyznaczonej do tego instytucji, w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego:

• co trzy lata w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników;
• corocznie w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników.

Co zawiera sprawozdanie z luki płacowej: dane za poprzedni rok

Sprawozdanie z luki płacowej będzie musiało zawierać informacje o:

• luce płacowej ze względu na płeć;
• luce płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych;
• medianie luki płacowej ze względu na płeć;
• medianie luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetku kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym przedziale wynagrodzenia;
• luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

– dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.

Rodzaje luki płacowej: kilka wskaźników i podział na kategorie pracowników

Pracodawcy będą musieli obliczyć kilka wskaźników dotyczących luki płacowej.

Będą musieli obliczyć nie tylko lukę w ujęciu rocznym i godzinowym, a oprócz tego lukę dla wynagrodzenia ujętego całościowo (wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki) i oddzielnie tylko dla składników uzupełniających i zmiennych (premie, nagrody, dodatki).

Ponadto pracodawcy będą musieli obliczyć lukę płacową dla każdej kategorii pracowników u danego pracodawcy. Przypomnijmy, pracodawcy będą również zobowiązani do przeprowadzenia wartościowania stanowisk, co pozwoli na klasyfikację stanowisk na kategorie o podobnej wartości stanowisk. Pracownicy na stanowiskach zakwalifikowanych do danej kategorii powinni zarabiać podobnie.

Luka płacowa – jak to się będzie liczyć? Wzór i warianty obliczeń

Podstawowy wzór dla luki płacowej w przypadku wynagrodzenia rocznego będzie następujący:

(średnie wynagrodzenie roczne kobiet) – (średnie wynagrodzenie roczne mężczyzn) : (średnie wynagrodzenie roczne mężczyzn) x 100%.

Na tej samej zasadzie pracodawcy będą liczyli lukę płacową w odniesieniu do średnich wynagrodzeń w przeliczeniu na godziny, a także lukę dla poszczególnych kategorii pracowników oraz oddzielnie lukę dla wynagrodzeń ujętych całościowo i lukę w podziale na składniki uzupełniające i zmienne.

Luka płacowa – skutki dla pracodawcy: próg 5% i działania do 30 września

Stwierdzenie istnienia luki płacowej będzie rodzić określone skutki dla pracodawcy. Projekt ustawy wdrożeniowej przewiduje, że jeśli ze sprawozdania z luki płacowej wynika, że luka płacowa ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynosi co najmniej 5%, pracodawca podejmuje skuteczne działania zaradcze w terminie do 30 września roku kalendarzowego, w którym przekazano sprawozdanie z luki płacowej. Działania zaradcze, innymi słowy, polegają na wprowadzeniu takich zasad wynagradzania, aby lukę zlikwidować.

Pracodawca może jednak wyjaśnić istnienie luki „obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami”. Może się bowiem okazać, że np. mężczyźni mogą częściej pracować w nadgodzinach, co przełoży się na wyższe wynagrodzenie łączne.

Luka płacowa. Wspólna ocena wynagrodzeń: kiedy jest obowiązkowa i co obejmuje

Pracodawcy, którzy złożyli sprawozdanie z luki płacowej, mogą być też zobowiązani do przeprowadzenia tzw. wspólnej oceny wynagrodzeń. Przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń będzie konieczne, gdy zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki:

• sprawozdanie z luki płacowej wykazuje lukę płacową ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą w wartości bezwzględnej co najmniej 5%,
• pracodawca nie uzasadnił luki płacowej ze względu na płeć na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów,
• pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec takiej nieuzasadnionej luki płacowej ze względu na płeć.

Wspólna ocena wynagrodzeń

Wspólna ocena wynagrodzeń to przegląd zasad wynagradzania w konsultacji z zakładową organizacją związkową. Pracodawca wraz ze związkami mają za zadanie zidentyfikować przyczynę, dla której istnieje luka płacowa.

W tym celu będą musieli przeanalizować zasady wynagradzania, co obejmie:

• analizę odsetka kobiet i mężczyzn w każdej kategorii pracowników;
• analizę informacji na temat średnich poziomów wynagrodzenia oraz średnich godzinowych poziomów wynagrodzenia, w tym poziomu średnich poziomów składników uzupełniających lub zmiennych oraz godzinowego poziomu składników uzupełniających lub zmiennych, kobiet i mężczyzn dla każdej kategorii pracowników;
• analizę wszelkich różnic w średnich poziomach wynagrodzenia oraz średnich godzinowych poziomach wynagrodzenia kobiet i mężczyzn w każdej kategorii pracowników;
• analizę przyczyn różnic w średnich poziomach wynagrodzenia oraz średnich godzinowych poziomach wynagrodzenia, o ile takie różnice istnieją, na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
• analizę odsetka kobiet i mężczyzn, którzy skorzystali ze wzrostu wynagrodzenia po powrocie z urlopów związanych z rodzicielstwem, o ile taki wzrost nastąpił w danej kategorii pracowników w okresie przebywania na urlopie;
• określenie środków zaradzających różnicom w wynagrodzeniu;
• ocenę skuteczności środków wynikających ze wcześniejszych wspólnych ocen wynagrodzeń.

Informacja ze wspólnej oceny wynagrodzeń jest przekazywana pracownikom, zakładowym organizacjom związkowym oraz organowi monitorującemu.