Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) nie finansuje kosztów szkoleń pracowników w całości. Małe firmy w przypadku szkoleń ogólnych mogą liczyć na 80 proc. dofinansowania, średnie firmy na 70 proc., a duże na 60 proc. Resztę kosztów projektu musi ponieść sam przedsiębiorca.
Zamiast pieniędzy może jednak wnieść wkład własny w postaci wynagrodzeń uczestników szkoleń, pod warunkiem że odbywają się one w godzinach pracy. Istnieje jednak istotne ograniczenie, które narzuca na przedsiębiorców rozporządzenie Komisji Europejskiej nr 800/2008 w sprawie wyłączeń blokowych, na podstawie którego PARP udziela wsparcia na szkolenia.
Zgodnie z nim wydatki poniesione na wynagrodzenia uczestników szkoleń oraz koszty obsługi projektu nie mogą w sumie przekroczyć wydatków bezpośrednio związanych ze szkoleniami. Oznacza to, że np. w przypadku projektu szkoleniowego adresowanego do dużego przedsiębiorstwa na zarządzanie, promocję, ewaluację, badania i koszty pośrednie pozostaje maksymalnie 10 proc. budżetu projektu.
– Z praktyki wiemy, że przy takich założeniach niezwykle trudno jest realizować projekt i przedsiębiorcy najczęściej decydują się na częściowe zapewnienie wkładu własnego w formie pieniężnej – mówi Rafał Kamiński, zastępca dyrektora Zespołu Instrumentów Szkoleniowych w PARP.
Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest więc łączenie obu form wkładu własnego – w gotówce i w postaci wynagrodzeń pracowników. Kryzys spowodował jednak, że przedsiębiorcy coraz częściej próbują realizować unijne projekty szkoleniowe bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Jest to możliwe, jeśli przedsiębiorcy udało się, kosztem wydatków na zarządzanie i obsługę projektu, tak przygotować budżet projektu, że wnosi wkład wyłącznie w postaci wynagrodzeń pracowników.
Z tej formy wkładu własnego nie mogą skorzystać jedynie ci przedsiębiorcy, którym nie pozwala na to korporacyjna polityka poufności.
Jak podkreśla Justyna Taborska z działu funduszy unijnych spółki DOOR, przedsiębiorca, który za środki UE szkoli swoich pracowników, musi na każde szkolenie przygotować imienną listę zawierającą miesięczne wynagrodzenia jego uczestników, na podstawie której wylicza się wkład własny.
Niektóre firmy ze względu na korporacyjny zakaz tworzenia takich dokumentów, nie korzystają z wkładu własnego w postaci wynagrodzeń. Zgodnie z interpretacją PARP istnieje jednak możliwość kodowania imion i nazwisk na liście stanowiącej potwierdzenie wypłaty wynagrodzeń, dołączonej do dokumentacji projektu. Odrębny dokument przypisujący kody do poszczególnych osób jest wówczas przechowywany przez przedsiębiorcę i udostępniany w przypadku kontroli projektu.