Do kiedy dokumenty muszą być przekazane księgowej, co, jeśli termin zostanie przekroczony i kto ponosi odpowiedzialność za błędy – takie m.in. zapisy w kontrakcie znacznie ułatwią współpracę. A do tego informacje o RODO, AML i MDR
Umowa to najważniejszy dokument określający relacje biura z klientem i zakres odpowiedzialności obu stron. Określa ona bowiem, jakie zadania bierze na siebie biuro, co musi zrobić, a czego nie, ile wynosi wynagrodzenie itd. To także dokument, do którego trzeba sięgnąć w sytuacji, gdy klient nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Warto więc sprawdzić, co w dobrej umowie musi się znaleźć. Może się okazać, że sporządzona parę lat temu, obecnie wymaga aktualizacji.
Najpierw sprawdzenie
Zanim biuro podpisze umowę, musi zweryfikować potencjalnego klienta. Wymaga tego od biur procedura AML (ang. Anti Money Laundering, czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Jak tłumaczy Barbara Borkowska, project management office manager, czyli kierownik biura zarządzania projektami w Szwak i Spółka, biura rachunkowe muszą wdrożyć procedury wynikające ze nowelizowanej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. – Pierwszym etapem tych działań jest weryfikacja potencjalnych klientów jeszcze przed podpisaniem umowy o świadczenie usług finansowo-księgowych – wyjaśnia Barbara Borkowska.
Za dobra praktykę – dodaje – przyjmuje się wdrożenie dodatkowej procedury, powszechnie funkcjonującej pod nazwą Know Your Client (KYC), która reguluje sposoby identyfikacji i weryfikacji: tożsamości klienta, oceny stosunków gospodarczych, identyfikacji klientów o statusie osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (powszechnie używany skrót to PEP – Politically Exposed Persons), identyfikacji i weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz przeprowadzenia oceny ryzyka prowadzonej działalności. Do umowy powinny zostać zatem dołączone:
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.