Firmy krytycznie oceniają pierwszy etap wdrożenia KSeF

Takie wnioski wynikają z badań przeprowadzonych przez IFIRMA i Grant Thornton, chociaż badania te przeprowadzono wśród dwóch różnych grup firm.

Wdrożenie KSeF

Przypomnijmy, że część podmiotów od 1 lutego 2026 r. musi już wystawiać faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Chodzi o tych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

Lada moment, tj. od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców. Wyjątkiem będą tylko mikroprzedsiębiorcy, u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie; będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Mowa tu jednak tylko o wysyłaniu faktur za pomocą systemu, a nie ich odbieraniu. Wszyscy przedsiębiorcy muszą już odbierać z KSeF ustrukturyzowane faktury od dużych firm.

Ile małych firm już korzysta z KSeF?

Z badania przeprowadzonego przez IFIRMA wynika, że ponad 80 proc. właścicieli małych i mikroprzedsiębiorstw (z 319 badanych) miało styczność z Krajowym Systemem e-Faktur. Jednak tylko ok. 18 proc. przyznaje, że korzysta z niego na co dzień do wystawiania faktur. Jednocześnie badanie pokazuje, że pierwsze doświadczenia nie są pozytywne. Ok. 45 proc. ankietowanych ocenia pierwszy etap wdrożenia KSeF negatywnie (w tym 36 proc. – bardzo źle). Ponad połowa badanych jest za odroczeniem lub złagodzeniem obowiązku pełnego wdrożenia KSeF.

Jakie są problemy z KSeF?

Ankietowane firmy krytycznie oceniają pierwszy etap wdrożenia KSeF, na co wpłynęły nienajlepsze doświadczenia z pierwszego miesiąca działania systemu. Przedsiębiorcy podczas badania IFIRMA najczęściej wskazywali na problemy techniczne (21,3 proc. badanych) oraz konieczność wykonywania dodatkowych czynności (19,5 proc.). Respondenci skarżyli się też na: braki lub niejasności w wytycznych Ministerstwa Finansów, trudności z uprawnieniami, certyfikatami i autoryzacją oraz opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów.

Firmy nadal, tak jak przed wdrożeniem systemu, obawiają się o bezpieczeństwo danych (22 proc. respondentów), o przerwy w działaniu systemu (20 proc.) oraz błędy wynikające z nowych procedur (20 proc.).

– Wraz z pierwszymi doświadczeniami z KSeF ciężar obaw przesunął się z etapu przygotowań i hipotetycznych scenariuszy na poziom praktycznego działania systemu – komentuje Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.

Stopień przygotowania do KSeF

Z kolei badanie firmy Grant Thornton z marca 2026 r. zostało przeprowadzone wśród 150 przedsiębiorców, z czego 38 proc. ma już obowiązek stosowania KSeF. Pokazuje ono, że przedsiębiorcy stosunkowo dobrze oceniają swój poziom przygotowania do wdrożenia systemu. Aż 77 proc. firm deklaruje wysoki stopień gotowości do korzystania z KSeF. Z tym że 18 proc. respondentów wskazało, że są już w pełni przygotowani, natomiast 59 proc. sugeruje, że pewne obszary są jeszcze do dopracowania. Zdecydowanie mniejszy odsetek przedsiębiorstw spośród badanych ocenia swoją gotowość jako niewielką (11 proc.) lub bardzo niewielką (2 proc.). Jedynie 1 proc. ankietowanych firm deklaruje całkowity brak działań przygotowawczych. Jednocześnie niemal co 10. respondent nie był w stanie jednoznacznie ocenić poziomu przygotowania swojej organizacji.

Korzyści i wady KSeF

Firmy przepytywane przez Grant Thornton widzą korzyści w stosowaniu KSeF. Za jedne z największych atutów uznają rezygnację z przechowywania papierowych faktur oraz większą automatyzację procesów. Na te korzyści wskazał niemal co czwarty respondent. Niewiele mniej, bo 22 proc. badanych zwróciło uwagę na stały dostęp do faktur.

Wśród innych zalet znalazły się także kwestie, takie jak: ograniczenie błędów ludzkich oraz usprawnienie obiegu dokumentów (na to wskazał co 10. ankietowany). Najmniej osób (7 proc.) dostrzegło korzyść w postaci lepszego nadzoru nad terminami płatności, a 3 proc. badanych wskazało na inne pozytywne efekty wdrożenia systemu.

Ta grupa przedsiębiorców dostrzega też wady systemu. Najbardziej frustrujący dla użytkowników okazał się brak powiadomień o nowych fakturach. Na tę niedogodność wskazał niemal co czwarty ankietowany. Z kolei co piąty respondent zwrócił uwagę na brak możliwości podglądu faktury przed jej wystawieniem. Na trzecim miejscu uplasowały się problemy ze stabilnością systemu, w tym jego przeciążenia i sporadyczne awarie, na które wskazało 18 proc. badanych.

Nieco rzadziej przedsiębiorcy zwracali uwagę na takie kwestie jak: niewystarczające wsparcie techniczne (14 proc.), obawy dotyczące bezpieczeństwa danych (10 proc.) i ograniczenie rodzaju faktur dostępnych w KSeF (9 proc.). „System nie przyjmuje bowiem utrwalonych w obrocie gospodarczym rozwiązań, takich jak np. faktury proforma. Może to więc wymagać zmiany ustaleń z dotychczasowymi kontrahentami.” – wskazał Grant Thornton. Ponadto wśród wad systemu niewielka grupa ankietowanych (5 proc.) wskazała na formy logowania. „Najprawdopodobniej to pokłosie awarii Profilu Zaufanego w pierwszych tygodniach funkcjonowania KSeF, z którym mierzyli się przedsiębiorcy.” – wskazano w raporcie.