Jednostka budżetowa otrzymała od kontrahenta zwrot kosztów zużycia paliwa zakupionego na dojazd samochodu specjalistycznego w celu naprawy gwarancyjnej serwisowej. Następnie środki te zostały odprowadzone do budżetu starostwa powiatowego. Jak poprawnie zaksięgować: notę obciążeniową dla kontrahenta za zużyte paliwo, wpływ kwoty od kontrahenta, fakturę VAT za paliwo wystawioną na jednostkę budżetową oraz przelew kwoty do starostwa?
Otrzymany zwrot poniesionych kosztów na zakup paliwa należy potraktować jako dochody budżetowe przypisane, zwane inaczej dochodami naliczonymi, które ewidencjonuje się na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na podstawie faktur, rachunków, nakazów płatniczych lub decyzji.
Z treści pytania wynika, że jednostka otrzymała fakturę VAT za zużyte przez nią paliwo. Faktura ta powinna stanowić podstawę do wystawienia noty księgowej dla serwisanta i zaksięgowania przypisu należności na wskazanym koncie, w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”.
A zatem przedstawione w pytaniu operacje gospodarcze, związane ze zwrotem poniesionych kosztów, powinny być zaewidencjonowane w sposób podany na schemacie.
SCHEMAT. Ewidencja zwrotu kosztów poniesionych na zakup paliwa i przekazanie otrzymanych środków pieniężnych na dochody budżetowe
@RY1@i40/2011/016/i40.2011.016.000.006b.001.jpg@RY2@
Wskazać należy, że otrzymywanie przez samorządową jednostkę budżetową środków pieniężnych stanowiących zwrot poniesionych kosztów może być przyjmowane na zmniejszenie dokonanych wydatków budżetowych, jednak pod warunkiem że organ stanowiący ustali w uchwale budżetowej, na podstawie art. 212 ust. 1 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zasady obowiązujące państwowe jednostki budżetowe, o których mowa w § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dotyczące możliwości przyjmowania uzyskanych zwrotów wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym na zmniejszenie wykonania planowanych wydatków w tym roku budżetowym.
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. Nr 241, poz. 1616)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861)