W jaki sposób zamawiający może przeprowadzić aukcję elektroniczną

Przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych nie definiują pojęcia aukcja elektroniczna. Najprościej opisać ją jako opcjonalny etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo negocjacji z ogłoszeniem, umożliwiający wykonawcom poprawienie warunków swoich ofert w zakresie kryteriów wybranych przez zamawiającego spośród tych kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, które umożliwiają automatyczną ocenę ofert.

Aukcja elektroniczna musi być przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu. W tej sytuacji zamawiający nie może już odstąpić od jej przeprowadzenia, z wyjątkiem przypadku gdy w postępowaniu zostały złożone mniej niż trzy oferty niepodlegające odrzuceniu. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu sam określił okoliczności, których wystąpienie spowoduje, iż aukcja nie zostanie przeprowadzona. Okoliczności te muszą być jednak dostatecznie jasno sprecyzowane i dotyczyć sytuacji obiektywnych. Wówczas, jeżeli faktycznie one zaistnieją (a także w przypadku gdy w postępowaniu pisemnym nie zostaną złożone co najmniej trzy oferty niepodlegające odrzuceniu), aukcja elektroniczna nie zostanie przeprowadzona, a oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród pisemnych ofert – tak jakby aukcja elektroniczna w ogóle nie została w ogłoszeniu przewidziana. Warto jednak odnotować, że w takim przypadku zamawiający musi uzasadnić odstąpienie od przeprowadzenia aukcji, wskazując powody w protokole postępowania.