Do czego służy i co powinna zawierać księga kontroli prowadzona w firmie

Ustawowy obowiązek prowadzenia książki kontroli dotyczy każdego przedsiębiorcy. Może ona mieć formę zbioru dokumentów. Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Może być prowadzona także w formie elektronicznej pod warunkiem że dane, zawarte w e-książce kontroli znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisów o ich uchyleniu przez organ kontroli lub organ nadrzędny nad nim czy przez sąd administracyjny (art. 81 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). W przypadku wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Co istotne, jest on zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli. Podstawową korzyścią dla przedsiębiorcy wynikającą z powadzenia książki kontroli jest to, że służy ona jako instrument obrony przed nadmierną, niezgodną z ustawą, aktywnością organów kontroli. Zgodnie z powołaną ustawą nie można jednocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy w tym samym czasie. Ustawa określa też czas trwania wszystkich kontroli w roku.