Zbyt wysokie grzywny za wykroczenia? Sprawdzi to Trybunał Konstytucyjny

Grzywny za wykroczenia pracodawcy: kwoty od 2026 r.

Wyższe kwoty grzywien za wykroczenia określone w kodeksie pracy obowiązują od 8 lipca 2026 r. Wcześniej zakres grzywny wynosił od 1000 do 30 000 zł, w skrajnym przypadku do 45 000 zł. Po zmianach grzywny mogą wynosić od 2000 do 60 000 zł, a za niektóre wykroczenia nawet 90 000 zł. Zmiany te wprowadziła ustawa wzmacniająca uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy.

Skierowanie tych przepisów do Trybunału Konstytucyjnego nie oznacza, że przestały one obowiązywać. Za jakie wykroczenia grożą pracodawcom takie kary?

Kiedy zlecenie lub B2B grozi grzywną?

Generalnie kara grzywny grozi pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu.

Kara grzywny grozi pracodawcy, który zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę, a więc w sytuacji, gdy zatrudniony pracuje w określonym miejscu, czasie i pod kierownictwem podmiotu zatrudniającego.

Nowe przepisy o PIP wprowadziły możliwość stwierdzenia przez okręgowego inspektora pracy, że dany stosunek prawny (oficjalnie umowa zlecenia lub współpraca w ramach B2B) jest stosunkiem pracy. Oprócz tego pracodawca lub osoba działająca w jej imieniu może zostać skazana na grzywnę.

Zakaz pogarszania sytuacji po decyzji PIP o stosunku pracy

Karalne jest także naruszenie nowego zakazu, o którym mowa w art. 34 ust. 2l ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z nim wydanie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Kiedy trzeba zawiadomić PIP o umowie terminowej?

Grzywna grozi także za brak zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy.

Chodzi tu o zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy na czas określony po przekroczeniu limitu 3 umów lub 33 miesięcy. Wyjątkowo można przekroczyć te limity, jeśli umowa jest zawierana:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Konieczne jest jednak zawiadomienie okręgowego inspektora pracy w ciągu 5 dni od zawarcia umowy.

Ustna umowa o pracę: kiedy potwierdzić warunki

Generalnie umowa o pracę może zostać zawarta ustnie. Jednak w takim przypadku przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca potwierdza warunki tej umowy na piśmie.

Za brak takiego potwierdzenia grozi pracodawcy grzywna.

Informacja o zatrudnieniu i odpowiedź na wniosek pracownika

Wykroczeniem zagrożonym grzywną jest także brak informacji dla nowego pracownika o warunkach jego zatrudnienia i rażące naruszenie art. 29 § 3, 32 i 33 oraz art. 29¹ § 2 i 4.

Chodzi tu o informacje np. o wymiarze urlopu i innych warunkach. Przepis wskazuje, że musi to być „rażące” naruszenie, a więc w praktyce brak takiej informacji lub informacja szczątkowa.

Karą zagrożone jest także nieudzielenie pracownikowi w terminie, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek lub niepoinformowanie o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o którym mowa w art. 29³ § 3 k.p. Chodzi tu o wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony albo o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Grzywna nie grozi za odmowę uwzględnienia wniosku, ale za brak uzasadnionej odpowiedzi.

Rażące naruszenia przy wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy

Pracodawca może również zostać uznany za winnego wykroczenia, gdy wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy. W tym przypadku również kluczowe jest określenie „rażące”, a nie sam fakt, że pracodawca zwolnił kogoś z pracy, a sąd uznał to za niezasadne lub dokonane z naruszeniem procedury.

Jakie kary porządkowe może stosować pracodawca?

Kara od 2000 do 60 000 zł grozi również pracodawcy, który stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może nałożyć jedynie karę upomnienia, nagany lub karę pieniężną.

Uprawnienia rodzicielskie, młodociani i elastyczna organizacja pracy

Na karę grzywny może być skazany pracodawca, który narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i o zatrudnianiu młodocianych. Chodzi tu o uprawnienia związane z czasem pracy, urlopami związanymi z rodzicielstwem itd.

Karą zagrożone jest także naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188¹ k.p. Zgodnie z nim rodzice dzieci do lat 8 mogą wnioskować np. o pracę zdalną. Grzywna nie grozi pracodawcy za odmowę, ale za brak udzielenia odpowiedzi w trybie przewidzianym w kodeksie pracy.

Na takiej samej zasadzie grozi grzywna za naruszenie przepisów dotyczących uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 142¹ (wniosek o przerywany lub ruchomy czas pracy albo indywidualny rozkład czasu pracy) i art. 67¹⁹ § 6 i 7 (odrębny tryb wnioskowania o pracę zdalną).

Karalne jest również naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym, a więc 5 dniach bezpłatnego zwolnienia od pracy w związku z opieką nad bliskim.

Szkolenia pracowników: kiedy koszty ponosi pracodawca

Karą zagrożone jest także naruszenie przepisów dotyczących pokrywania przez pracodawcę kosztów szkoleń na zasadach określonych w art. 94¹³ k.p.

Zgodnie z nim, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika.

Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Dokumentacja pracownicza: jakie naruszenia grożą grzywną

Naruszenie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Grzywnę może otrzymać pracodawca, który:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany w przepisach, a więc generalnie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (obecna zasada ogólna) albo 50 lat (w określonych w przepisach przypadkach)
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dłużnik alimentacyjny: brak pisemnego potwierdzenia umowy

Jeśli pracodawca nie potwierdzi na piśmie warunków zatrudnienia dłużnikowi alimentacyjnemu, a z dłużnikiem tym zawarł umowę ustną, podlega karze grzywny od 3000 zł do 90 000 zł.

Wypłata wynagrodzenia: zaniżenie, potrącenia i alimenty

Karze grzywny w kwocie 2000–60 000 zł podlega osoba, która:

• nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika,
• wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo
• dokonuje bezpodstawnych potrąceń.

Nie tylko zaniżenie wynagrodzenia jest karalne. Podwyższonej grzywnie (od 3000 zł do 90 000 zł) podlega osoba, która wbrew obowiązkowi wypłaca dłużnikowi wynagrodzenie wyższe niż wynikające z zawartej umowy o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

Urlop wypoczynkowy i świadectwo pracy: kiedy grozi grzywna

Grzywnie podlega także osoba, która nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu. Nie chodzi w tym przypadku o odmowę udzielenia urlopu pracownikowi zawsze wtedy, gdy o to wnioskuje, ale o odmowę udzielania w ogóle pracownikowi tego urlopu.

Ponadto kara grozi także osobie, która:

• nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy,
• nie wykonuje podlegającego wykonaniu orzeczenia sądu pracy lub ugody zawartej przed komisją pojednawczą lub sądem pracy.

BHP w pracy: ogólne i szczególne naruszenia

Zgodnie z ogólnym art. 283 § 1 k.p. kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł.

Przepis jest bardzo pojemny i wiele naruszeń da się zakwalifikować jako naruszenie zasad bhp.

W art. 283 § 2 k.p. dodatkowo wymieniono szczegółowo konkretne naruszenia, takie jak np.:

• wyposażenie stanowiska pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności;
• dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności;
• niezawiadomienie właściwych organów o wypadku pracy lub chorobie zawodowej i naruszenie innych przepisów z tym związanych;
• utrudnianie działalności organu Państwowej Inspekcji Pracy, np. uniemożliwiając prowadzenie wizytacji zakładu pracy lub nie udzielając informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań.