Wypowiedzenie umowy o pracę: jak pracodawca powinien to zrobić zgodnie z prawem

Niezależnie od tego, czy umowa została zawarta na czas określony, czy nieokreślony, pracodawca musi określić przyczynę jej wypowiedzenia. Wymóg uzasadniania wypowiedzenia terminowej umowy obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę, niezależnie od tego, czy zawarto ją na czas określony, czy nieokreślony, zależy od długości zatrudnienia u danego pracodawcy. Przepisy przewidują następujące minimalne okresy wypowiedzenia:

• poniżej 6 miesięcy pracy – 2 tygodnie,
• co najmniej 6 miesięcy – 1 miesiąc,
• co najmniej 3 lata – 3 miesiące.

Regulacje te zawarte są w art. 36 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.).

Wydłużenie okresu wypowiedzenia może mieć zarówno pozytywne, jak i negatywne konsekwencje dla zatrudnionego. Z jednej strony daje mu więcej czasu na znalezienie nowego zatrudnienia i zapewnia większe poczucie stabilności. Z drugiej – może utrudniać szybkie przejście do nowej pracy, zwłaszcza jeśli pojawi się atrakcyjna oferta, która wymaga szybkiej decyzji.

Inne zasady dotyczą umów na okres próbny. Okres wypowiedzenia tej umowy wynosi:

• 3 dni robocze, gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, w przypadku gdy okres próbny wynosi 3 miesiące.

Od kiedy liczyć

Okres wypowiedzenia liczy się od następnego dnia po dniu złożenia wypowiedzenia i kończy się z upływem pełnego tygodnia lub miesiąca (w zależności od długości okresu wypowiedzenia). Pracodawca i pracownik zawsze mogą rozwiązać umowę za porozumieniem stron w dowolnym terminie – bez zachowania okresów wypowiedzenia.

Te kończą się zawsze z upływem pełnego tygodnia lub miesiąca kalendarzowego, w zależności od długości okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 30 par. 2¹ k.p. okres wypowiedzenia liczony w tygodniach (np. 2 tygodnie) kończy się w sobotę – niezależnie od dnia, w którym zostało złożone wypowiedzenie. Oznacza to, że zaczyna on biec od najbliższej niedzieli po złożeniu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) kończy się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego. Niezależnie od dnia złożenia wypowiedzenia, miesiąc liczy się od początku kolejnego miesiąca kalendarzowego.

PRZYKŁAD 1

PRZYKŁAD 2

Okres zatrudnienia

Do stażu pracy pracownika w firmie wlicza się okresy zatrudnienia na podstawie wszystkich umów o pracę łączących pracownika z tym samym pracodawcą, niezależnie od liczby umów czy przerw między nimi.

Do okresu zatrudnienia wlicza się też pracownikowi czas zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie przejęcia zakładu pracy.

PRZYKŁAD 3

• od 1 marca 2018 r. – do 30 listopada 2019 r. – umowa na czas określony,
• od 15 stycznia 2020 r. – 30 czerwca 2022 r. – umowa na zastępstwo,
• od 1 września 2022 (trwa nadal) – umowa na czas nieokreślony.

• wszystkie okresy zatrudnienia w ramach umów zawartych z ABC Sp. z o.o. (przerwy między tymi umowami nie mają wpływu na staż pracy),
• okres zatrudnienia w firmie XYZ Sp. z o.o. (ponieważ doszło do przejęcia zakładu pracy).

Konsultacje z organizacją związkową

Pracodawca musi konsultować z zakładową organizacją związkową zamiar wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli w firmie u danego pracodawcy działa taka organizacja i pracownik, któremu pracodawca zamierza wypowiedzieć umowę, jest jej członkiem lub korzysta z jej ochrony.

Jeśli pracodawca nie ma wiedzy, czy pracownik wskazany z imienia i nazwiska korzysta z ochrony związku zawodowego, powinien najpierw skierować zapytanie do organizacji związkowej.

Pracodawca przekazuje pisemne zawiadomienie o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę, podając przyczynę je uzasadniającą. Następnie zakładowa organizacja zawodowa ma 5 dni na zgłoszenie zastrzeżeń, może też pozostawić zawiadomienie bez odpowiedzi. Stanowisko organizacji nie jest wiążące dla pracodawcy.

PRZYKŁAD 4

Przyczyna wypowiedzenia umowy

Z samego oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno wynikać, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i co stanowi jego przyczynę. Jeśli pracodawca nie poda powodu wypowiedzenia lub zrobi to niewłaściwie, narusza prawo (art. 30 par. 4 k.p.), a to uprawnia pracownika do dochodzenia roszczeń.

Nie zawsze jednak precyzyjne wskazanie konkretnych zdarzeń lub okoliczności, które uzasadniają wypowiedzenie, jest możliwe, ale też konieczne. Przykładowo, ogólne wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy nie narusza art. 30 par. 4 k.p., jeżeli pracodawca już wcześniej w komunikacji z pracownikiem opisywał konkretne zdarzenia. Na potrzeby postępowania sądowego konieczne będzie zadbanie o dowody, które będą tę okoliczność potwierdzać, np. pismo lub e-mail skierowane do pracownika. Naruszeniem będzie natomiast niewskazanie w ogóle przyczyny rozwiązania umowy o pracę lub pozorne, niewystarczająco jasne i konkretne jej przytoczenie. Niemniej jednak przyczyna rozwiązania umowy o pracę musi być zrozumiała przede wszystkim dla pracownika, a nie dla sądu rozpatrującego sprawę (tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22 stycznia 2020 r., sygn. akt III PK 16/19).

Utrata zaufania

W praktyce orzeczniczej oraz w stosunkach pracowniczych niejednokrotnie spotyka się sytuacje, w których uzasadnieniem wypowiedzenia umowy o pracę jest deklarowana przez pracodawcę utrata zaufania wobec zatrudnionego. Tego rodzaju przyczyna może stanowić podstawę zakończenia stosunku pracy, jednak wyłącznie wówczas, gdy znajduje ona oparcie w konkretnych faktach. Ogólnikowe, nieweryfikowalne twierdzenia nie są wystarczające. Konieczne jest wskazanie przez pracodawcę precyzyjnych działań lub zaniechań, które doprowadziły do zerwania relacji opartej na zaufaniu – mogą to być np. naruszenia obowiązków służbowych, postępowanie sprzeczne z interesem przedsiębiorstwa czy przejawy nielojalności.

Szczególną wagę przypisuje się utracie zaufania w odniesieniu do osób pełniących funkcje kierownicze, którym powierzono istotny zakres odpowiedzialności i autonomii decyzyjnej. W ich przypadku zaufanie nie jest jedynie dodatkiem do relacji służbowej – stanowi fundament umożliwiający skuteczne i bezpieczne realizowanie powierzonych zadań.

Warto podkreślić, że uzasadniona utrata zaufania może mieć miejsce nie tylko w przypadku zawinionego niewywiązywania się z obowiązków, lecz także wtedy, gdy zachowanie pracownika – choć formalnie nie stanowi naruszenia – jest obiektywnie nieprawidłowe, wzbudza poważne zastrzeżenia co do jego rzetelności, odpowiedzialności lub etyczności. W takim przypadku już sama możliwość wystąpienia niepożądanych skutków może skłonić pracodawcę do rozwiązania umowy.

Na stanowisku kierowniczym

Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 26 kwietnia 2022 r. (sygn. akt III PSK 168/21), uzasadnione było wypowiedzenie umowy kierownikowi, który dopuścił się naruszenia wewnętrznych procedur obowiązujących u pracodawcy. Sąd podkreślił, że w takich okolicznościach pracodawca mógł zasadnie obawiać się powtórzenia niewłaściwego działania w przyszłości. Tego rodzaju postawa, szczególnie na stanowisku związanym z kierowaniem ludźmi i podejmowaniem decyzji o istotnym znaczeniu, może prowadzić nie tylko do strat finansowych, lecz także do zagrożenia dla zdrowia, a nawet życia innych pracowników.

W orzecznictwie niezmiennie akcentuje się konieczność indywidualnej analizy każdej sprawy dotyczącej rozwiązania stosunku pracy. Ocenie nie może podlegać jedynie sam fakt wypowiedzenia, lecz cały kontekst sytuacyjny – obejmujący zarówno okoliczności faktyczne, jak i specyfikę wykonywanej pracy oraz charakter relacji pomiędzy stronami stosunku pracy. Brakuje uniwersalnego schematu czy jednoznacznego wzorca postępowania – to, co w jednej sprawie może być uznane za dostateczną i adekwatną przesłankę zakończenia współpracy, w innej – przy odmiennych uwarunkowaniach – może okazać się niewystarczające bądź nadmiernie surowe.

Przy ocenie zasadności wypowiedzenia pod uwagę należy wziąć szereg czynników, w tym między innymi: charakter i rangę zajmowanego stanowiska, zakres powierzonych obowiązków oraz odpowiedzialności, historię zatrudnienia danego pracownika (w tym ewentualne wcześniejsze uchybienia lub ich brak), jak również okoliczności wskazywane jako źródło utraty zaufania. Kluczowe jest, aby te ostatnie miały charakter konkretny, były możliwe do obiektywnej weryfikacji i pozostawały w proporcji do decyzji o rozwiązaniu umowy. Innymi słowy – przyczyny wypowiedzenia nie mogą być nieadekwatne względem konsekwencji, jakie ze sobą niosą.

Forma oświadczenia

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Podpis kwalifikowany, zgodnie z prawem polskim, jest równoważny z podpisem własnoręcznym i spełnia wymóg formy pisemnej.

W przypadku złożenia oświadczenia drogą elektroniczną doręczenie następuje z chwilą, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby pracownik mógł się z nim zapoznać. Zatem dzień wysłania oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę za pośrednictwem e-maila pod adres wskazany przez pracownika będzie dniem wymówienia stosunku pracy. W praktyce jednak taki sposób doręczenia może napotkać na istotne trudności. Pracodawca może mieć trudność z wykazaniem, że wiadomość rzeczywiście dotarła do pracownika i że miał on możliwość się z nią zapoznać (np. błędny adres e-mail, wiadomość trafiła do spamu, pracownik nie otworzył załącznika). Będzie to utrudnione zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik nie posiada maila służbowego i przesłanie oświadczenia następuje na adres prywatny wskazany w danych kontaktowych w dokumentacji pracownika. Jeśli oświadczenie nie zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezachowana zostanie forma pisemna wymagana przez prawo, co może skutkować tym, że nie będzie zgodne z prawem. Błędem będzie złożenie oświadczenia w formie elektronicznej (z zachowaniem wszelkich wymogów formalnych), następnie drukowanie oświadczenia i przesłanie „dla pewności” na adres korespondencyjny pracownika. Powstanie bowiem wątpliwość, które oświadczenie jest wiążące, poza tym wydrukowanie dokumentu z podpisem kwalifikowanym bez opatrzenia własnoręcznym podpisem nie spowoduje, że zmieni swoją formę na zwykłą pisemną.

W praktyce mogą też powstać wątpliwości, czy przesłanie wypowiedzenia za pośrednictwem SMS-a będzie skuteczne. Odpowiedź będzie:

• pozytywna, jeśli do wiadomości SMS pracodawca dołączy plik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (konieczne jest także zweryfikowanie w aktach osobowych pracownika, czy numer telefonu, na który zamierza wysłać oświadczenie, jest aktualny);
• negatywna, gdy treść wypowiedzenia zostanie przez pracodawcę skopiowana do wiadomości SMS i przesłana jedynie w takiej formie.

Fikcja doręczenia

W sytuacji, gdy dochodzi do wypowiedzenia umowy o pracę, nieodzownym warunkiem skuteczności takiego działania jest prawidłowe doręczenie pracownikowi oświadczenia pracodawcy w tym zakresie. Znaczenie tego elementu uwypukliło się szczególnie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii ogłoszonych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. W tym czasie wyłączona była możliwość przyjęcia, że przesyłki polecone wymagające potwierdzenia odbioru, nadane za pośrednictwem operatora pocztowego (w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe), zostały skutecznie doręczone, jeśli termin odbioru wskazany w zawiadomieniu przypadał na okres trwania któregoś z ww. stanów nadzwyczajnych. W praktyce oznaczało to zawieszenie funkcjonowania tzw. fikcji doręczenia – przesyłka mogła zostać uznana za doręczoną dopiero po upływie 14 dni od dnia odwołania ostatniego z tych stanów.

Jednakże począwszy od 1 lipca 2023 r., przywrócono stosowanie ogólnych zasad doręczeń przewidzianych w przepisach prawa pocztowego. Obecnie, w przypadku gdy przesyłka polecona zawierająca oświadczenie pracodawcy została prawidłowo nadana, a następnie dwukrotnie awizowana, lecz nieodebrana przez adresata, przyjmuje się – zgodnie z domniemaniem prawnym – że doszło do skutecznego doręczenia. Tego rodzaju domniemanie ma charakter faktyczny i polega na założeniu, że pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią doręczonego mu oświadczenia. Nie jest ono jednak niepodważalne – pracownik może bowiem próbować wykazać, że w okolicznościach danej sprawy nie miał faktycznej możliwości zapoznania się z treścią przesyłki przed upływem terminu na jej podjęcie. Wymaga to jednak przeprowadzenia stosownego dowodu, np. wskazania na okoliczności usprawiedliwiające brak odbioru (np. hospitalizacja, wyjazd zagraniczny bez możliwości odbioru korespondencji itp.).

Pracodawca powinien więc nie tylko zadbać o formalną poprawność procesu doręczenia, lecz także dokumentować przebieg tej czynności – zwłaszcza w sytuacjach, gdy spodziewać się można zakwestionowania skuteczności doręczenia przez pracownika.

Przykład 5