Umowy o pracę na czas określony zawierane pomiędzy tymi samymi stronami są objęte dwoma limitami:

  • ilościowym – można zawrzeć nie więcej niż trzy umowy,
  • czasowym – łączny czas zatrudnienia na podstawie tych umów nie może przekraczać 33 miesięcy.

Oba te limity wzajemnie się uzupełniają w tym znaczeniu, że wyczerpanie któregokolwiek z nich skutkuje brakiem możliwości zawierania dalszych umów na czas określony. [przykłady 1–3]

PRZYKŁAD 1

Jednorazowo wykorzystany pułap

Pracownik i pracodawca zawarli jedną umowę na czas określony na 33 miesiące. Nie jest już możliwe zawarcie kolejnej umowy.

PRZYKŁAD 2

Nowy angaż po rozwiązaniu umowy

Po trzech umowach na czas określony (łącznie 33 miesiące) zawarto umowę na czas nieokreślony i pracownik pracował na jej podstawie przez ponad pięć lat. W związku ze składaniem wniosku o emeryturę umowa została rozwiązana za porozumieniem stron. Pomiędzy tymi samymi stronami nie można zawrzeć obecnie umowy na czas określony (chyba że byłaby to umowa nieobjęta limitowaniem).

PRZYKŁAD 3

Maksymalnie trzy umowy

Pracodawca i pracownik zawarli trzy umowy na czas określony – każdą na trzy miesiące. Pomimo tego, że łącznie jest to 9 miesięcy, więc bardzo dużo brakuje do wskazanych w art. 251 k.p. 33 miesięcy maksymalnego okresu trwania zatrudnienia, pomiędzy tymi samymi stronami nie można zawrzeć już kolejnej umowy na czas określony.

W obu przypadkach wskazanych w przykładach możliwe byłoby zawarcie kolejnej umowy okresowej, jeżeli byłaby to umowa z tych nielimitowanych (o tym w dalszej części tekstu).

Na limit nie ma wpływu rodzaj pracy ustalony w poszczególnych umowach czy wymiar czasu pracy. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Możliwe różne rodzaje wymiaru etatu

Pracownik był zatrudniony na pół roku w 1/8 pełnego wymiaru czasu pracy. Po tej umowie strony zawarły kolejną na rok na pełny etat. Umowa opiewająca na niepełny etat jest pierwszą umową z limitu, w ramach zaś pułapu czasowego objęła pół roku.

Do limitu nie wchodzą umowy zawarte na okres próbny, jak też umowa na czas nieokreślony. [przykład 5]

Przykład 5

Skutki przekroczenia

Pracownik po trzymiesięcznej umowie na okres próbny został zatrudniony na czas nieokreślony i przepracował siedem lat. Dwa dni po rozwiązaniu tej umowy w związku z przejściem na emeryturę strony zawarły umowę na czas określony. Jest to pierwsza umowa z limitu trzech umów, wcześniejsze umowy nie wpływają także na limit 33 miesięcy, gdyż nie były to umowy na czas określony.

Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów będzie większa niż 3, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu łącznie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Ważne! Przekroczenie limitu nie skutkuje nieważnością umowy. Umowa jest ważna i jest kwalifikowana – po przekroczeniu limitów – jako umowa na czas nieokreślony.

Umowy bez limitów

Przepisy przewidują wprost cztery grupy przypadków, w których limitów się nie stosuje. [przykłady 6 i 7] Dotyczy to umów zawieranych:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– o ile wypełniony jest warunek uzupełniający – ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Przykład 6

Wyłączenia przy sumowaniu

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy X na podstawie umowy na zastępstwo (dwa lata), później na sezon grzewczy (jedna umowa na okres pięciu miesięcy). Następnie zawarł zwykłą umowę na czas określony. Jest to pierwsza umowa z limitu trzech umów, poprzednie okresy zatrudnienia nie wpłyną również na limit czasowy – można powiedzieć, że w zakresie limitów strony startują od zera.

PRZYKŁAD 7

Pozorna umowa na zastępstwo

Osoba zastępowana była zatrudniona na 1/3 etatu, natomiast umowa zawarta z pracownikiem zastępującym przewiduje pełny etat. Zastępstwo co do zasady polega na przejęciu obowiązków nieobecnego pracownika, tymczasem w tej sytuacji zatrudniony wykonuje pracę w znacznie szerszym zakresie – faktycznie przekraczającym trzykrotnie wymiar etatu osoby zastępowanej. Tak duża dysproporcja może prowadzić do wniosku, że zawarta umowa nie stanowi rzeczywistego zastępstwa, lecz jest umową na czas określony, która nie jest zwolniona z limitowania. W takiej sytuacji brak jest przesłanek do uznania, że umowa odpowiada okresowemu i rzeczywistemu zapotrzebowaniu pracodawcy.

W stanowisku z 22 lipca 2016 r. (GNP-364-023-99-1/16) departament prawny GIP stwierdził, że do umów zawieranych z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy nie będą zaliczać się m.in. umowy na czas określony zawierane na podstawie umowy dotyczącej refundacji kosztów zatrudnienia, w związku z uzyskaniem dofinansowania stanowiska pracy. Stąd nie podlegają one zgłoszeniu do PIP i nie muszą w swojej treści określać tych obiektywnych przesłanek. Można to odnieść do tych wszystkich przypadków, w których przepisy ustawowe narzucają zatrudnienie w oparciu o umowy na czas określony. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z 1 czerwca 2023 r. (sygn. akt I PSKP 11/22) SN wskazał, że zawarcie kolejnych umów o pracę z bezrobotnym w ramach prac interwencyjnych, w wypełnieniu kolejnych umów starosty z pracodawcą o zorganizowanie prac interwencyjnych dla osoby niepełnosprawnej, nie jest objęte ograniczeniem w zawieraniu umów o pracę na czas określony z art. 251 k.p.

Zatrudnienie po przerwie we współpracy

Obowiązujące przepisy nie przewidują jakiejkolwiek przerwy we współpracy, po której limity umów na czas określony mogłyby być liczone od nowa. [przykład 8]

PRZYKŁAD 8

Kolejna umowa po dwumiesięcznej przerwie

Tomasz Nowak pracował przez rok na podstawie umowy okresowej w firmie X. Po dwumiesięcznej przerwie w zatrudnieniu ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy na czas określony. Będzie to druga umowa z limitu, jeżeli chodzi zaś o limit czasowy, pozostało 21 miesięcy.

Przykład 8 nie rodzi większych wątpliwości interpretacyjnych. Jedną z istotnych wad wcześniejszych regulacji (obowiązujących przed 22 lutego 2016 r.) był stosunkowo krótki okres przerwy, po którym następowało wyzerowanie limitu umów. W opisywanej sytuacji mowa o dwóch miesiącach – okresie niezbyt długim. Obecny brak jakichkolwiek przepisów określających graniczny czas przerwy oznacza jednak, że do limitu wliczane są również umowy zawarte wiele lat wcześniej. Może to rodzić wątpliwości co do zgodności takiej praktyki z celami limitowania umów – zwłaszcza gdy przykładowo jednoroczna umowa z 2017 r. ma wpływ na ocenę obecnej umowy zawartej po siedmioletniej przerwie. Niemniej, przy obowiązującym stanie prawnym, takie uwzględnienie jest obowiązkowe.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

Należy również uwzględniać umowy na czas określony zawarte z poprzednim pracodawcą, jeśli doszło do przejęcia całego zakładu pracy, a tym samym wystąpiły skutki przewidziane w art. 231 k.p. W przypadku takiego przejęcia nowy pracodawca wstępuje w prawa i obowiązki wynikające z dotychczasowych stosunków pracy, stając się stroną obowiązujących umów. Oznacza to, że przy obliczaniu limitu zatrudnienia terminowego należy brać pod uwagę także wcześniejsze kontrakty zawarte z pracodawcą przejętym.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy przejęcie objęło jedynie część zakładu oraz ograniczony krąg pracowników – wówczas wcześniejsze zatrudnienie osoby, która nie została przejęta, nie ma wpływu na limity. Bez znaczenia pozostaje również fakt, że pomiędzy umowami terminowymi a aktualnym zatrudnieniem występowały umowy na czas nieokreślony.

Data graniczna

Nie można pominąć również przepisów przejściowych zawartych w art. 14 ust. 4 ustawy nowelizującej k.p., która 22 lutego 2016 r. wprowadziła nowe zasady dotyczące umów na czas określony, w tym obecne limity. Choć wskazana data wydaje się coraz bardziej odległa, nadal (i jeszcze przez wiele lat) należy mieć ją na uwadze, sięgając do regulacji przejściowych przy ustalaniu obowiązujących ograniczeń. Wynika to z tego, że ustawodawca nie przewidział żadnego okresu karencji, który umożliwiałby rozpoczęcie biegu limitów od początku. Zgodnie z przepisami przejściowymi, do umów terminowych trwających 22 lutego 2016 r. stosuje się znowelizowane ograniczenia (maksymalnie trzy umowy i 33 miesiące zatrudnienia), przy czym do limitu okresu zatrudnienia wlicza się wyłącznie czas przypadający od dnia wejścia w życie nowych przepisów.

Umowa na czas określony zawarta przed tym dniem i trwająca 22 lutego 2016 r. jest liczona w odniesieniu do limitów jako:

  • pierwsza umowa albo
  • druga umowa w sytuacji, gdy została zawarta po przerwie nieprzekraczającej miesiąca od zakończenia poprzedniej umowy na czas określony. [przykłady 9 i 10]

PRZYKŁAD 9

Znaczenie umowy zawartej w 2015 r.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy na podstawie umowy na czas określony zawartej na okres 1 stycznia 2015 r. – 31 grudnia 2015 r. Po wieloletniej przerwie strony powróciły do współpracy i zamierzają zawrzeć znowu umowę na czas określony. Umowa na 2015 r. w żaden sposób nie wpływa na obecne limity umów.

PRZYKŁAD 10

Pominięcie okresu pracy przed 22 lutego 2016 r.

Umowa na czas określony trwała od początku 2015 r. do końca 2016 r. Umowa ta jest więc pierwszą umową z limitu 3 umów. W ramach limitu czasowego 33 miesięcy trwania zatrudnienia okresowego wliczy się zaś jej czas od 22 lutego do 31 grudnia 2016 r. Należy całkowicie pominąć okres jej trwania przed 22 lutego 2016 r. ©℗

Podstawa prawna

art. 231, art. 251 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)

art. 14 ust. 4 ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1220)