Dodatkowy staż pracy. Z jakimi problemami mierzą się firmy od 1 maja 2026?

Konieczność doliczania dodatkowych okresów do stażu pracy będzie miała u niektórych pracodawców bardzo duży wpływ na uprawnienia pracownicze, a u innych – dość niewielki. Najwięcej zależy od tego, czy u pracodawcy przyznaje się dodatkowe uprawnienia w związku z posiadanym stażem pracy – czy to ogólnym (staż pracy u wszystkich pracodawców), czy to zakładowym (staż pracy u aktualnego pracodawcy).

Okresy zaliczane do stażu pracy od 1 maja 2026 r.

Od 1 maja 2026 r. także pracodawcy prywatni muszą doliczyć:

• prowadzenie pozarolniczej działalności (jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., wspólnik spółki osobowej, akcjonariusz prostej spółki akcyjnej, komplementariusz w SKA, twórca, artysta, osoba wykonująca wolny zawód, osoba prowadząca placówkę oświatową) i współpraca przy jej prowadzeniu, za który to okres składki zostały opłacone;

• prowadzenia działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start;
• współpraca przy prowadzeniu działalności, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, za który to okres składki zostały opłacone;
• wykonywanie umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpraca przy jej wykonywaniu, w tym w czasie studiów, gdy zleceniodawca nie odprowadzał składek;
• członkostwo w spółdzielni rolniczej lub kółku rolniczym;
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Zaświadczenie z ZUS: kiedy i w jakiej formie

Pracownik, który chce doliczenia dodatkowego stażu pracy, musi przede wszystkim przedstawić pracodawcy zaświadczenie z ZUS:

• o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, gdy udowadniany okres to prowadzenie pozarolniczej działalności lub współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności oraz przy prowadzeniu działalności, podczas którego przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, zawieszenie działalności za czas opieki nad dzieckiem, zaprzestanie współpracy na czas opieki nad dzieckiem;

• o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdy udowadniany okres to wykonywanie umów cywilnoprawnych i współpraca przy ich wykonywaniu, członkostwo w rolniczych spółdzielniach i kółkach rolniczych;
• o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, gdy udowadniany okres to korzystanie z ulgi na start.

Weryfikacja zaświadczenia z ZUS przez pracodawcę

Zaświadczenieto wydaje ZUS wyłącznie w formie elektronicznej. Występuje o nie sam zainteresowany pracownik poprzez swój profil na PUE ZUS. Po otrzymaniu zaświadczenia może je wydrukować i przedstawić pracodawcy.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do autentyczności zaświadczenia, może sam przeprowadzić jego weryfikację poprzez narzędzie na stronie internetowej ZUS. Nie może jednak domagać się od pracownika dostarczenia zaświadczenia opatrzonego dodatkowym potwierdzeniem autentyczności ze strony ZUS (pieczątki, podpisy itp.).

Okresy nieuwzględniane w zaświadczeniu z ZUS

Nie wszystkie okresy, które pracodawcy mają doliczyć do stażu pracy, mogą być udowodnione za pomocą zaświadczenia z ZUS. ZUS nie wystawi zaświadczenia za okresy, za które dana osoba nie podlegała zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy następujących okresów:

• wykonywania umowy zlecenia przez studenta albo ucznia do 26. roku życia;
• wykonywania umowy zlecenia albo prowadzenia działalności przed 1999 r.;
• pracy zarobkowej innej niż stosunek pracy za granicą.

Nowe przepisy nie określają, jakie dokumenty należy wówczas złożyć do pracodawcy. Przyjmuje się, że okresy te można udowadniać wszelkimi możliwymi sposobami, takimi jak np. oświadczenie podmiotów, na rzecz których wykonywało się daną pracę, rachunki, umowy, zaświadczenia od zagranicznych organów ubezpieczeniowych itp.

Spór o staż pracy: odmowa pracodawcy i droga sądowa

Może się zdarzyć, że pracodawca uzna, że dowody przedstawione przez pracownika co do okresów, za które nie można przedstawić zaświadczenia z ZUS, są nieprzekonywujące.

W takiej sytuacji może odmówić uwzględnienia stażu, ale musi liczyć się z tym, że pracownik wystąpi do sądu z żądaniem uwzględnienia tego stażu i przyznania uprawnień z tego wynikających.

Zakładowy staż pracy: kiedy potrzebne zaświadczenie z ZUS

Pracodawca powinien samodzielnie ustalić zakładowy staż pracy, a więc okres zatrudnienia w swoim zakładzie pracy także na podstawie innych form współpracy niż umowa o pracę.

Jeśli chodzi o wykonywanie umowy zlecenia przed zawarciem umowy o pracę, pracodawca powinien sam ustalić ten okres, bez wniosku pracownika ani zaświadczenia z ZUS, o ile posiada jeszcze dokumentację dotyczącą tego zlecenia. Jeśli takiej dokumentacji nie ma, udowodnienie tego okresu należy do pracownika.

Nieco inaczej będzie w przypadku wykonywania umowy o świadczenie usług w ramach kontraktu B2B oraz współpracy przy wykonywaniu takiego kontraktu. W tej sytuacji z jednej strony pracodawca sam ustala ten okres, ale zaświadczenie z ZUS jest konieczne do potwierdzenia, że za ten okres zostały opłacone składki. Jeśli pracownik takiego zaświadczenia nie dostarczy, pracodawca może odmówić uwzględnienia tych okresów, mimo że posiada dokumentację potwierdzającą wykonywanie kontraktu B2B.

Ogólny staż pracy: wpływ na urlop i inne uprawnienia

U wszystkich pracodawców nowe przepisy wpłyną jedynie na wymiar urlopu wypoczynkowego, ponieważ młodzi pracownicy szybciej nabędą prawo do 26 dni tego urlopu (wymagane jest 10 lat stażu pracy). Dodatkowo, szybciej spełnią wymagania do skorzystania z urlopu wychowawczego, ale w tym przypadku wymagany staż to jedynie 6 miesięcy, więc jedynie w pojedynczych przypadkach pracownicy dotychczas tego warunku nie spełniali.

Inaczej będzie u tych pracodawców, u których są przewidziane dodatkowe uprawnienia powiązane z ogólnym stażem pracy na wzór tych, które funkcjonują w sferze budżetowej (np. dla pracowników samorządowych). Wpłynie to najczęściej na przyznanie i wysokość składników wynagrodzenia, takich jak dodatek stażowy oraz nagroda jubileuszowa.

Zakładowy staż pracy: wypowiedzenie i odprawa po zmianach

Nowe przepisy wpłyną także na zakładowy staż pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika w tym konkretnym zakładzie pracy. Przede wszystkim chodzi o okres wypowiedzenia. Na jego długość wpłynie również okres wykonywania umowy zlecenia na rzecz firmy, która stała się następnie pracodawcą dla tej osoby. Do zakładowego stażu pracy należy również doliczyć okresy wykonywania umowy o świadczenie usług w ramach kontraktu B2B oraz współpracę przy wykonywaniu takiej umowy.

Okres wypowiedzenia

Zgodnie z art. 36 § 1 kodeksu pracy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata. [Przykład 1]

Wysokość odprawy. Zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników

Zakładowy staż pracy ma również znaczenie przy obliczaniu odprawy należnej pracownikom w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z przyczyn ich niedotyczących (pracodawca redukuje zatrudnienie).

Zgodnie z art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników pracownikowi w takiej sytuacji przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat. [Przykład 2]

Dodatkowe składniki wynagrodzenia: wyrównanie od 1 maja 2026 r.

Dodatkowy staż pracy wpłynie również na otrzymanie składników wynagrodzenia, które u niektórych pracodawców mogą zależeć od stażu pracy, albo ogólnego, albo zakładowego.

Najczęściej będzie chodziło o dodatek stażowy oraz nagrodę jubileuszową, co w większości przypadków będzie wynikało z układu zbiorowego albo regulaminu wynagradzania.

W tym przypadku trzeba pamiętać, że pracownikowi należy te składniki wypłacić z wyrównaniem od 1 maja 2026 r., a więc dnia, w którym nowe przepisy o stażu pracy mają zastosowanie do pracodawców spoza sfery budżetowej.

Termin na dokumenty: 2 lata na wykazanie stażu sprzed 1 maja 2026 r.

Pracownicy mają 2 lata na dostarczenie swoim aktualnym pracodawcom dowodów na dodatkowy staż pracy sprzed 1 maja 2026 r. [Przykład 3]