Nowe narzędzie ZUS do weryfikacji stażu pracy. Pracodawca sprawdzi autentyczność zaświadczenia w kilka sekund

Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie przepisy kodeksu pracy pozwalające pracownikom doliczać do stażu pracy także okresy m.in. wykonywania umów zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Na razie przepisy te mają zastosowanie do jednostek sektora finansów publicznych, ale od 1 maja 2026 r. będą one dotyczyć pracodawców także spoza sfery budżetowej.

Potwierdzanie zaświadczeń z ZUS – dotychczasowe wątpliwości

Podstawowym sposobem potwierdzania dodatkowych okresów zatrudnienia jest zaświadczenie z ZUS. ZUS wydaje je w formie elektronicznej poprzez PUE. Pracownik drukuje otrzymane zaświadczenie i przedstawia je pracodawcy. Jednak niedługo po wejściu w życie nowych przepisów o stażu niektórzy pracodawcy zaczęli kwestionować zaświadczenia, żądając dodatkowego potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez ZUS. Przepisy nie pozwalały im tego wymagać, ale wielu pracodawców zwracało uwagę, że obawiają się podrobienia takiego zaświadczenia.

Zaświadczenia z ZUS – czy jest konieczne potwierdzenie?

ZUS wydał 13 stycznia 2026 r. w tej sprawie specjalne oświadczenie, w którym podkreślił, że zaświadczenia stażowe ZUS bez odręcznego lub elektronicznego podpisu są ważne. ZUS poinformował, że „zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 302¹ § 11-13 Kodeksu pracy, mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.

Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS.”

ZUS dodatkowo informował, że poza zaświadczeniami wydawanymi poprzez PUE wydaje także zaświadczenia sygnowane:

• podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS,
• pieczęcią ZUS albo
• pieczęcią oddziału ZUS.

Podkreślił, że obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe.

Ponadto poinformował, że udostępni usługę umożliwiającą weryfikację danych wykazanych w zaświadczeniu.

Weryfikacja zaświadczeń – na czym polega nowa usługa ZUS?

31 marca 2026 r. ZUS poinformował na swojej stronie internetowej, że usługa ta jest już dostępna („Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek"). Jak wskazuje ZUS, „każdy pracodawca będzie mógł zweryfikować zaświadczenie, które Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał w odpowiedzi na „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP).

ZUS przedstawił krok po kroku, jak należy zweryfikować zaświadczenie.[RAMKA]

Staż pracy – jakie okresy pracodawcy muszą uwzględnić?

Do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienie pracownicze, pracodawcy muszą zaliczać następujące okresy:

• prowadzenie pozarolniczej działalności (prowadzenie działalności gospodarczej oraz bycie: wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o., wspólnikiem spółki osobowej, akcjonariuszem prostej spółki akcyjnej, komplementariuszem w SKA, twórcą, artystą, osobą wykonującą wolny zawód, osobą prowadzącą placówkę oświatową) oraz współpraca przy jej prowadzeniu, o ile zostały opłacone składki za ten okres;
• prowadzenie działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start;
• współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, o ile zostały opłacone składki za ten okres;
• wykonywanie umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpraca przy jej wykonywaniu, w tym także wykonywanie tego rodzaju umów w czasie studiów, gdy nie odprowadzano składek za zleceniobiorcę;
• członkostwo w spółdzielni rolniczej/kółku rolniczym;
• okres, na jaki prowadzący działalność gospodarczą lub jego współpracownik przerwał pracę zarobkową, aby opiekować się dzieckiem, a ZUS opłacił składki.

Jakie okresy potwierdzi ZUS w zaświadczeniu?

ZUS potwierdzi tylko niektóre okresy zatrudnienia doliczane do stażu pracy według nowych zasad. ZUS wyda:

• zaświadczenie o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe: dotyczy to okresu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy przy prowadzeniu takiej działalności lub przy prowadzeniu działalności gospodarczej w trakcie korzystania z ulgi na start; zawieszenie prowadzenia działalności na czas opieki nad dzieckiem oraz zaprzestanie współpracy przy prowadzeniu działalności na czas opieki nad dzieckiem;
• zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym: dotyczy to okresu wykonywania umów cywilnoprawnych i współpracy przy ich wykonywaniu, członkostwa w rolniczych spółdzielniach;
• zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego: dotyczy to okresu korzystania z ulgi na start przez przedsiębiorcę.

I to właśnie te zaświadczenia można potwierdzać poprzez usługę udostępnianą przez ZUS.

Jakie okresy zatrudnienia nie będą potwierdzane przez ZUS?

Istnieją jednak okresy, których nie potwierdzi ZUS, i pracownik będzie zobowiązany do potwierdzania ich na własną rękę wszelkimi innymi dowodami.

Chodzi przede wszystkim o okresy:

• wykonywania umów zlecenia i działalności gospodarczej przed 1999 r.;
• wykonywania umów zlecenia przez studentów i uczniów do 26. roku życia;
• wykonywania pracy zarobkowej innej niż stosunek pracy wykonywanej za granicą.

W jaki sposób pracownik potwierdzi okres pracy zarobkowej za granicą?

Przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. Resort pracy wyjaśnia, że może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza wykonywanie innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. W uzasadnieniu do nowelizacji kodeksu pracy jako przykłady wymieniono dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagraniczny podmiot.

Nie ma jednego, przesądzającego dokumentu.

W jaki sposób pracownik potwierdzi okres wykonywania zlecenia podczas studiów?

Wykonywanie umowy zlecenia podczas posiadania statusu studenta, ale nie dłużej niż do ukończenia 26. roku życia, nie podlega oskładkowaniu ani nawet zgłoszeniu do ZUS. ZUS nie ma wiedzy, kto i kiedy wykonywał taką umowę. Dlatego też nie może wydać odpowiedniego zaświadczenia.

Pracownik, który chce doliczyć sobie taki okres do stażu pracy, musi dostarczyć pracodawcy inne dowody potwierdzające, że rzeczywiście takie zlecenie podczas studiów wykonywał. Mogą to być kopie umów, rachunki, wyciągi z rachunku bankowego.

Jednak pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia tych dokumentów, żaden z nich nie ma mocy przesądzającej, takiej jak zaświadczenia z ZUS.

Trzeba przy tym pamiętać, że ciężar dowodu spoczywa na pracowniku.

Odmowa uwzględnienia nowego stażu pracy

Jeśli pracodawca odmawia uwzględnienia nowego stażu pracy, pracownikowi pozostaje jedynie pozwanie pracodawcy o ustalenie nowego okresu zatrudnienia (stażu pracy) oraz ewentualnego wyrównania wynagrodzeń.

W niektórych przypadkach dotyczyć to będzie wyłącznie kwestii ustalenia prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego (z 20 na 26 dni), ale w niektórych przypadkach spór będzie dotyczył nagrody jubileuszowej i dodatku stażowego.