Takich zapisów pracodawca nie może wprowadzać w regulaminach. Nie wolno odrzucać dokumentów i ograniczać praw pracowników

ZUS nie zawsze wystawi zaświadczenie

Wyczekiwane od dawna zmiany dotyczące zasad naliczania pracowniczego stażu pracy w końcu znajdują zastosowanie również do pracowników zatrudnionych u pracodawców z sektora prywatnego. Ta nowelizacja, która weszła w życie 1 stycznia 2026 roku, jest korzystna dla pracowników i choć zmienione w jej ramach przepisy początkowo wydawały się dość proste w zastosowaniu, to jednak pracodawcy ze sfery budżetowej, którzy zmierzyli się z tym wyzwaniem jako pierwsi, szybko przekonali się, że to wrażenie było złudne. Obecnie, gdy od 1 maja znajdują one zastosowanie również w sektorze prywatnym, można już powiedzieć, że „szlak jest przetarty”. Regulacje zostały bowiem wielokrotnie przeanalizowane w przestrzeni publicznej przez specjalistów, a resort pracy kilkukrotnie wyjaśniał, jak prawidłowo należy je stosować.
Jednym z aspektów wprowadzonych zmian, który w praktyce okazuje się kłopotliwy, jest prawidłowe dokumentowanie dodatkowych okresów aktywności zawodowej, które pracownicy chcieliby zaliczyć do swojego stażu pracy. Kłopotów nie ma w sytuacji, gdy mowa o okresach, w czasie których pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu czy wypadkowemu. Jednak nie w każdym przypadku tak było. Przepisy pozwalają bowiem zaliczyć do stażu pracy również takie okresy, w których zgodnie z obowiązującymi regulacjami składki na te ubezpieczenia nie były opłacane.

Takich zapisów pracodawca nie może wprowadzać w regulaminach

Jak w praktyce prawidłowo udokumentować okresy aktywności, których nie może potwierdzić Zakład Ubezpieczeń Społecznych? Odpowiedź na to pytanie jest teoretycznie prosta – innymi wiarygodnymi dokumentami: umowami, rachunkami, zaświadczeniami np. od zleceniodawcy, zaświadczeniami wydanymi przez Rolniczą Spółdzielnię Produkcyjną itp. W praktyce jednak, o ile pracodawcy nie mają oporów by akceptować zaświadczenia wystawione przez ZUS, o tyle już inne dokumenty często budzą ich wątpliwości. Czasami one są uzasadnione, bo np. sama umowa zlecenia nie zawsze jest wiarygodnym dokumentem, szczególnie jeśli obejmuje swoim zakresem dłuższy okres, co do którego nie ma pewności, czy faktycznie współpraca była w nim realizowana, czy może jednak strony zdecydowały się na wcześniejsze rozwiązanie łączącej je umowy. Jeśli od umowy tej nie były opłacane składki na ubezpieczenia, bo np. jej stroną był uczeń czy student, a dodatkowo zleceniobiorca był objęty np. ulgą dla młodych i nie odprowadzano też zaliczek na podatek, to w praktyce jedynym sposobem na zweryfikowanie faktycznego czasu trwania współpracy jest przedstawienie dokumentów potwierdzających wypłatę z tego tytułu wynagrodzenia. Kierując się m.in. takimi względami część pracodawców zdecydowała się na wprowadzenie do wewnątrzzakładowych regulaminów zapisów, w których wskazano, jakie dokumenty pracodawcy będą przyjmowali jako podstawę zaliczenia danego okresu do stażu pracy, a jakich nie. W takich sytuacjach warto jednak zachować daleko idącą ostrożność. Ustawodawca nie ograniczył bowiem możliwości pracowników zakresie dokumentowania okresów aktywności zawodowej, za które nie były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne. Nie udzielił również w tym zakresie upoważnienia pracodawcom. To zaś oznacza, że regulacje wewnątrzzakładowe nie mogą być dla pracowników mniej korzystne, niż przepisy ustawy.