Nowy staż pracy a jubileuszówka. Czy jest oskładkowana, gdy od wypłacenia poprzedniej minęło mniej niż 5 lat? [STANOWISKO ZUS]

Nagroda jubileuszowa to składnik wynagrodzenia, którego nie przewiduje kodeks pracy. Przysługuje on określonym grupom pracowników na podstawie ustaw szczególnych lub układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania – a więc także u tych pracodawców, u których zostało to przewidziane aktami wewnętrznymi.

Kto ma prawo do nagród jubileuszowych?

Prawo do nagród jubileuszowych mają zatem przede wszystkim pracownicy jednostek sfery finansów publicznych, w tym np.:

• członkowie korpusu służby cywilnej,
• pracownicy samorządowi,
• pracownicy sądów i prokuratury,
• nauczyciele.

Pracownicy sfery budżetowej nabywają prawo do pierwszej jubileuszówki po raz pierwszy po przepracowaniu 20 lat, następnie co 5 lat, co wynika z ustaw, które mają zastosowanie do poszczególnych grup pracowników. Ci pracodawcy, którzy nie są objęci przepisami nakazującymi wypłatę jubileuszówek, ale zdecydowali, że także będą je wypłacać, mogą dowolnie ustalić częstotliwość. Najczęściej jednak również decydują się na wypłatę nagród jubileuszowych z taką częstotliwością.

Nagrody jubileuszowe – jakie okresy są uwzględniane?

Do okresu zatrudnienia, który jest uwzględniany przy ustalaniu prawa do nagrody jubileuszowej, wlicza się przede wszystkim nie tylko okres zatrudnienia u danego pracodawcy, ale także u innych pracodawców.

Od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców ze sfery finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r., także u pozostałych pracodawców, do okresu zatrudnienia będą wliczane m.in. okresy:

• wykonywania umowy zlecenia,
• prowadzenia pozarolniczej działalności
• współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Nowe zasady obliczania okresu zatrudnienia wynikają z dodanego do kodeksu pracy art. 302¹ k.p.

Nagroda jubileuszowa nabyta wcześniej niż 5 lat od poprzedniej

Nowelizacja kodeksu pracy przyspieszy nabywanie nagród jubileuszowych. Pracownicy, którzy udowodnią dodatkowy okres zatrudnienia z tytułu np. umowy zlecenia lub prowadzenia działalności gospodarczej, nabędą kolejną nagrodę wcześniej niż 5 lat od otrzymania poprzedniej. A to naturalnie rodzi pytanie o zastosowanie wyłączenia z oskładkowania. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Dla płatników, szczególnie ze sfery finansów publicznych, gdzie tego typu sytuacji będzie bardzo dużo, to odpowiedź na pytanie, czy od takich nagród należy odprowadzić składki, to jedna z kluczowych informacji.

Stanowisko ZUS – czy jubileuszówki są oskładkowane?

ZUS w swoim stanowisku wydanym 21 stycznia 2026 r. poinformował, że w sytuacji, gdy szybsze nabycie prawa do nagrody jubileuszowej związane jest ze zmianą przepisów pozwalających na doliczenie dodatkowych okresów do stażu pracy, jubileuszówka nie jest oskładkowana.

Takie stanowisko to wpisuje się w dotychczasową wykładnię wspomnianego § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, w którym akcentuje się, że zwolnienie ze składek przysługuje, gdy zasady przyznawania jubileuszówek nie przewidują ich przyznawania częściej niż co 5 lat. W opisywanych sytuacjach zasady przyznawania jubileuszówek się nie zmieniają, a zmianie uległy przepisy dotyczące okresów, które mogą być uznawane za okres zatrudnienia.

Doliczenie okresów zlecenia lub działalności na podstawie nowych przepisów można więc porównać do sytuacji, gdy pracownik przedkłada pracodawcy dodatkowe, wcześniej nieujawniane dokumenty, które potwierdzają okres wliczany do stażu pracy na podstawie dotychczasowych przepisów.

Interpretacje indywidualne – doliczanie stażu pracy

Tak było w jednej ze spraw rozpatrywanych przez ZUS w postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej (interpretacja z 19 lipca 2023 r., znak WPI/200000/43/617/2023). Wątpliwość wnioskodawcy dotyczyła sytuacji, w której pracownik dostarczył pracodawcy dokumenty potwierdzające pracę w gospodarstwie rolnym, co pozwoliło pracownikowi na szybsze nabycie prawa do nagrody jubileuszowej.

ZUS uznał za prawidłowe stanowisko przedsiębiorcy, który stwierdził, że jubileuszówka w takiej sytuacji nie jest oskładkowana. ZUS stwierdził, że „ustawodawca zwolnieniu tego typu świadczenia z obowiązku odprowadzenia składek na ubezpieczenia przypisał periodycznemu, nie częstszemu niż co 5 lat nabywaniu przez pracownika prawa do nagrody jubileuszowej na podstawie zakładowego układu zbiorowego pracy lub innych przepisów płacowych (w tym regulaminu wynagradzania), a podstawa do uzyskania prawa do nagrody, a za tym i do braku obowiązku odprowadzania składek przez pracodawcę z tego tytułu jest udokumentowany staż pracy pracownika, przy czym prawo do nagrody, które musi wynikać z wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy, nie może przysługiwać częściej niż co 5 lat. Pracownik nabywa prawo do następnej nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej, tylko w sytuacji, gdy udokumentuje staż pracy poprzez przedstawienie dokumentów potwierdzających zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu prawa do poprzedniej nagrody.

Taka sytuacja ma miejsce u przedsiębiorcy występującego z wnioskiem o interpretację – pracownik przedsiębiorcy dwukrotnie przedstawiał dokumenty na potwierdzenie stażu pracy w gospodarstwie rolnym u ojca i u małżonki i tym samym uzyskiwał prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat ze względu na przedstawienie nowych dowodów dokumentujących staż pracy.”

Analogiczna wykładnia została więc zastosowana w odniesieniu do nagród jubileuszowych nabywanych szybciej niż w okresie 5 lat od poprzedniej w związku z zastosowaniem nowych przepisów kodeksu pracy.