Jawność wynagrodzeń i sprawozdanie: Kiedy pracodawca musi wyrównać płace?

Trwają prace nad wdrożeniem tzw. dyrektywy o jawności i równości wynagrodzeń (dyrektywa 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania). Dyrektywa powinna zostać zaimplementowana do 7 czerwca 2026 r., jednak prawdopodobnie ten termin nie zostanie zachowany.

Polska ustawa wdrożeniowa będzie nosiła nazwę „ustawa o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości” i jeszcze nie trafiła do Sejmu.

Niezależnie od zmian, jakie jeszcze zostaną dokonane w projekcie ustawy, jednak pewne obowiązki i tak zostaną na pracodawców nałożone. Dotyczy to przede wszystkim raportowania o strukturze wynagrodzeń w postaci „sprawozdań z luki płacowej”. Obowiązek ten ma dotyczyć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników.

Za niezłożenie sprawozdania o luce płacowej będzie groziła grzywna w wysokości do 50 000 zł.

Co będzie zawierało sprawozdanie z luki płacowej?

Sprawozdanie z luki płacowej będzie musiało zawierać informacje o:

• luce płacowej ze względu na płeć,
• luce płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych,
• medianie luki płacowej ze względu na płeć,
• medianie luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych,
• odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym przedziale wynagrodzenia,
• luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych

– dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.

Ustawa wprowadza nowe pojęcia, takie jak np. luka płacowa i mediana luki płacowej.

Co to jest luka płacowa ze względu na płeć?

Luka płacowa ze względu na płeć to różnica między średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej.

Co to jest mediana luki płacowej ze względu na płeć?

Mediana luki płacowej ze względu na płeć to różnica między medianą wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i medianą wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek mediany wynagrodzenia pracowników płci męskiej.

Co to jest kategoria pracowników?

Kategoria pracowników to pracownicy wykonujący jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, pogrupowani przez pracodawcę w sposób niearbitralny, na podstawie niedyskryminacyjnych i obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, o których mowa w art. 18^3c § 3 kodeksu pracy.

Jak wynika z tego przepisu, pracami o jednakowej wartości są prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.

Co uznaje się za składniki uzupełniające lub zmienne?

Za składniki uzupełniające lub zmienne uznaje się wszystkie składniki wynagrodzenia, o którym mowa w art. 18^3c § 2 k.p., poza wynagrodzeniem wynikającym z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną, oraz inne świadczenia otrzymywane z tytułu zatrudnienia, bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy, w formie pieniężnej lub w formie innej niż pieniężna.

Jak wynika ze wspomnianego art. 183c § 2 k.p., wynagrodzenie to obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

Kto będzie kontrolował rzetelność sprawozdania?

Z przepisów projektowanej ustawy wynika, że pracodawca potwierdza rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu po konsultacji z istniejącą zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, po konsultacji z tymi organizacjami.

Pracodawca musi zapewnić organizacjom związkowym dostęp do metody stosowanej do sporządzania sprawozdania z luki płacowej. Rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu potwierdza pracownik lub pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Jak często pracodawca będzie zobowiązany do sporządzania sprawozdania?

Z przepisów projektowanej ustawy wynika, że sprawozdanie z luki płacowej trzeba będzie składać do 31 marca:

• co trzy lata w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników;
• corocznie w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników.

Pierwsze sprawozdania będą jednak składane w specjalnych terminach:

• do 7 czerwca 2027 r. za okres od dnia 7 czerwca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. - pracodawca zatrudniający co najmniej 150 pracowników;
• do 7 czerwca 2031 r. za poprzedni rok kalendarzowy - pracodawca zatrudniający od 100 do 149 pracowników.

Komu pracodawcy będą musieli przekazać sprawozdanie?

Pracodawcy będą przekazywać sprawozdanie organowi monitorującemu. Organem monitorującym będzie organ właściwy do monitorowania i wspierania stosowania środków wynikających z egzekwowania zasady równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Czy dane ze sprawozdań zostaną upublicznione?

Pracodawca może udostępnić publicznie informacje zawarte w sprawozdaniu, w szczególności na swojej stronie internetowej. Niezależnie jednak od tego, czy to zrobi, czy nie, organ monitorujący opublikuje te informacje nie później niż do 31 maja każdego roku, na swojej stronie internetowej. Organ monitorujący zapewni dostęp do danych z poprzednich czterech lat, o ile są one dostępne.

Te zasady będą dotyczyły prawie wszystkich informacji zawartych w sprawozdaniu z wyjątkiem informacji o luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Jakie informacje pracodawca będzie musiał przekazać PIP i związkom zawodowym?

Pracodawca będzie musiał przekazać PIP i związkom zawodowym informacje o luce płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną oraz składników uzupełniających lub zmiennych. Będzie to musiał robić do 31 maja każdego roku.

Informacja ta będzie musiała być przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, za który sporządzono sprawozdanie z luki płacowej.

Pracodawca będzie musiał przekazać informacje o tej luce z poprzednich czterech lat:

• pracownikowi,
• zakładowej organizacji związkowej,
• Państwowej Inspekcji Pracy,
• organowi do spraw równości

Będzie musiał to zrobić po otrzymaniu wniosku, w terminie 14 dni od jego otrzymania.

Jakie skutki będzie mieć stwierdzenie luki płacowej?

Jeśli ze sprawozdania będzie wynikało, że luka płacowa ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynosi co najmniej 5%, a jednocześnie nie jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca będzie zobowiązany podjąć skuteczne działania zaradcze w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej.

Pracownicy, PIP, związki zawodowe oraz organ monitorujący będą mieli prawo wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o udzielenie dodatkowych, szczegółowych wyjaśnień dotyczących sprawozdania, w tym dotyczących różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć.

Pracodawca będzie zobowiązany do udzielenia wyjaśnień w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli z wyjaśnień wynika, że luka płacowa ze względu na płeć nie jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca podejmie skuteczne działania zaradcze w terminie uwzględniającym zakres wymaganych działań, nie dłuższym niż 8 miesięcy od udzielenia szczegółowych wyjaśnień.

Wspólna ocena wynagrodzeń – zasady

Pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń w konsultacji z zakładową organizacją związkową, gdy będą spełnione łącznie następujące warunki:

• sprawozdanie z luki płacowej wykazuje lukę płacową ze względu na płeć w którejkolwiek kategorii pracowników wynoszącą co najmniej 5%,
• pracodawca nie uzasadnił luki płacowej ze względu na płeć na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów,
• pracodawca nie podjął skutecznych działań zaradczych wobec nieuzasadnionej luki płacowej ze względu na płeć w terminie 6 miesięcy od dnia przekazania sprawozdania z luki płacowej.

Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca przeprowadzi wspólną ocenę wynagrodzeń w konsultacji z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jak stanowi projektowana ustawa, wspólna ocena wynagrodzeń jest przeprowadzana w celu zidentyfikowania różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a także w celu podjęcia skutecznych działań zaradczych wobec tych różnic i zapobiegania im.

Informacja ze wspólnej oceny wynagrodzeń będzie przekazywana pracownikom i zakładowym organizacjom związkowym w terminie 14 dni od dnia zakończenia wspólnej oceny. O te informacje może wystąpić także PIP i organ do spraw równości.

Pracodawcy będą zobowiązani wdrożyć wnioski ze wspólnej oceny.