Skuteczny system obejmuje więcej elementów niż tylko wewnętrzna polityka zgłaszania nieprawidłowości. Nie można zapominać także o informacji zwrotnej i o stanie postępowania
Krok 1. Przyjęcie zgłoszenia i wstępna analiza
Podmiot prawny, do którego określonym w procedurze kanałem wpłynęło zgłoszenie naruszenia prawa, musi potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego. Będzie on miał wtedy pewność, że jego informacja o ewentualnym naruszeniu dotarła do instytucji. Należy potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację. Wydaje się przy tym, że adres do kontaktu należy rozumieć szeroko – nie tylko jako adres korespondencyjny do wysyłki listowej, ale także np. adres e-mail. Podejście takie jest zasadne z uwagi na różnorodność kanałów, jakie można uwzględnić w procedurze.
Ważne! Jeżeli sygnalista zgłosi naruszenie np. telefonicznie i pozostawi swój adres e-mail, należy na ten adres przekazać potwierdzenie. Jeżeli pozostawi tylko numer telefonu do kontaktu – można wysłać wiadomość SMS.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.