Ma z niej wynikać, czy i jakie działania następcze zostały podjęte. Zgłaszający naruszenie nie dostanie takiej informacji, jeśli nie przekazał adresu do kontaktu
Jednym z uprawnień sygnalisty, wynikających bezpośrednio z ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa), jest otrzymanie informacji zwrotnej. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ustawy, jest to przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów tych działań. Ustawa nie precyzuje wielu kwestii związanych z tym uprawnieniem, więc podmioty prawne mogą mieć trudności z przekazaniem sygnaliście takiej informacji. Warto wiedzieć, jak praktycznie i efektywnie jej udzielić.
Wymogi prawne
Podmiotem odpowiedzialnym za przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej jest bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego upoważniona do podejmowania działań następczych. Oznacza to, że informacja zwrotna pochodzi bezpośrednio od podmiotu, który ma największą wiedzę o zgłoszeniu i prowadzonych działaniach.
Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej to trzy miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w razie nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – siedem dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której sygnalista nie przekazał adresu do kontaktu, na który informacja zwrotna powinna być przekazana. Ustawodawca wyszedł z założenia, że sygnalista, który nie chce otrzymać informacji zwrotnej, zakomunikuje to przez nieprzekazanie adresu do kontaktu. Nie ma przeciwwskazań, aby uzupełnił swój adres do kontaktu na późniejszym etapie i otrzymał informację zwrotną.
Warto pamiętać o tym, że sygnalista może oczekiwać informacji zwrotnej nie tylko w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego, ale także zgłoszenia zewnętrznego (do organu publicznego). Organ publiczny – w przeciwieństwie do podmiotu prawnego – ma prawo wydłużyć termin na przekazanie tej informacji z trzech do sześciu miesięcy, ale musi wcześniej o tym poinformować sygnalistę.
Forma i zakres
Ustawa nie przewiduje formy przekazania sygnaliście informacji zwrotnej. Oznacza to, że może być ona przekazana w dowolnej formie, ustnej lub dokumentowej. Nie ma przeciwwskazań, aby informacja zwrotna została przekazana jako wiadomość w systemie służącym do obsługi zgłoszeń wewnętrznych. W związku z ochroną, której sygnalista może się spodziewać, oraz dla celów dowodowych, forma ustna nie jest pożądana.
Ustawa nie wskazuje jasno, jak szczegółowy powinien być zakres informacji zwrotnej. Z pewnością musi ona zawierać dane o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach tych działań. Oznacza to, że sygnalista musi mieć pełen wgląd w działania następcze i znać przyczyny ich podjęcia. Zgodnie z ustawą przez takie działania należy rozumieć te podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia oraz w celu odzyskania środków finansowych. Sygnalista nie musi jednak znać szczegółów wyników poszczególnych działań, np. wyników postępowania wyjaśniającego dotyczącego elementu zgłoszenia. Konieczne jest to, aby informacja była konkretna i zrozumiała dla sygnalisty.
Informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla objęcia ochroną sygnalisty w przypadku dokonania przez niego ujawnienia publicznego. Dopiero w przypadku gdy zarówno podmiot prywatny, jak i organ publiczny (lub wyłącznie organ publiczny) nie przekażą informacji zwrotnej sygnaliście w terminie i nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych, może on oczekiwać objęcia go ochroną w tym trybie.
Udzielenie jej to jednak nie tylko zachowanie obowiązku prawnego, ale także element budowania zaufania do systemu zgłaszania nieprawidłowości. Brak informacji zwrotnej lub jej ogólny charakter może być podstawą do eskalacji konfliktu.
Trafność podjętych działań następczych, zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, należy oceniać według obiektywnych kryteriów. Będzie ona zależeć zatem od okoliczności każdej sprawy i od charakteru przepisów, które zostały naruszone. Sygnalista, który uzna, że jakieś działania mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy, może po otrzymaniu informacji zwrotnej zasugerować podjęcie dodatkowych kroków, aby wykryć nieprawidłowości lub podjąć działania prewencyjne. ©℗
!Podmiot prawny musi przekazać informację zwrotną w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. Gdy nie przekazał potwierdzenia zgłoszenia, ma na to 7 dni od zgłoszenia.
Podstawa prawna
Podstawa prawna
• art. 2 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928)
• dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17)