Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur sporo namieszało nie tylko w samej dokumentacji sprzedażowej. Oprócz zmian w wystawianiu i otrzymywaniu faktur przedsiębiorcy muszą nauczyć się żyć ze zmianami „pochodnymi”. Jedną z nich jest zarządzanie płynnością finansową, czyli cash flow.
KSeF przenosi środek ciężkości z daty otrzymania faktury w formie tradycyjnej lub wirtualnej, np. w formie pliku PDF, na moment jej zarejestrowania w systemie. KSeF umożliwia automatyzację procesów płatniczych, co pozwala na lepsze planowanie wydatków i szybszy obieg dokumentów, ale również wpływa na konieczność zmiany w zarządzaniu finansami firmy. Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność dostosowania dotychczasowych procedur związanych z kontrolą kosztów, akceptacją dokumentów oraz planowaniem przepływów pieniężnych. Data otrzymania faktury przestaje być kwestią wewnętrznych ustaleń kontrahentów czy własnych interpretacji, a staje się jednoznacznym punktem odniesienia dla wielu procesów finansowych w organizacji.
Data otrzymania faktury w KSeF
Obowiązkowy KSeF oznacza zmiany nie tylko w sposobie dokumentowania transakcji, ale także w zarządzaniu firmą. W praktyce szczególnie widoczny jest wpływ systemu centralnego na zarządzanie płynnością finansową oraz organizację procesów związanych z obsługą zobowiązań. Kluczowym elementem wprowadzonych zmian jest jednoznaczne określenie momentu otrzymania faktury ustrukturyzowanej w systemie. W przeciwieństwie do tradycyjnego obiegu dokumentów – papierowych oraz elektronicznych – w KSeF moment ten jest precyzyjnie ustalony.
Do tej pory można było uznać, że obieg dokumentów nie był do końca jednoznaczny. Wiele zależało od sposobu dostarczania faktur oraz wewnętrznego porozumienia między kontrahentami. W przypadku faktur papierowych zależał on od czasu dostarczenia dokumentu przez pocztę czy kuriera, natomiast przy fakturach elektronicznych – od momentu odczytania wiadomości e-mail przez odbiorcę. W praktyce często powodowało to wątpliwości przy obliczaniu terminów płatności.
System KSeF wprowadził w tym zakresie istotne uproszczenie - faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną już w momencie jej udostępnienia w systemie. Data ta jest rejestrowana automatycznie i nie może być zmieniana ani przez sprzedawcę, ani przez nabywcę. W efekcie przedsiębiorcy posiadają „czarno na białym” jednoznaczną informację o momencie, od którego należy liczyć termin płatności.
Rozwiązanie to zwiększa przejrzystość relacji gospodarczych, jednocześnie wymuszając zmianę podejścia do organizacji procesów finansowych, w tym cash flow. Dotychczasowe praktyki polegające na przesuwaniu momentu rejestracji faktury w systemie księgowym lub opóźnianiu jej obiegu „wewnętrznego” mogą prowadzić do problemów z zachowaniem płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Wpływ KSeF na cash flow
Podstawowym elementem zarządzania finansami przedsiębiorstwa jest kontrola przepływów pieniężnych. W dużym uproszczeniu oznacza to planowanie momentów wpływów i wydatków w taki sposób, aby nie stracić zdolność do terminowego regulowania zobowiązań (np. zapłaty za towary czy wypłatę wynagrodzeń pracownikom). Wprowadzenie obowiązkowego KSeF spowodowało, że data otrzymania faktury stała się bardzo ważnym punktem w strategii finansowej przedsiębiorcy.
Jeżeli termin płatności jest liczony od momentu doręczenia faktury (np. 14 dni od tej daty), przedsiębiorstwo musi uwzględniać w swoich prognozach finansowych dokładną datę udostępnienia dokumentu w systemie. Oznacza to konieczność stałego monitorowania KSeF oraz szybkiego wprowadzania nowych faktur do wewnętrznych systemów finansowo-księgowych. Mało który przedsiębiorca będzie korzystał z „gołego” systemu centralnego. Aby efektywnie prowadzić działalność gospodarczą, niezbędne jest dobre oprogramowanie zintegrowane z KSeF.
„Nowy” moment doręczenia faktury w praktyce może prowadzić do skrócenia czasu pomiędzy otrzymaniem faktury a koniecznością jej opłacenia. Do tej pory dokument sprzedaży najczęściej trafiał do księgowości dopiero po kilku dniach od jego wysłania przez kontrahenta. Teraz informacja o fakturze jest dostępna w systemie już w chwili jej wysłania, co powoduje, że również proces jej obsługi powinien przebiegać szybciej.
Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność modyfikacji systemów planowania finansowego oraz automatyzacji procesów związanych z importem danych z KSeF do systemów księgowych.
Przyśpieszenie procesów akceptacji faktur a cash flow firmy
Jednym z największych wyzwań organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem KSeF jest konieczność usprawnienia wewnętrznych procedur akceptacji faktur kosztowych. Trzeba pamiętać, że każdy dzień opóźnienia może mieć negatywny wpływ na cash flow przedsiębiorstwa.
W wielu firmach proces akceptacyjny obejmuje kilka etapów, takich jak weryfikacja dokumentu pod względem formalnym, potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy oraz akceptacja przez osobę za to odpowiedzialną (np. kierownika działu).
W tradycyjnym modelu obiegu dokumentów czas trwania takiej procedury był często wydłużony, ponieważ faktura fizycznie krążyła pomiędzy różnymi działami firmy. W KSeF dokument jest dostępny natychmiast na portalu. To z kolei oznacza, że wewnętrzne procesy akceptacji muszą ulec przyśpieszeniu – kilka dni na zbadanie faktury i następne poinformowanie o wyniku kontroli kierownika to o wiele za dużo.
Jeżeli przedsiębiorstwo nie dostosuje swoich procedur do nowej rzeczywistości, może dojść do sytuacji, w której faktura będzie przez dłuższy czas oczekiwać na zatwierdzenie, mimo że termin płatności zaczął już biec. W efekcie rośnie ryzyko powstawania zaległości wobec kontrahentów oraz pojawienia się konieczności zapłaty odsetek i konsekwencji utraty płynności finansowej. Dlatego też wdrożenie KSeF powinno być traktowane nie tylko jako zmiany „informatyczne”, ale również (a może przede wszystkim) jako bodziec do przeanalizowania i ewentualnego usprawnienia procesów związanych z obsługą zobowiązań.
Ryzyko zatorów płatniczych
Niewłaściwie ukształtowanie procesów obsługi dokumentacji sprzedażowej może prowadzić do powstania zatorów płatniczych. Ryzyko to pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy informacja o fakturze nie trafia w odpowiednim czasie do osób odpowiedzialnych za jej akceptację lub gdy w przedsiębiorstwie w ogóle brakuje mechanizmów monitorowania terminów płatności.
W praktyce problem może polegać na tym, że faktura pojawia się w systemie KSeF, ale nie zostaje automatycznie przekazana do właściwej komórki organizacyjnej zajmującej się księgowaniem i płatnościami. Co więcej, jeśli proces identyfikacyjny dokumentów odbywa się ręcznie, istnieje ryzyko, że zostanie on zauważony dopiero po upływie kilku dni. W takiej sytuacji przedsiębiorca traci część czasu przeznaczonego na weryfikację faktury i wykonanie płatności.
Dodatkowym problemem może być brak integracji KSeF z systemami księgowymi. Wówczas pracownicy muszą ręcznie pobierać faktury z systemu i wprowadzać je do wewnętrznych aplikacji. Tego rodzaju rozwiązanie zwiększa ryzyko opóźnień oraz błędów.
Program księgowy pomoże w zarządzaniu płynnością finansową
Jednym ze sposobów znacznego ograniczenia ryzyka związanego z obsługą faktur ustrukturyzowanych jest wdrożenie w firmie automatyzacji procesów księgowych i finansowych. Z całą pewnością pomocny w tym będzie dobry program księgowy, pozwalający nie tylko zintegrować KSeF z oprogramowaniem wykorzystywanym w przedsiębiorstwie do prowadzenia ksiąg rachunkowych i zarządzania dokumentami, ale również na planowanie finansowe firmy. Takie właśnie jest oprogramowanie 360Księgowość.
Dzięki temu rozwiązaniu faktura udostępniona w KSeF może być automatycznie pobierana i rejestrowana w systemie księgowym. Jednocześnie możliwe jest uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów, który przekazuje fakturę do właściwych osób odpowiedzialnych za jej akceptację. Inteligentne rozwiązania oprogramowania pozwalają także na bieżące monitorowanie terminów płatności oraz generowanie powiadomień o zbliżających się zobowiązaniach. W efekcie przedsiębiorstwo może szybciej reagować na pojawiające się faktury i lepiej planować przepływy pieniężne.
Dodatkowo rozwiązania, jak 360Księgowość wspierają procesy kontrolne w firmie. Umożliwiają bowiem analizę struktury kosztów oraz prognozowanie przyszłych zobowiązań. To wszystko sprawia, że zmiany jakie wprowadza obowiązkowy KSeF nie powinny negatywnie wpływać na cash flow przedsiębiorcy. Ważne, aby prawidłowo podejść do sprawy i wdrożyć odpowiednie procedury.
Skrócony zwrot VAT a cash flow
Dosyć istotnym elementem wpływającym na cash flow przedsiębiorstwa jest możliwość jaką daje art. 87 ust. 2 ustawy o VAT, czyli wniosek o zwrot różnicy podatku. Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu mogą ubiegać się o zwrot nadwyżki podatku VAT w terminie 40 dni. Wcześniej termin ten wynosił 60 dni, licząc od dnia złożenia deklaracji podatkowej. Skrócenie okresu oznacza zatem szybszy dostęp do środków finansowych, które w wielu przedsiębiorstwach stanowią istotny element kapitału obrotowego.
Ważne! Nadal istnieją terminy szybsze, tj. 15 dni lub 25 dni, przewidziane w przepisach art. 87 ust. 6 i 6d ustawy o VAT.
Z punktu widzenia zarządzania cash flow ma to duże znaczenie szczególnie w branżach o wysokiej wartości podatku naliczonego, takich jak handel, produkcja czy też budownictwo. Tutaj nadwyżki VAT mogą być znaczące, a przyspieszenie ich zwrotu pozwala ograniczyć konieczność finansowania działalności kredytem lub innymi zewnętrznymi źródłami kapitału.
W praktyce skrócony termin zwrotu VAT może pełnić funkcję narzędzia wspierającego płynność finansową przedsiębiorstwa.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu