Najdroższe drukarki mają zazwyczaj najniższe koszty eksploatacji

Najważniejszy jest wybór urządzenia – trzeba dostosować je do potrzeb firmy. Należy zastanowić się, ile stron miesięcznie będziemy drukować, jak ważny jest dla nas druk kolorowy (i czy w ogóle jest potrzebny), jak ważna jest jakość wydruków, do jakich maksymalnych obciążeń urządzenie powinno być dostosowane i ile osób będzie z niego korzystać. Odpowiedzmy też na pytanie, czy interesuje nas tylko drukowanie, czy może również skanowanie, kopiowanie i faksowanie. Nie można zapomnieć także o zaplanowaniu budżetu na zakup i eksploatację. Z kilkuset urządzeń dostępnych na rynku tylko kilka lub kilkanaście spełni wymagania. Potem pozostanie już tylko porównanie kosztów urządzeń oraz kosztów materiałów eksploatacyjnych w nich wykorzystywanych. Generalna zasada jest taka, że im urządzenie jest droższe w chwili zakupu, tym tańsza będzie jego eksploatacja (najważniejsze jest więc oszacowanie liczby wydruków).