Reforma prawa cywilnego: Czego zabrakło w nowelizacji?

Trudno jest mi jednoznacznie ocenić tę reformę. Zmiany polegające choćby na wprowadzeniu do kodeksu cywilnego definicji dokumentu były oczekiwane i zasadniczo są słuszne. Jesteśmy na etapie informatyzacji i cyfryzacji obrotu, która w najbliższych latach będzie postępowała. Wydaje się jednak, że obrót prawny już jakiś czas temu poradził sobie z pewnymi zagadnieniami związanymi z nowymi technologiami i informatyzacją obrotu, i nowe regulacje, wbrew pozorom, mogą nie wpłynąć znacząco na dotychczasową praktykę. Zauważyć trzeba, że np. definicja dokumentu pojawiła się choćby w projekcie księgi pierwszej kodeksu cywilnego, który powstał kilka lat temu. Tymczasem definicja do kodeksu cywilnego została wprowadzona dopiero teraz. Z kolei nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego stwarza dopiero pewne ramy dla informatyzacji sądów, która nastąpi w przyszłości. Trudno jest mi ją więc oceniać na tym etapie. Dodatkowo, co trzeba uczciwie powiedzieć, wydaje się, że ustawodawca nie ustrzegł się pewnych niedociągnięć.

Moje wątpliwości budzi jeden z kluczowych nowo dodanych przepisów, czyli art. 77³ k.c. Stanowi on, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Proszę jednak zwrócić uwagę, że w definicji tej zabrakło wyraźnego stwierdzenia, że sposób utrwalenia informacji musi umożliwiać jej zachowanie i odtworzenie. Tymczasem z uzasadnienia nowelizacji wynika jasno, że ustawodawca uznaje te dwa elementy za cechy konstytutywne dokumentu. Ta na pozór drobna różnica pomiędzy intencją ustawodawcy a efektem w postaci uchwalonego przepisu może wywołać wiele wątpliwości.

Można próbować argumentować, że skoro ustawodawca w przepisie nie wskazał wyraźnie, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, a sposób utrwalenia musi umożliwiać jego zachowanie i odtworzenie, to tym samym zrezygnował z uznania tych dwóch cech za istotne dla definicji dokumentu. Prowadziłoby to do wniosku, że za dokument mógłby zostać uznany np. chwilowy komunikat, który pojawił się na stronie internetowej. A przecież nie do końca o to chodzi. Pojęcie dokumentu związane jest przede wszystkim z jego funkcją dowodową i legitymacyjną. Chcemy mieć dokument po to, aby móc w przyszłości coś udowodnić, dowieść, że dana osoba złożyła oświadczenie o konkretnej treści i najczęściej w praktyce chodzi o udowodnienie tego w razie sporu przed sądem. Z tego właśnie względu tak istotne jest, aby utrwalenie umożliwiało zachowanie i odtworzenie treści informacji w przyszłości. Nie jest przy tym istotne, że dokument można następczo zniszczyć, spalić czy wykasować. Chodzi o samą istotę danego sposobu utrwalenia. Nie mamy np. wątpliwości co do tego, że dokumentem jest podpisane pismo, które możemy za jakiś czas przeczytać i odtworzyć jego treść. Nie jest istotne, że pismo takie można wrzucić do niszczarki.

Tak, sądzę, że mail, faks czy SMS można uznać za dokumenty i generalnie spełniają one wymogi formy dokumentowej niezależnie od pewnej nieścisłości, która się wkradła w przepisy. Ale trzeba zauważyć, że do zachowania formy dokumentowej niezbędne jest również, aby oświadczenie woli w tej formie zostało złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej takie oświadczenie. A ustawodawca nie precyzuje, w którym momencie ma nastąpić to ustalenie osoby składającej – czy już w chwili składania oświadczenia, czy dopiero w chwili ewentualnego sporu. W uznaniu maila czy SMS-a za dokument pomaga też to, że od 1 lipca 2016 r. w polskim porządku prawnym funkcjonuje już definicja dokumentu elektronicznego, wprowadzona przez przepisy tzw. rozporządzenia eIDAS. Definicja ta jako dokument elektroniczny, czyli każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, traktuje też m.in. nagranie dźwiękowe, wizualne czy audiowizualne. Podkreślić trzeba, że definicja dokumentu elektronicznego z rozporządzenia eIDAS jest węższa niż nowa definicja dokumentu z kodeksu cywilnego i można zaryzykować stwierdzenie, że każdy dokument elektroniczny w rozumieniu eIDAS jest dokumentem w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Jest jeszcze jeden istotny problem, który powstaje na gruncie potwierdzania zawarcia umów bądź sprzeciwiania się ich warunkom. Najprościej rzecz ujmując, umowy zawarte za pomocą e-maila, faksu czy SMS-a zostaną uznane za zawarte w formie dokumentowej, a za umowy zawarte bez zachowania tej formy zostaną uznane umowy ustne. Bez wątpienia zaś umowa ustna zawierana jest także bez zachowania formy pisemnej.

Pojawia się wątpliwość, w jakiej formie przedsiębiorcy powinni potwierdzić umowę lub złożyć sprzeciw co do potwierdzenia. Dokonanie tej czynności w nieodpowiedniej formie powoduje przecież bezskuteczność oświadczenia.

I teraz w praktyce mogą się pojawić problemy w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy ustnej złoży drugiej stronie potwierdzenie tej umowy (oczywiście przy założeniu, że potwierdzenie zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści) w formie pisemnej (czyli z własnoręcznym podpisem), podczas gdy ustawodawca mówi, że wystarczające jest potwierdzenie w dokumencie. W takim przypadku pojawia się bowiem pytanie, czy druga strona powinna złożyć sprzeciw co do potwierdzenia również w formie pisemnej, czy mimo wszystko wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej i złożenie sprzeciwu np. mailem czy faksem.

Wydaje się, że wystarczające będzie złożenie sprzeciwu w dokumencie. To, że druga strona skorzystała z „silniejszej” formy pisemnej, nie oznacza, że do zachowania tej formy zobowiązany jest także ten, kto składa sprzeciw.

Niemniej jednak z perspektywy sporów – które zapewne pojawią się już niebawem właśnie w związku z tym brakiem precyzji po stronie ustawodawcy – warto dla własnego bezpieczeństwa rozważyć, czy nie lepiej w sytuacji, gdy ktoś pisemnie potwierdza zawarcie z nami umowy, a my chcemy złożyć sprzeciw, dokonać tej ostatniej czynności także w formie pisemnej.

A to z kolei oznacza, że znaczenie tego elementu nowelizacji nie będzie wcale tak istotne dla praktyki obrotu, jak zakładano, skoro odpowiedź na „silniejszą” formę oświadczenia woli także w formie „silniejszej”, czyli pisemnej, wydaje się najrozsądniejsza.