Pracownicy zaczną porównywać pensje. Czy pracodawca będzie musiał wyjaśnić, dlaczego jedni zarabiają więcej?

Pracownicy poznają więcej informacji o pensjach. Pracodawcy będą musieli wyjaśniać zasady wynagradzania

Nowe regulacje dotyczące przejrzystości wynagrodzeń mogą istotnie zmienić relacje między pracownikami i pracodawcami. Zatrudnieni otrzymają więcej informacji pozwalających porównywać poziomy wynagrodzeń, natomiast firmy będą musiały uporządkować zasady wartościowania stanowisk oraz być przygotowane do uzasadniania decyzji płacowych.

O tym, jak nowe przepisy mają działać w praktyce, jakie informacje o pensjach otrzyma pracownik i kiedy różnica w wynagrodzeniach może stać się podstawą roszczeń, rozmawiamy z radczynią prawną Sandrą Szybak-Bizacką, partnerką w CSP Chruściel Szybak Polewka.

Czy po wejściu w życie nowych przepisów pracownik będzie mógł dowiedzieć się, ile zarabiają inni pracownicy wykonujący taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości?

- To jeden z największych mitów wokół nowych przepisów. Projekt ustawy nie daje pracownikowi prawa do poznania wynagrodzenia konkretnej osoby. Nie będzie można zwrócić się do pracodawcy z pytaniem, ile zarabia konkretny kolega lub koleżanka z pracy. Pracownik uzyska natomiast dostęp do danych zagregowanych, czyli informacji o średnich poziomach wynagrodzeń kobiet i mężczyzn w grupie osób wykonujących jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości. Ustawodawca bardzo wyraźnie stara się pogodzić dwa cele: zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń oraz ochronę danych osobowych. Z punktu widzenia pracodawców oznacza to przede wszystkim konieczność uporządkowania struktury stanowisk i stworzenia kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Dopiero bowiem na tej podstawie będzie możliwe udzielanie pracownikom wymaganych informacji. W praktyce więc większym wyzwaniem niż samo udostępnianie danych będzie prawidłowe zbudowanie systemu wartościowania i klasyfikacji stanowisk.

Jakie zatem konkretnie informacje pracownik będzie mógł uzyskać od pracodawcy?

- Zakres informacji jest dość szeroki. Pracownik będzie miał prawo uzyskać informację o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz indywidualnym godzinowym poziomie wynagrodzenia. Dodatkowo będzie mógł poznać średnie poziomy wynagrodzeń i średnie godzinowe poziomy wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości. Poziomy wynagrodzenia będzie się obliczać za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku. Jeżeli pracownik uzna, że otrzymane informacje są niedokładne lub niekompletne, będzie mógł wystąpić o dodatkowe wyjaśnienia oraz bardziej szczegółowe informacje dotyczące przekazanych danych. Pracodawca będzie miał obowiązek odpowiedzieć na taki wniosek w określonym ustawowo terminie, tj. nie później niż w ciągu 30 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli przekazanie informacji mogłoby prowadzić do ustalenia wynagrodzenia konkretnego pracownika, stosowane będą mechanizmy ochronne ograniczające dostęp do takich danych. Będzie to dotyczyć przede wszystkim mniejszych zespołów, w których nawet przekazanie średnich wynagrodzeń mogłoby umożliwić łatwe ustalenie zarobków poszczególnych osób. W takiej sytuacji pracodawca będzie informował pracownika o braku możliwości udostępnienia danych ze względu na ryzyko identyfikacji konkretnego pracownika. Nie oznacza to jednak, że sprawa zostaje zakończona. Na wniosek pracownika informacje mogą zostać przekazane reprezentującej go organizacji związkowej lub specjalnemu organowi do spraw równości. Co istotne, również te podmioty nie będą mogły ujawnić pracownikowi rzeczywistych wynagrodzeń konkretnych osób. Ich rolą będzie natomiast, jak to wskazuje projekt ustawy, doradztwo pracownikowi w zakresie ewentualnych roszczeń. Powstaje jednak pytanie, jak takie doradztwo ma wyglądać w praktyce. Aby pracownik mógł racjonalnie ocenić zasadność wystąpienia do sądu, musi otrzymać informację pozwalającą zrozumieć, czy istnieją znaczące różnice wynagrodzeń i czy mogą one być nieuzasadnione. Trudno wyobrazić sobie skuteczne doradztwo oparte wyłącznie na ogólnym stwierdzeniu, że roszczenie może lub nie może być zasadne. To z pewnością wymaga doprecyzowania w toku dalszych prac legislacyjnych.

Czy pracodawca będzie musiał wyjaśnić pracownikowi, dlaczego osoba zatrudniona na podobnym stanowisku zarabia więcej?

- Nie w odniesieniu do konkretnej osoby. Nowe przepisy nie tworzą prawa do poznania przyczyn wynagrodzenia konkretnego współpracownika. Może jednak dojść do sytuacji, w której pracownik po otrzymaniu informacji o średnich poziomach wynagrodzeń zacznie zadawać pytania dotyczące przyczyn istniejących różnic. Wówczas pracodawca powinien być przygotowany do wyjaśnienia, jakie obiektywne kryteria wpływają na poziom wynagrodzeń w danej grupie. Dotychczas wielu pracodawców funkcjonowało w warunkach stosunkowo ograniczonej przejrzystości wynagrodzeń. Po wejściu w życie nowych przepisów konieczna będzie gotowość do uzasadniania każdej decyzji płacowej. Nie chodzi jednak o tłumaczenie indywidualnych pensji, lecz o wykazanie, że system wynagrodzeń opiera się na racjonalnych i obiektywnych zasadach.

Jakie różnice w wynagrodzeniach między pracownikami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości będą dopuszczalne? Czy wyższą pensję mogą uzasadniać np. doświadczenie, staż pracy, wyniki, dodatkowe kompetencje albo indywidualne negocjacje przy zatrudnieniu?

- To jedno z najważniejszych pytań z punktu widzenia pracodawców. Wbrew obawom pojawiającym się na rynku celem nowych przepisów nie jest wprowadzenie obowiązku identycznego wynagradzania wszystkich osób wykonujących pracę o jednakowej wartości. Projekt ustawy wprost przewiduje możliwość różnicowania wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, jeżeli pracodawca kieruje się obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci kryteriami. Jako przykładowe kryteria wskazywane są między innymi osiągnięcia, kompetencje, rozwój umiejętności czy staż pracy. W praktyce oznacza to, że nadal możliwe będzie wyższe wynagradzanie najlepiej ocenianych specjalistów, osób posiadających szczególne kwalifikacje lub pracowników realizujących bardziej odpowiedzialne zadania czy osiągających najlepsze wyniki. Problem pojawi się dopiero wtedy, gdy pracodawca nie będzie potrafił wskazać racjonalnych przyczyn różnic albo gdy stosowane kryteria będą niejasne, niespójne lub stosowane wybiórczo.

Czy sam fakt, że jeden pracownik wynegocjował przy zatrudnieniu wyższe wynagrodzenie, będzie wystarczającym uzasadnieniem różnicy płac? Czy pracodawcy powinni przygotować dodatkowe, obiektywne kryteria różnicowania wynagrodzeń?

- Sam fakt, że jeden kandydat skuteczniej negocjował warunki zatrudnienia, nie stanowi obiektywnego i neutralnego kryterium uzasadniającego różnicę wynagrodzeń pomiędzy pracownikami wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Nowe przepisy nie ograniczają oczywiście swobody negocjowania warunków zatrudnienia. Pracodawca nadal będzie mógł indywidualnie ustalać wysokość wynagrodzenia z kandydatem. Nie zmienia to jednak faktu, że w razie zakwestionowania różnic płacowych powinien być w stanie wykazać, iż wyższe wynagrodzenie znajduje oparcie w obiektywnych przesłankach związanych z pracą lub pracownikiem, takich jak doświadczenie, kompetencje, zakres odpowiedzialności, wyniki czy szczególne kwalifikacje. Sama skuteczność negocjacyjna nie jest bowiem ani cechą stanowiska, ani obiektywnym miernikiem wkładu pracownika w wykonywaną pracę. Jeżeli więc jedynym uzasadnieniem wyższego wynagrodzenia miałoby być to, że dana osoba wynegocjowała lepsze warunki, pracodawca może mieć trudność z wykazaniem, że różnica opiera się na obiektywnych i neutralnych kryteriach wymaganych przez projektowane przepisy. Dlatego pracodawcy powinni zadbać o to, aby nawet jeśli indywidualne negocjacje wpływają na poziom wynagrodzenia przy zatrudnieniu, możliwe było jednoczesne wskazanie konkretnych okoliczności uzasadniających wyższą stawkę, takich jak większe doświadczenie, unikalne kompetencje czy większa wartość rynkowa kandydata wynikająca z posiadanych kwalifikacji. To właśnie te okoliczności, a nie sam fakt skutecznych negocjacji, powinny stanowić rzeczywiste uzasadnienie różnicy wynagrodzeń.

Czy pracownik, który odkryje, że zarabia mniej od współpracownika wykonującego porównywalną pracę, będzie mógł domagać się podwyżki lub wyrównania wynagrodzenia? Czy sama różnica wystarczy do wystąpienia z roszczeniem?

- Sama różnica wynagrodzeń nie oznacza automatycznie naruszenia prawa. Pracownik będzie musiał wykazać, że wykonuje taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości, a jednocześnie różnica nie znajduje uzasadnienia w obiektywnych kryteriach stosowanych przez pracodawcę. Warto podkreślić, że projekt ustawy nie eliminuje możliwości różnicowania wynagrodzeń. Eliminuje natomiast sytuacje, w których pracodawca nie jest w stanie wyjaśnić przyczyn tych różnic albo opierają się one na niedopuszczalnych kryteriach. Jeżeli jednak pracownik wykaże naruszenie zasady równego wynagradzania, będzie mógł dochodzić odpowiednich roszczeń, w tym wyrównania wynagrodzenia i zadośćuczynienia.

Na kim będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że różnica wynagrodzeń jest albo nie jest uzasadniona? Jakie znaczenie będzie to miało w ewentualnym sporze sądowym?

- Projekt przewiduje rozwiązania bardzo istotne z punktu widzenia postępowań sądowych. Jeżeli pracodawca nie będzie realizował obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń, jego sytuacja procesowa może ulec istotnemu pogorszeniu. W takich przypadkach to właśnie pracodawca będzie musiał wykazywać, że stosowane różnice opierały się na obiektywnych przyczynach, nawet jeżeli osoba, która zarzuca pracodawcy naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie uprawdopodobni występowania bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji. W praktyce oznacza to wzrost znaczenia dokumentacji HR. Pracodawcy będą musieli być przygotowani na przedstawienie kryteriów wynagradzania, zasad awansów, systemów ocen okresowych czy innych dokumentów potwierdzających racjonalność podejmowanych decyzji.

Jakie roszczenia mogą przysługiwać pracownikowi, jeżeli okaże się, że różnica płac narusza zasadę równego wynagradzania? Czy będzie można dochodzić wyrównania wynagrodzenia za wcześniejsze lata?

- Pracownik będzie mógł dochodzić pełnego wyrównania zaległego wynagrodzenia wraz z powiązanymi świadczeniami, odszkodowaniem za utracone korzyści oraz odsetkami. Dodatkowo możliwe będzie dochodzenie zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie. Istotne znaczenie ma również zmiana dotycząca przedawnienia roszczeń. Warto zwrócić uwagę, że obecnie roszczenia pracownicze przedawniają się co do zasady po upływie trzech lat od momentu ich wymagalności. W przypadku roszczeń związanych z naruszeniem zasady równego wynagradzania ustawodawca proponuje jednak inne rozwiązanie. Termin przedawnienia ma być liczony od chwili, gdy pracownik dowiedział się albo przy zachowaniu należytej staranności mógł dowiedzieć się o naruszeniu. Oznacza to, że większa przejrzystość wynagrodzeń może w praktyce wpływać również na moment rozpoczęcia biegu przedawnienia. Jeżeli bowiem dopiero dzięki informacjom uzyskanym od pracodawcy pracownik poweźmie wiedzę o potencjalnie nieuzasadnionych różnicach płacowych, może argumentować, że właśnie od tego momentu należy liczyć termin na dochodzenie roszczeń. To rozwiązanie może zwiększyć ryzyko sporów dotyczących zdarzeń sprzed kilku lat, zwłaszcza w organizacjach, które nie posiadają dobrze udokumentowanych zasad wynagradzania.

Jakie spory sądowe mogą najczęściej pojawiać się po wejściu nowych przepisów w życie? Czy można spodziewać się wzrostu liczby pozwów dotyczących nierównego wynagradzania?

- Można spodziewać się wzrostu liczby sporów o wyrównanie wynagrodzeń (odszkodowania) i zadośćuczynienie z tytułu nierównego traktowania. Nowe przepisy przede wszystkim zwiększą dostęp pracowników do informacji. To z kolei oznacza większą liczbę pytań o zasadność decyzji płacowych podejmowanych przez pracodawców. Na wzrost liczby spraw może wpływać również fakt, że dochodzenie roszczeń pracowniczych przed sądem pracy pozostaje stosunkowo łatwo dostępne. Pracownicy co do zasady nie ponoszą opłat sądowych od pozwów, a dodatkowo dzięki wykorzystywaniu narzędzi opartych na sztucznej inteligencji coraz łatwiej jest przygotować pozew bez korzystania z profesjonalnej pomocy prawnej (abstrahując od tego, że potem okazuje się, że jednak poza ładnymi sformułowaniami – AI nie podołała z właściwą oceną sprawy, bo nie zwróciła uwagi na istotne niuanse). Wzrost liczby spraw niekoniecznie zatem musi oznaczać wzrost liczby spraw zasadnych. Warto podkreślić, że największym zagrożeniem dla pracodawców nie są same różnice płacowe. Projekt ustawy wyraźnie dopuszcza ich istnienie. Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy organizacja nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, dlaczego te różnice istnieją. Firmy posiadające uporządkowane siatki płac, przejrzyste kryteria podwyżek, uporządkowane systemy wartościowania stanowisk i dobrze udokumentowane decyzje personalne powinny znacznie łatwiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości niż pracodawcy, którzy przez lata opierali politykę wynagrodzeń wyłącznie na indywidualnych negocjacjach.