Przystąpienie 1 lipca 2019 do Pracowniczych Planów Kapitałowych największych firm rodziło sporo pytań i różnic interpretacyjnych. Trudno się dziwić, biorąc pod uwagę, że do 1 lipca nie istniały żadne praktyki rynkowe w zakresie PPK w naszym kraju. Po kilku miesiącach działania jest już łatwiej. Kolejni dołączający do PPK mogą korzystać z doświadczeń zdobytych podczas wdrażania przez poprzedników. Niedługo pora na małych i średnich przedsiębiorców.
Będzie to ogromna operacja, wręcz logistyczne wyzwanie dla Polskiego Funduszu Rozwoju, bo firm małych i średnich jest po prostu bardzo dużo. A jak do PPK powinny przygotowywać się te przedsiębiorstwa? O czym pamiętać?
to te zatrudniające mniej niż 250 pracowników, których roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów euro. W Polsce jest obecnie ponad 15 tys. średnich firm. W firmach zatrudniających od 50 do 249 pracowników Pracownicze Plany Kapitałowe wejdą w życie od 1 stycznia 2020 r. (według stanu zatrudnienia na dzień 30 czerwca 2019 r.).
, to te zatrudniające mniej niż 50 pracowników, których roczny obrót oraz/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 10 milionów euro. W Polsce jest niemal 54 tys. małych firm. W firmach zatrudniających od 20 do 49 pracowników – start programu nastąpi 1 lipca 2020 r. (według stanu zatrudnienia na dzień 31 grudnia 2019 r.).
1 stycznia 2020 obowiązkiem utworzenia PPK objęta zostanie grupa firm średnich. Będą mogły skorzystać z doświadczeń zdobytych w czasie uruchamiania PPK w pierwszej fazie, bo niezależnie od wielkości, model wdrażania będzie identyczny.
Warto zastanowić się nad odpowiednim zaplanowaniem konkretnych czynności. Im wcześniej – tym lepiej. Im bardziej szczegółowy plan – tym jeszcze lepiej. Wiele z nich można (i trzeba) wykonać wcześniej. Należy do nich np. sprawdzenie, ile osób kwalifikuje się do zapisania do PPK, oszacowanie, oczywiście w dużym przybliżeniu, ile osób w programie pozostanie, jakie w związku z tym koszty czekają pracodawcę, czy stać go na deklarację wpłaty dodatkowej.
Szacując koszty, warto też określić potrzeby kadrowe. Rozwiązanie najprostsze nie zawsze jest najlepsze. Dodanie obowiązków pracownikom w dziale HR, może wcale nie okazać się rozwiązaniem ekonomicznym.
Możliwym i niezbędnym wręcz do wykonania przed 1 stycznia 2020 jest oszacowanie kosztów wdrożenia i obsługi systemu informatycznego do PPK.
MŚP już mogą też zapoznać się z ofertami instytucji finansowych, widniejących na portalu www.mojeppk.pl. Gruntowna i niespieszna analiza propozycji ułatwi pracodawcy wybór, a wcześniej przygotuje do rozmowy ze związkami zawodowymi czy reprezentacją pracowników.
I jeszcze coś, co pracodawca powinien umieścić na liście zadań – koncepcja przekazania informacji na temat PPK pracownikom, bo to na ile uda się programem zainteresować, przekuje się na ich deklaracje. I raczej, pamiętając o karach za sugerowanie rezygnacji, nie warto oczekiwać, że większość zatrudnionych z PPK postanowi zrezygnować.
Zgodnie z ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych, każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, musi utworzyć PPK dla swoich pracowników.
Zwolnieni z tego obowiązku będą m.in. mikroprzedsiębiorcy (czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób), w sytuacji gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK.
Do PPK zapisane zostają automatycznie , czyli zarówno pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę, jak i zleceniobiorcy oraz wykonujący pracę nakładczą, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych; członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.
Zasada ta dotyczy też cudzoziemców zatrudnionych w Polsce.
Z automatu nie znajdą się na niej pracownicy 55 plus, którzy będą mogli jednak sami chęć przystąpienia zadeklarować. Górna granica wieku to 70 lat.
O tym kto ostatecznie na liście, a tym samym w PPK, pozostanie, okaże się, gdy pracownicy podejmą decyzję. Warto pamiętać: nie będzie to decyzja ostateczna! Pracownik może w dowolnym momencie do PPK przystąpić, jak i z nich zrezygnować.
Pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi (lub reprezentacją pracowniczą) musi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników.
z jedną z następujących instytucji finansowych:
• Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych
• Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne
• Zakładem Ubezpieczeń
Pełna lista instytucji na stronie https://www.mojeppk.pl
Środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł: z budżetu - jednorazowa wpłata na powitanie 250 zł, a potem raz w roku kwota w wysokości 240 zł, z wpłat własnych pracownika w wysokości 2 proc. wynagrodzenia brutto (ewentualnie dodatkowo 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto) oraz z wpłat pracodawcy. Obowiązkowo będzie on wpłacać 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może też zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką, o ile uzna, że jego budżet jest w stanie znieść tego typu obciążenie. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto (czyli w sumie 4 proc.).
Już obecnie firmy prowadzą operacje płacowo-księgowo-kadrowe z wykorzystaniem odpowiednich programów. Warto je zaktualizować pod kątem informatyzacji ewidencjonowania (także deklaracji rezygnacji/przystąpienia), obliczania wpłat i przekazywania środków, informatyzacji procesów na linii pracodawca – instytucja finansowa.
Także w przypadku gromadzenia i archiwizowania materiałów dotyczących PPK rola oprogramowania będzie istotna.
Sporo małych i średnich firm zleca obsługę IT firmom zewnętrznym. Jest to dla nich i bezpieczniejsze, i tańsze rozwiązanie. Niewielkie zespoły mogą po prostu nie posiadać wystarczających zasobów oraz odpowiedniej wiedzy.
Czy dokonywać zakupu bardziej zaawansowanej aplikacji do obsługi PPK, co pozwoli w maksymalnym stopniu zautomatyzować proces ewidencjonowania, wdrażania, a potem przekazywania wpłat, czy szukać rozwiązań oszczędniejszych – często pozornie, w których część prac zostanie wykonana dzięki systemowi, a część będzie pozostawiona po stronie pracowników z działów kadrowo-płacowych.
Na te obawy odpowiedź mają praktycy, zajmujący się przygotowywaniem takich systemów.
- – dodaje Magdalena Pacan
Więcej szczegółów o webinarze znajduje się na stronie: https://webinary.comarch.pl/aplikacja-comarch-ppk-w-praktyce/
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu