Umowa na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy o pracę na czas określony

Umowa na zastępstwo, czyli na czas określony

Umowa na zastępstwo została wprowadzona do przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w 2002 r., a od 2016 r. nie funkcjonuje już jako odrębny rodzaj umowy o pracę. Formalnie jest obecnie jednym z rodzajów umowy o pracę na czas określony. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. Ustawodawca przewidział wiele ograniczeń w zakresie zawierania umów o pracę na czas określny pomiędzy tymi samymi stronami stosunku pracy (art. 25¹ Kodeksu pracy), jednocześnie jednak wyraźnie zaznaczył, że nie dotyczą one umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy). Jak z tego wynika, umowę o pracę na zastępstwo zawiera się w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Może to być każda usprawiedliwiona nieobecność – z powodu niezdolności do pracy, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego, a także z powodu urlopu bezpłatnego, czy nawet długiego urlopu wypoczynkowego.

POLECAMY: Rodzice uczniów sfinansują zakaz używania telefonów w szkołach

Elementy umowy o pracę na zastępstwo

Zasadą jest, że umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
1) rodzaj pracy;
2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4) wymiar czasu pracy;
5) dzień rozpoczęcia pracy;
6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
a. czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
b. okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony;
7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
Dodatkowo, m.in. w przypadku zawarcia umowy o pracę na zastępstwo, w umowie określa się cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.
Jak z tego wynika, mimo że umowa o pracę na zastępstwo jest zawierana w celu zastąpienia konkretnego pracownika, powinna zawierać wskazane przez ustawodawcę elementy. W praktyce nie muszą one bowiem być takie same, jak w przypadku zastępowanego pracownika, np. wymiar czasu pracy zastępcy może być inny niż zastępowanego pracownika, co może być konsekwencją np. tego, że pracodawca ograniczy jego zakres obowiązków jedynie do niezbędnych i nie wymagających szczególnego zaufania pracodawcy, a tym samym praca będzie zajmowała mniej czasu. Sytuacja może być też odwrotna – mniej doświadczony pracownik może potrzebować więcej czasu na wywiązanie się z tych samym obowiązków, które na co dzień obciążają doświadczonego pracownika. Tego rodzaju różnice, o ile nie zacierają celu, jakim jest zastąpienie nieobecnej osoby, są dopuszczalne.

POLECAMY: Student skończył 26 lat przed wypłatą. Co ze składkami?

Trzeba określić czas trwania zastępstwa

Kwestią związaną z zawieraniem umów o pracę na zastępstwo, która budzi wątpliwości jest określenie czasu jej trwania (dnia zakończenia). W niektórych przypadkach określenie dnia zakończenia umowy na zastępstwo będzie możliwe – tak może być np. w sytuacji, gdy pracownik przebywa na długim urlopie wypoczynkowym albo urlopie bezpłatnym. Jednak w większości przypadków określenie konkretnego momentu zakończenia umowy nie będzie takie łatwe. Z reguły bowiem nie ma pewności kiedy chory pracownik wróci do zdrowia, czy też kiedy matka zakończy korzystanie z uprawień rodzicielskich. Nawet jeśli strony stosunku pracy poczynią w tym zakresie pewne wstępne ustalenia, to rzeczywistość może okazać się inna. Dlatego w praktyce uznaje się za dopuszczalne wskazanie w umowie na zastępstwo, że zostaje zawarta na czas nieobecności zastępowanego pracownika (bez określania konkretnej daty). Przy takim zapisie nie będzie stanowiło problemu np. to, że termin powrotu do pracy chorującego pracownika się odwleka, bo ten dostarcza kolejne zwolnienia lekarskie – dopóki pracownik jest nieobecny, umowa na zastępstwo trwa.