Obecnie nie ma przepisu, który ograniczałby płatnika terminem, w jakim może złożyć deklaracje rozliczeniową oraz imienny raport miesięczny. Jak wskazują autorzy projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, nowe przepisy mają na celu wyeliminowanie sytuacji, w których płatnik składa korekty deklaracji za wiele lat wstecz (np. bez wykazania należnych do zapłaty składek lub z obniżoną ich kwotą w stosunku do deklaracji złożonej na bieżąco). Zmiana przepisów ma służyć stabilizacji stanów kont płatników składek i ubezpieczonych.
Tysiące zmian na kontach
Obowiązki płatnika to nie tylko obliczanie i opłacanie składek, lecz także składanie dokumentów rozliczeniowych, przede wszystkim deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów rozliczeniowych.
Obowiązek ten nie wyklucza działania ZUS z urzędu. W niektórych przypadkach ZUS może sporządzać np. zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, a także deklaracje oraz raporty, w tym także dokumenty korygujące te dokumenty. ZUS może także żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie, jeżeli dokumenty te nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym zakładu. Ważnym uprawnieniem ZUS jest także to, że może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i płatników składek, informując ich o tym.
Płatnik nie może jednak tylko czekać, aż ZUS naprawi jego błąd. Płatnik ma bowiem obowiązek sporządzenia i przekazania dokumentów korygujących w terminie 7 dni od:
  • stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
  • otrzymania od ZUS zawiadomienia,
  • uprawomocnienia się decyzji ZUS – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości w drodze decyzji,
  • oraz nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości w drodze kontroli ZUS.
Żaden przepis nie zakreśla jednak ogólnego terminu na złożenie korekt. Zdaniem autorów projektu jest to przez płatników nadużywane, bo dokumenty są dowolnie modyfikowane w każdym czasie i z różnych powodów. Statystyki mówią same za siebie: np. w 2019 r. na kontach 280 tys. płatników składek (aktywnych i nieaktywnych) została odnotowana co najmniej jedna korekta deklaracji rozliczeniowej i to za lata 1999‒2013).
ZUS nie przyjmie
Projektowane przepisy mają położyć temu kres. Zgodnie z projektowanym art. 48d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik nie będzie mógł złożyć deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i raporcie. Jest to sformułowane w projekcie nowelizacji następująco: „Zakład nie przyjmuje deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego złożonych po tym terminie”. Nie będą miały w tym przypadku zastosowania zasady określone w art. 24 ust. 5 i 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z ust. 5 nie ulegają przedawnieniu należności z tytułu składek zabezpieczone hipoteką lub zastawem, jednakże po upływie terminu przedawnienia należności te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu do wysokości zaległych składek i odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia. Z ust. 6 wynika zaś, że bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły dwa lata od śmierci spadkodawcy.
Po upływie pięcioletniego terminu ZUS będzie mógł zmieniać jedynie dane na kontach ubezpieczonych z urzędu – w trybie określonym w art. 48b ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Co ważne jednak, nie będą miały tu zastosowania przepisy o zwrocie nadpłaty. Będzie zaliczana na przychody Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Jednocześnie po upływie pięciu lat ZUS nie będzie mógł dochodzić należności z tytułu składek, jeżeli na skutek dokonanej korekty powstanie zadłużenie.
Planuje się, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zaewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji, chyba że podstawę tę stanowi zadeklarowana kwota.
W kolejnych artykułach przedstawiamy, co może przynieść konsultowana obecnie nowelizacja przepisów ubezpieczeniowych. Dzisiaj analizujemy jedną z zapowiadanych zmian – dotyczącą wstecznej korekty deklaracji.
O projektowanych zmianach pisaliśmy już w dodatku Ubezpieczenia i Świadczenia:
• „Ubezpieczeni przedsiębiorcy zyskają większą ochronę” (DGP nr 72),
• „W czasie zawieszenia firmy wspólnicy spółek osobowych nie muszą odprowadzać składek do ZUS” (DGP nr 67),
• „Spadkobierca płatnika nie uzyska obecnie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami, lecz to się może zmienić” (DGP nr 58),
• „Niezależnie od winy płatnika odsetki od zaległości składkowej muszą być spłacone” (DGP nr 54).
Podstawa prawna
•art. 47a i 48 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 42; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)