Kierowca transportu międzynarodowego złożył 26 czerwca 2014 r. wniosek o wypłatę zaległych ryczałtów za spanie w kabinie ciężarówki za 3 lata wstecz. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracodawca rozlicza podróże służbowe pracowników na podstawie rozporządzenia o podróżach służbowych.
Kierowca ustalił z szefem, że za okresy:
● od 26 czerwca 2011 r. do 28 lutego 2013 r. – przysługuje mu 18 ryczałtów za noclegi w Niemczech, 12 za noclegi w Belgii, 17 za noclegi we Francji i 23 za noclegi w Luksemburgu;● od 1 marca 2013 r. do 26 czerwca 2014 r. (pod rządami nowego rozporządzenia) – 15 ryczałtów za noclegi w Hiszpanii, 12 za noclegi w Niemczech, 18 za noclegi we Francji.
W czerwcu 2014 r. kierowca dostał też 7234 zł brutto wynagrodzenia za pracę. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu 111,25 zł i złożył PIT-2, uprawniając zakład do potrącania z jego comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy ulgi miesięcznej w kwocie 46,33 zł oraz zaliczki podatkowej w stawce 18 proc.

ODPOWIEDŹ: Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Po pierwsze pracodawca musi ustalić kwoty ryczałtów w walutach obcych wedle limitów z załączników do obu rozporządzeń o podróżach służbowych i przeliczyć je na złote stosownie do średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP 25 czerwca 2014 r. [tabele 1 i 2] Za okres od 26 czerwca 2011 r. do 28 lutego 2013 r. kierowcy należy się łącznie 8882 zł zaległych ryczałtów za noclegi przespane w kabinie samochodu. Za okres od 1 marca 2013 r. do 26 czerwca 2014 r. kierowcy należy się łącznie 7707,39 zł zaległych ryczałtów za noclegi przespane w kabinie samochodu. Suma zaległych ryczałtów wynosi razem 16 589,39 zł (8882 zł + 7707,39 zł).
Po drugie, pracodawca ujmuje wyrównanie ryczałtów noclegowych na liście płac w czerwcu 2014 r., zostawiając je wolne od składek i podatku dochodowego.
Od każdego zaległego ryczałtu kierowca może sobie zażyczyć odsetek w wysokości 13 proc. w skali roku począwszy od daty wymagalności ryczałtu. Datą wymagalności ryczałtu za nocleg jest moim zdaniem zarówno pod rządami starego, jak i nowego rozporządzenia o podróżach służbowych – faktyczny dzień rozliczenia się kierowcy z należności z tytułu danej podróży służbowej, a w razie niedokonania takiego rozliczenia – 14 dzień od zakończenia delegacji (ostateczny termin dokonania rozliczenia).
Zdaniem SN
W uchwale w składzie siedmiu sędziów z 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14, niepubl.) Sąd Najwyższy przyznał ryczałt kierowcy transportu międzynarodowego śpiącemu w kabinie ciężarówki. Zdaniem SN nocleg jest bowiem pojęciem szerszym niż „miejsce do spania”, a zapewnienie pracownikowi spania w kabinie tira nie zwalnia pracodawcy z konieczności uiszczenia ryczałtu. SN nakazał wypłatę ryczałtu również wtedy, gdy szofer nie poniósł żadnych kosztów związanych z przespaniem się późną porą w pojeździe np. na parkingu. Sens ryczałtu polega bowiem na tym, że przysługuje w oderwaniu od rzeczywiście poniesionych wydatków – tłumaczyli sędziowie.
W cytowanej uchwale SN wyjaśnił jeszcze wątpliwości na tle prawa pracodawców prywatnych (w tym przewoźników) do samodzielnej regulacji należności z tytułu podróży służbowych odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy w umowach o pracę. Jednak nie wolno mu w tym trybie ustalić diet krajowych i zagranicznych na poziomie niższym od limitów diet krajowych wskazanych w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Tyle mówi kodeks pracy (dalej: k.p.) w art. 775 par. 3–5.
Dotychczas firmy branży transportowej uważały, że na tej podstawie wolno im było określić ryczałty noclegowe niższe od wynikających z rozporządzenia o podróżach służbowych. I korzystali z tego uprawnienia, wprowadzając mniejsze ryczałty albo np. jednakowe we wszystkich państwach unijnych. SN zakwestionował te praktyki jako nielegalne. Kodeks pracy pozwala tylko na jedno odstępstwo – zmniejszenie diet zagranicznych do wysokości diet krajowych pod warunkiem, że równoważą wydatki faktycznie poniesione przez zatrudnionego.
Cytowana uchwała dotyczy wprawdzie par. 9 poprzedniego rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych z 19 grudnia 2002 r. Jednak obecne rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. ma niemal identycznie brzmiące postanowienia w par. 16.

Ciągle w delegacji

Odbywającemu zagraniczną podróż służbową pracodawca zwraca m.in. koszty noclegu stwierdzone rachunkiem w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może się zgodzić na refundację wyższych wydatków na nocleg niż limity udokumentowane rachunkiem.
Jeśli nie przedkłada rachunku np. za hotel, otrzymuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Nic nie dostaje, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają bezpłatny nocleg (par. 16 rozporządzenia o podróżach służbowych). Z uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. wynika, że umożliwienie kierowcy noclegu w kabinie tira nie spełnia przesłanki zapewnienia mu bezpłatnego noclegu. Dlatego ryczałt się należy.

Jakie skutki

Na podstawie orzeczenia kierowcy mogą składać do pracodawców wnioski o wypłatę zaległych ryczałtów w takich sytuacjach za 3 lata wstecz, licząc od daty zgłoszenia podania. Oznacza to m.in. konieczność sięgnięcia do starego rozporządzenia o podróżach służbowych i uregulowanych w nich limitów. Wysokość ryczałtów za nocleg ustalamy według daty odbywania delegacji, a więc na podstawie starego rozporządzenia o podróżach służbowych z 2002 r. (obowiązywało do 28 lutego 2013 r.) i nowego (obowiązuje od 1 marca 2013 r.).
Kwot limitów noclegowych (podanych w załącznikach do starego rozporządzenia w walutach poszczególnych krajów, a w strefie euro – w euro oraz w nowym rozporządzeniu – w euro) nie przeliczamy jednak według kursów z dnia odbycia podróży służbowej. Wyrównanie z tego tytułu wypłacamy teraz i stanowi ono przychód pracownika ze stosunku pracy pod względem podatkowym i ubezpieczeniowym w miesiącu jego uiszczenia bądź postawienia do jego dyspozycji. Przeliczamy je na złote na podstawie kursów średnich walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: u.p.d.o.f. i par. 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; dalej: rozporządzenie składkowe).
Podobnie do kwot rekompensujących kierowcom zaległe ryczałty noclegowe stosujemy pozostałe parametry rozliczania listy płac – obowiązujące w dacie wypłaty bądź innego postawienia ich do dyspozycji zainteresowanego. Niemal wszystkie z nich pozostają od lat na niezmienionym poziomie. Problem mogłaby stanowić wyłącznie składka na ubezpieczenie rentowe w części finansowanej przez płatnika, która w międzyczasie (od 1 lutego 2012 r.) wzrosła z 4,5 proc. do 6,5 proc. podstawy wymiaru. Jednak, jak już wskazano wcześniej, uiszczając spóźnione ryczałty, naliczamy aktualną składkę rentową (6,5 proc. podstawy wymiaru).

Zwykle nie ma danin

Uchwała nie spowodowała ujemnych skutków w zakresie opodatkowania i oskładkowania należności z tytułu podróży służbowych, w tym ryczałtów za nocleg. Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f.). Identycznie brzmi też zwolnienie od składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Zaliczkę i wskazane składki pobieramy tylko od kwot przekraczających limity zakreślone w starym i nowym rozporządzeniu o podróżach służbowych. W praktyce dotyczy to przewoźników, którzy w przepisach zakładowych lub angażach wprowadzili większe ryczałty noclegowe, zgodnie z art. 775 par. 3–5 k.p.

Co się bardziej kalkuluje

Poniesienia ryczałtów noclegowych pracodawca może na przyszłość uniknąć, dbając o zagwarantowanie kierowcy odbywającemu podróż służbową bezpłatnego noclegu w hotelu czy innym obiekcie świadczącym tego typu usługi (motel, pensjonat). Kierowcę wolno np. wyposażyć w dodatkowe środki albo kartę pracodawcy, którymi opłacałby takie rachunki. Przewoźnicy muszą jednak rozważyć, co im się bardziej kalkuluje: finansować hotele czy wypłacać kierowcy ryczałty za nocleg.
Lista płac – czerwiec 2014 roku
1. Przychód brutto 7234 zł 7234 zł + 16 589,39 zł = 23 823,39 zł
2. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika poz. 1 7234 zł
3. Składka emerytalna poz. 2 x 9,76 proc. 7234 zł x 9,76 proc.= 706,04 zł
4. Składki rentowe poz. 2 x 1,5 proc. 7234 x 1,5 proc.= 108,51 zł
5. Składka chorobowa poz. 2 x 2,45 proc. 7234 zł x 2,45 proc.= 177,23 zł
6. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika razem poz. 3 + poz. 4 + poz. 5 991,78 zł
7. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej poz. 2 – poz. 6 7234 zł – 991,78 zł = 6242,22 zł
8. Pełna składka zdrowotna poz. 7 x 9 proc. 6242,22 zł x 9 proc.= 561,80 zł
9. Składka zdrowotna ujmowana z zaliczki poz. 7 x 7,75 proc. 6242,22 zł x 7,75 proc.= 483,77 zł
10. Koszty uzyskania przychodu - 111,25 zł
11. Podstawa opodatkowania poz. 1 – poz. 6 – poz. 10 7234 zł – 991,78 zł – 111,25 zł = 6130,97 zł, w zaokrągleniu 6131 zł
12. Pełna zaliczka podatkowa poz. 11 x 18 proc.– 46,33 zł 6131 zł x 18 proc.– 46,33 zł = 1057,25 zł
13. Zaliczka do urzędu skarbowego poz. 12 – poz. 9 1057,25 zł – 483,77 zł = 573,48 zł, w zaokrągleniu 573 zł
14. Wynagrodzenie zasadnicze netto poz. 1 – poz. 6 – poz. 8 – poz. 13 23 823,39 zł – 991,78 zł – 561,80 zł – 573 zł = 21 696,81 zł
Tabela 1. Kwoty zaległych ryczałtów w walutach obcych za okres od 26 czerwca 2011 r. do 28 lutego 2013 r.
Kraj noclegu w kabinie Limit na nocleg Średni kurs euro 25 czerwca 2014 r. Przeliczenie na złote Ryczałty za noclegi razem w złotych
Niemcy 103 euro x 25 proc. = 25,75 euro 4,1437 106,70 zł 106,70 zł x 18 ryczałtów = 1920,60 zł
Belgia 160 euro x 25 proc. = 40 euro 165,75 zł 165,75 zł x 12 ryczałtów = 1989 zł
Francja 120 euro x 25 proc. = 30 euro 124,31 zł 124,31 zł x 17 ryczałtów = 2113,27 zł
Luksemburg 120 euro x 25 proc. = 30 euro 124,31 zł 124,31 zł x 23 ryczałty = 2859,13 zł
Tabela 2. Kwoty zaległych ryczałtów w walutach obcych za okres od 1 marca 2013 r. do 26 czerwca 2014 r.
Kraj noclegu w kabinie Limit na nocleg Średni kurs euro 25 czerwca 2014 r. Przeliczenie na złote Ryczałty za noclegi razem w złotych
Niemcy 150 euro x 25 proc. = 37,5 euro 4,1437 155,39 zł 155,39 euro x 12 ryczałtów = 1864,68 zł
Hiszpania 160 euro x 25 proc. = 40 euro 165,75 zł 165,75 zł x 15 ryczałtów = 2486,25 zł
Francja 180 euro x 25 proc. = 45 euro 186,47 zł 186,47 zł x 18 ryczałtów = 3356,46 zł
Podstawa prawna
Par. 5 i 16 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
Par. 9 i par. 13 ust. 3 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Art. 2 pkt 2 i art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.).
Art. 4 pkt a rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego (Dz.Urz.UE L 2006/102/1).
Art. 21 ust. 1 pkt 38, 67 i 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).