Przedawnienie ma na celu wyeliminowanie z obrotu prawnego tych należności, które przez zbyt długi czas pozostają niespłacone. Takie rozwiązanie służy stabilizacji stosunków prawnych zarówno w sferze prywatnej, jak i publicznej.
Zasady przedawnienia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wynikają z ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.). Zgodnie z nią składki ulegają przedawnieniu po upływie pieciu lat od wymagalności, czyli terminu ich zapłaty. Po tym czasie zakład nie ma prawa się o nie upomnieć. Chodzi tu o należności płatnika wobec ZUS oraz środki, które zakład powinien zwrócić z tytułu nadpłaconych lub nienależnie pobranych wpłat. Przedawnieniu ulegają należności główne, odsetki za zwłokę oraz koszty egzekucyjne, upomnienia i dodatkowej opłaty.

Liczenie okresu

Pięcioletni termin dotyczy składek wymagalnych po 1 stycznia 2012 r. Dla starszych wynosi on 10 lat.
Problem pojawia się w przypadku należności nieopłaconych przed wskazaną datą, które nie uległy jednak jeszcze przedawnieniu. Stosuje się wówczas krótszy okres, ale należy liczyć go od 1 stycznia 2012 r. Jeżeli jednak przedawnienie rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. zgodnie z przepisami dotychczasowymi nastąpiłoby wcześniej, wówczas następuje z upływem terminu dziesięcioletniego.
Co ważne, przedawnienie świadczeń z tytułu składek wynikających z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego liczy się wyjątkowo od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana. Ta metoda liczenia terminu jest taka sama, jak dla zobowiązań podatkowych.

Kiedy nastąpi przerwanie

Bieg terminu przedawnienia przerywa ogłoszenie upadłości (postanowienie o ukończeniu postępowania lub o jego umorzeniu). Wówczas biegnie on na nowo.
Jak wskazuje sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu Grażyna Szyburska-Walczak, należności składkowe wyłączone są z postępowania układowego, ale ZUS może wyrazić zgodę na objęcie układem należności finansowanych przez płatnika. Mogą być one wówczas rozłożone na raty.
Warto przypomnieć, że bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu w następujących okolicznościach:
- od dnia zawarcia umowy o odroczeniu płatności lub układzie ratalnym do dnia zapłaty;
- od dnia wszczęcia postępowania dotyczącego podleganiu ubezpieczeniu, podstawy wymiaru składek lub obowiązku ich opłacania do dnia uprawomocnienia się decyzji;
- od dnia podjęcia pierwszej czynności zmierzającej do wyegzekwowania należności do zakończenia postępowania egzekucyjnego (zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 grudnia 2009 r., sygn. akt V SA/Wa 1479/09, za wspomniane czynności decyzje, pisma, czyli mogą być uznane tylko te, z których treści czy uzasadnienia wynika bezpośrednio, że zmierzają do ściągnięcia długów; jeśli dłużnik o nich nie wie, termin przedawnienia nie ulega zawieszeniu;
- od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, nie dłużej jednak niż do momentu, w którym upłynęły dwa lata od śmierci spadkodawcy.
Bieg terminu przedawnienia zawiesza się również w sytuacji, gdy wydanie decyzji jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd.