Termin przesyłania sprawozdań wyznacza rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 22 lutego 2011 r. w sprawie określenia wzorów informacji przedstawianych przez prowadzącego zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej oraz sposobu ich przedstawiania (Dz.U. nr 44, poz. 232). Zgodnie z nim ZPChr składają wojewodzie sprawozdania na druku INF-W dwa razy do roku. Za pierwsze półrocze do 20 lipca, a za okres od lipca do grudnia – do 20 stycznia następnego roku.
Przekazany w formie elektronicznej lub papierowej formularz ma potwierdzać spełnianie przez ZPChr warunków wymaganych do posiadania tego statusu, w tym głównie odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych pracowników. Ten sam druk muszą złożyć też zakłady aktywności zawodowej.