Dlaczego regulamin pracy jest potrzebny

Zakres przedmiotowy regulaminu pracy wyznacza art. 104¹ kodeksu pracy, określając kategorie spraw, które powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu regulamin powinien ustalać organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej. Równie istotne jest określenie w treści regulaminu systemów i rozkładów czasu pracy, przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy, pory nocnej oraz terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. W regulaminie pracy powinny także znaleźć się wykazy dotyczące prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, prac i stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego oraz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnianym w innym celu niż przygotowanie zawodowe. Ponadto regulamin pracy w swoich postanowieniach winien określać obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W treści regulaminu nie może również zabraknąć informacji o karach stosowanych zgodnie z art. 108 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Zależnie od potrzeb konkretnego pracodawcy w regulaminie pracy mogą zostać uregulowane także inne kwestie związane z porządkiem i organizacją procesu pracy.

Obowiązek tworzenia regulaminu pracy mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, o ile w zakresie materii regulaminowej (dotyczącej organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracownika) nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (zob. art. 104 par. 2 k.p.). Należy zwrócić uwagę, iż pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zwolniony jest z obowiązku wprowadzania regulaminu pracy tylko wtedy, gdy obowiązujący u niego układ zbiorowy pracy reguluje wszystkie kategorie spraw składające się na treść regulaminu pracy, określone w art. 104¹ k.p.