Dyrektor KIS radykalizuje stanowisko w sprawie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych

Obowiązek dostarczenia nabywcy faktury ustrukturyzowanej poza KSeF dotyczy – co do zasady – sytuacji, w której faktura taka jest wystawiona na podmiot, który nie jest uczestnikiem KSeF (np. osoba fizyczna – konsument, podatnik zagraniczny) i uzgodniono z nabywcą, że faktura ustrukturyzowana zostanie mu dostarczona poza KSeF. Konieczność taka pojawić się może również podczas awarii KSeF.

Jeżeli KSeF działa i podatnik wystawił za jego pośrednictwem fakturę na podatnika krajowego – uczestnika KSeF (wysłał ją skutecznie do KSeF, otrzymał UPO, KSeF nadał fakturze numer KSeF) to nie ma obowiązku dostarczania nabywcy obrazu tej faktury – równolegle poza KSeF.

Nie ma obowiązku, ale najwyraźniej – jest dojmująca potrzeba. Najczęstsza odpowiedź przedsiębiorców na pytanie: dlaczego dostarczają nabywcom wizualizację faktury, mimo że nie mają takiego obowiązku, brzmi: żeby mi zapłacił. Przedsiębiorcy „kupują” sobie dzięki temu pewność (że nabywca na pewno otrzymał fakturę i ją zapłaci) i spokój. Spokój pozorny – bo dostarczenie faktury poza KSeF w praktyce niewiele zmienia i nie stwarza dodatkowych gwarancji.

Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – na co uważać ?

Dostarczając nabywcy wizualizację faktury ustrukturyzowanej poza KSeF przedsiębiorcy mogą skorzystać z opcji pobrania tej faktury bezpośrednio z KSeF. Zdecydowanie częściej jednak generują ją w swoich wewnętrznych programach do fakturowania. Prawidłowość takiego postępowania analizował w jednej z wydanych interpretacji Dyrektor KIS. Organ podatkowy wskazał, iż – co do zasady podatnik może dostarczać nabywcy wizualizację faktury wygenerowaną w wewnętrznym programie do fakturowania, a nie bezpośrednio z KSeF.

Co do treści takiej wizualizacji Dyrektor KIS stwierdził, iż jeżeli dana informacja jest umieszczona na fakturze wystawionej za pośrednictwem KSeF, to w wizualizacji musi być taka sama (np. nazwa towaru, kod CN, itd.). Jeżeli natomiast jakiejś informacji na fakturze ustrukturyzowanej nie ma, to podatnik może umieścić ją na wizualizacji faktury - z zastrzeżeniem jednak, że nie mogą to być dodatkowe informacje dotyczące przedmiotu transakcji (interpretacja Dyrektora KIS (0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST).

Wymóg zgodności co do treści pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną, a jej wizualizacją wynika również z podręcznika KSeF, gdzie wskazano, iż:

„O sposobie prezentacji poszczególnych danych na fakturze decyduje wystawca faktury/integrator systemu. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura użyta poza KSeF odpowiada treści pliku źródłowego tej faktury wystawionej w KSeF (w pliku XML), należy zadbać o:

• jej spójność z zawartością pliku XML faktury w KSeF,
• czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią udostępnianej faktury.

Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku xml zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji, tj. na fakturze użytej poza KSeF (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji).

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punktu widzenia systemowego nie mają znaczenia.”

Wymóg zgodności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją

Omówione powyżej stanowiska postulujące zgodność pomiędzy wizualizacją a fakturą ustrukturyzowaną miały charakter, nazwijmy to, narracji „miękkiej”.

Począwszy jednak od kwietnia 2026 r. Dyrektor KIS zradykalizował stanowisko w sprawie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. W najnowszych interpretacjach (m.in.: interpretacje Dyrektora KIS z dnia 30 kwietnia 2026 r., sygn.: 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC, 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA, 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW, 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG, 5 maja 2026 r., sygn.: 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST) prezentuje pogląd, zgodnie z którym wizualizacja powinna odpowiadać fakturze znajdującej się w KSeF nie tylko co do sensu ekonomicznego transakcji, ale również co do zakresu prezentowanych danych i sposobu ich przedstawienia. W szczególności nie powinny występować różnice, które mogłyby wprowadzać odbiorcę w błąd lub powodować, że wizualizacja przestaje być wiernym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej.

W sprawach będących przedmiotem interpretacji podatnicy wskazywali na następujące sytuacje:

• przygotowywane przez nich wizualizacje faktur ustrukturyzowanych mogą zawierać dodatkowe elementy, które nie wpływają na klasyfikację przedmiotu transakcji;
• część informacji dodatkowych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej nie jest prezentowana na wizualizacji,
• niektóre elementy wizualizacji PDF prezentowały dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, np. zamiast nagłówka „opis pozycji” pojawiał się nagłówek „nazwa produktu”.

Prawidłowość takiego działania została zakwestionowana przez Dyrektora KIS. W opinii organu:

„Gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy”.

Co to oznacza w praktyce ?

Otóż, jeżeli wizualizacja będzie miała wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura (a tak zwykle jest), pod względem meritum będzie zgodna z fakturą ustrukturyzowaną, jednocześnie jednak będzie można stwierdzić różnice pomiędzy tymi dokumentami (nawet jeżeli będą się one sprowadzać do małoistotnych detali) organy podatkowe będą mogły uznać, że nie jest to „obraz” faktury ustrukturyzowanej, ale kolejna faktura dokumentująca tę samą transakcję. W konsekwencji podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podwójnego VAT.

Można oczywiście zasadnie dyskutować ze słusznością tego stanowiska. Niemniej jednak jest wyraźnie dostrzegalne i warto mieć je na uwadze sporządzając oraz dostarczając nabywcom wizualizacje faktur ustrukturyzowanych.