Jakie koszty można wrzucić w działalność gospodarczą w 2026 roku?

W tym artykule wyjaśnimy jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej w 2026 roku i jak je poprawnie udokumentować?

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie art. 23 tej ustawy zawiera katalog wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Oznacza to, że przepisy nie zawierają zamkniętej listy kosztów. Ustawodawca posługuje się ogólną definicją, która wymaga każdorazowej, indywidualnej oceny konkretnego wydatku.

W praktyce koszt uzyskania przychodu to wydatek, który:

• został poniesiony przez podatnika i sfinansowany z jego majątku,
• ma charakter definitywny (nie został zwrócony),
• pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła,
• jest właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w katalogu wyłączeń określonym w art. 23 ustawy o PIT.

Najważniejsze jest tzw. powiązanie kosztu z przychodem, bowiem każdy wydatek musi mieć realny związek z prowadzeniem firmy lub możliwością osiągnięcia przychodu. To kryterium daje przedsiębiorcy dużą elastyczność, ale równocześnie wymaga dokładnego uzasadnienia każdego wydatku w dokumentacji firmowej.

W orzecznictwie sądów administracyjnych konsekwentnie podkreśla się, że dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma istnienie związku przyczynowego pomiędzy jego poniesieniem a przychodem, przy czym związek ten może mieć zarówno charakter bezpośredni, jak i pośredni. Sądy zwracają również uwagę, że oceny dokonuje się z perspektywy momentu poniesienia wydatku, a nie jego faktycznego rezultatu. Oznacza to, że nawet jeśli wydatek nie przyniesie oczekiwanego efektu gospodarczego, może stanowić koszt podatkowy, o ile był racjonalny i uzasadniony w chwili jego ponoszenia (tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 2 grudnia 2025 r., sygn. akt I SA/Rz 433/25).

Co można wrzucić w koszty działalność gospodarczej?

Koszty uzyskania przychodu w JDG to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów. Muszą być odpowiednio udokumentowane, np. fakturą VAT, rachunkiem czy przelewem bankowym, i przechowywane przez co najmniej 5 lat. Wydatki te mogą też wpływać na odliczenie VAT w firmie zarejestrowanej jako podatnik VAT. Poniżej przedstawiamy jakie koszty można wrzucić w działalność gospodarcza w 2026 roku.

Koszty firmowe - przykłady

Zakup towarów handlowych

Opis: zakup materiałów lub towarów, które przedsiębiorca odsprzedaje lub przetwarza

Jak udokumentować koszt: faktury VAT, rachunki

Uwaga: materiały przetworzone stają się gotowym produktem i mogą w pełni stanowić koszt

Czynsz za lokal i media

Opis: opłaty za wynajem lokalu oraz media (prąd, woda, gaz, wywóz śmieci) proporcjonalnie do powierzchni używanej w działalności

Jak udokumentować koszt: faktury, rachunki, umowy najmu

Uwaga: kosztem jest tylko ta część wydatków, która dotyczy działalności, jeśli lokal ma też funkcję prywatną, konieczne jest zastosowanie proporcji (np. powierzchniowej)

Home office

Opis: koszty pracy z domu, w tym: czynsz, prąd, internet, sprzęt do pracy

Jak udokumentować koszt: faktury, rachunki, proporcje powierzchni używanej do działalności

Uwaga: kluczowe jest racjonalne i możliwe do obrony określenie proporcji, bowiem zawyżenie kosztów (np. 100% mieszkania) może zostać zakwestionowane

Sprzęt i oprogramowanie

Opis: laptop, komputer, monitor, telefon służbowy, sprzęt audio-wideo, oprogramowanie i narzędzia SaaS

Jak udokumentować koszt: faktury VAT.

Uwaga: do 10 000 zł jednorazowo w kosztach, powyżej - amortyzacja (z wyjątkami dla małych podatników)

Wydatki na wdrożenie KSeF

Opis: zakup/aktualizacja oprogramowania do fakturowania, integracja systemów z KSeF, szkolenia pracowników, doradztwo podatkowe

Jak udokumentować koszt: faktury VAT, rachunki, umowy, potwierdzenia płatności, certyfikaty szkoleń

Uwaga: koszt musi mieć związek z działalnością i służyć wystawianiu lub odbieraniu e-faktur, większe wydatki mogą wymagać amortyzacji

Usługi zewnętrzne i doradztwo

Opis: księgowość, doradztwo biznesowe i prawne, leasing, faktoring, prowizje, opłaty manipulacyjne, odsetki od kredytów firmowych

Jak udokumentować koszt: faktury, umowy, potwierdzenia płatności.

Uwaga: wyłącznie wydatki związane z działalnością

Edukacja i rozwój

Opis: szkolenia, kursy, konferencje branżowe, książki i materiały edukacyjne powiązane z działalnością

Jak udokumentować koszt: faktury, rachunki

Uwaga: wydatek musi mieć związek z aktualną działalnością - kurs zmieniający całkowicie profil biznesu albo rozwijający hobby nie będzie kosztem

Marketing

Opis: wydatki mające na celu zdobycie klienta, np. reklamy Google Ads i Meta, stworzenie strony internetowej, identyfikacja wizualna, usługi copywriterskie i graficzne

Jak udokumentować koszt: faktury VAT, umowy z wykonawcami

Uwaga: koszty reprezentacji (wydatki na wizerunek, które nie mają bezpośredniego przełożenia na sprzedaż) nie są kosztem

Samochód w działalności

Opis: koszty paliwa, leasingu, amortyzacji, serwisu, części i ubezpieczenia samochodu wykorzystywanego w firmie

Jak udokumentować koszt: faktury, umowy leasingowe, ewidencja przebiegu pojazdu

Uwaga:

• użytek mieszany (firmowo-prywatny) - 75% kosztów
• użytek wyłącznie firmowy - 100% kosztów
• limity od 2026 r.: 100 000 zł dla aut spalinowych, 225 000 zł dla elektrycznych
• odliczenie VAT: 50% przy używaniu mieszanym, 100% przy używaniu wyłącznie firmowym (wymagane VAT-26, kilometrówka, regulamin użytkowania pojazdu)

Współpraca i wynagrodzenia

Opis: wynagrodzenia pracowników, umowy cywilnoprawne, współpraca B2B, składki pracodawcy

Jak udokumentować koszt: listy płac, umowy, potwierdzenia przelewów

Uwaga: wynagrodzenia stanowią koszt dopiero po ich wypłacie, a składki ZUS pracodawcy, dopiero po faktycznej zapłacie; brak zapłaty = brak kosztu

Ubezpieczenia i obowiązkowe opłaty

Opis: Składki ZUS (społeczne, emerytalne, rentowe, chorobowe), ubezpieczenia majątkowe, OC działalności, obowiązkowe opłaty branżowe (certyfikaty, koncesje, wpisy do rejestrów)

Jak udokumentować koszt: dowody wpłat, polisy, faktury

Uwaga: składki społeczne można zaliczyć do kosztów tylko wtedy, gdy nie zostały odliczone od dochodu, nie można korzystać z obu rozwiązań jednocześnie

Odpisy amortyzacyjne

Opis: Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (drogi sprzęt, maszyny)

Jak udokumentować koszt: ewidencja środków trwałych i WNiP

Uwaga: brak prawidłowej ewidencji uniemożliwia rozliczenie kosztu, nawet jeśli wydatek faktycznie został poniesiony

Zakup roweru

Opis: rower używany w celach służbowych lub związanych z działalnością gospodarczą

Jak udokumentować koszt: faktury, umowy zakupu

Uwaga: wydatek można uznać za koszt tylko, jeśli rower jest wykorzystywany w działalności

Podróże służbowe

Opis: Wyjazdy związane z działalnością: transport, noclegi, diety, opłaty parkingowe, bilety wstępu na konferencje lub spotkania biznesowe

Jak udokumentować koszt: faktury i rachunki za bilety i noclegi, ewidencja przebiegu pojazdu, delegacje służbowe

Uwaga: wyjazd musi mieć cel biznesowy, wydatki prywatne (np. dodatkowe atrakcje turystyczne) nie mogą być zaliczone do kosztów

Sprzęt do tworzenia treści cyfrowych

Opis: aparat, kamera, mikrofon, oświetlenie, statywy

Jak udokumentować koszt: faktury VAT, rachunki

Uwaga: sprzęt musi być uzasadniony profilem działalności (np. marketing, social media, szkolenia online), w przeciwnym razie może zostać uznany za wydatek prywatny

Odzież firmowa

Opis: Ubrania z logo, odzież ochronna

Jak udokumentować koszt: faktury, dowody zakupu

Uwaga: odzież musi mieć charakter służbowy, zwykłe ubrania (np. garnitur, sukienka) traktowane są jako wydatek osobisty, nawet jeśli są używane w pracy

Wyposażenie biura

Opis: Meble, dekoracje, klimatyzacja

Jak udokumentować koszt: faktury, rachunki

Uwaga: wydatki muszą być racjonalne, bardzo drogie lub luksusowe elementy mogą zostać uznane za reprezentację i wyłączone z kosztów

Wydatki na psa stróżującego w działalności gospodarczej

Opis: koszty utrzymania psa pełniącego funkcję ochrony majątku firmy (np. karma, weterynarz, akcesoria, szkolenie)

Jak udokumentować koszt: faktury i rachunki za zakup psa i jego utrzymanie, umowy z trenerami lub behawiorystami, dowody zakupu akcesoriów i karmy,

Uwaga: kosztem jest tylko część wydatków związana z funkcją ochronną psa, zatem konieczne jest wykazanie związku z działalnością (por. interpretacja Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 marca, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.1059.2022.4.MAP).

Czego nie można wrzucić w koszty firmy?

Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu m.in.:

• wydatki na ulepszenie środków trwałych (np. modernizacja, w przeciwieństwie do bieżących napraw),
• spłaty kredytów i pożyczek w części kapitałowej,
• podatek dochodowy oraz podatek od spadków i darowizn,
• grzywny, mandaty i kary pieniężne,
• koszty reprezentacji (np. wystawne kolacje, alkohol, ekskluzywne prezenty),
• składki na ubezpieczenie zdrowotne (z wyjątkami przewidzianymi dla wybranych form opodatkowania).

Są to wydatki, które ustawodawca jednoznacznie wyłączył, niezależnie od ich związku z działalnością.

Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów działalności?

Najwięcej problemów sprawiają wydatki „na granicy”, czyli takie, które są częściowo prywatne, ponadstandardowe lub trudno powiązać je bezpośrednio z przychodem. Należą do nich m.in. luksusowe meble, markowa odzież, koszty wizerunkowe czy nietypowe zakupy w branży. W takich przypadkach sama faktura nie wystarczy - liczy się uzasadnienie biznesowe i możliwość obrony wydatku przed kontrolą.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów firmowych

Wrzucanie wydatków prywatnych w koszty

Najczęstszy i najbardziej ryzykowny błąd - jeżeli wydatek nie ma realnego związku z działalnością, jego ujęcie w kosztach może skutkować zakwestionowaniem rozliczenia i konsekwencjami podatkowymi.

Brak dokumentacji

W podatkach obowiązuje prosta zasada: brak dowodu = brak kosztu. Bez faktury, rachunku lub innego wiarygodnego dokumentu wydatek nie istnieje z perspektywy podatkowej.

Błędne rozliczanie kosztów reprezentacji

Nie każdy wydatek „dla klienta” jest kosztem. Wystawne kolacje, drogie prezenty czy działania nastawione na budowanie wizerunku mogą zostać uznane za reprezentację, a ta co do zasady nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Brak uzasadnienia biznesowego/gospodarczego

Każdy koszt firmowy powinien mieć racjonalne i obiektywne uzasadnienie związane z przychodem lub zabezpieczeniem jego źródła.

Interpretacja indywidualna jako narzędzie zabezpieczające

W przypadku wątpliwości co do tego, czy dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu w firmie, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystąpienie o interpretację indywidualną. Jej zastosowanie pozwala:

• potwierdzić prawidłowość przyjętego sposobu rozliczenia,
• ograniczyć ryzyko podatkowe,
• zabezpieczyć się na wypadek kontroli skarbowej.

Interpretacja jest szczególnie przydatna w przypadku wydatków niestandardowych lub takich, które znajdują się „na granicy”, na przykład wydatków częściowo prywatnych, luksusowych, wizerunkowych lub nietypowych w danej branży. Dzięki niej możliwe jest udokumentowanie uzasadnienia biznesowego i przedstawienie organowi podatkowemu jasnego powodu, dla którego dany wydatek powinien zostać uznany za koszt. W praktyce wystąpienie o interpretację indywidualną minimalizuje ryzyko nieuznania kosztu i ewentualnych korekt podatkowych w przyszłości.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu w firmie to elastyczne narzędzie do zarządzania podatkiem, nie zamknięty katalog wydatków. Liczy się uzasadnienie biznesowe, racjonalność wydatku i indywidualna ocena sytuacji, a nie sama nazwa czy efekt ekonomiczny. Wydatki muszą mieć związek z działalnością - prywatne lub luksusowe nie mogą być kosztem. Świadome podejście do kosztów pozwala realnie obniżyć podatek i przynieść oszczędności sięgające kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Co mogę wpisać w koszty firmy?

Wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które mają związek z przychodem lub przygotowaniem przychodu, np. zakup towarów, wynagrodzenia, usługi zewnętrzne, marketing, sprzęt i oprogramowanie.

Czego nie można wrzucić w koszty firmy?

Wydatków prywatnych, luksusowych ponad standard potrzebny do działalności, kosztów wizerunkowych niezwiązanych bezpośrednio z przychodem, czy wydatków bez uzasadnienia biznesowego.

Co daje wrzucanie w koszty firmy?

Zmniejsza podstawę opodatkowania, a tym samym wysokość podatku dochodowego, poprawne rozliczenie kosztów to realne oszczędności dla firmy.

Po co brać rzeczy na fakturę?

Faktura jest podstawowym dowodem umożliwiającym ujęcie wydatku w kosztach, bez niej organ podatkowy nie uzna wydatku za koszt uzyskania przychodu.