Tankujesz na firmę? Od 1 kwietnia faktury z Orlenu tylko w KSeF

Koniec z papierowymi fakturami drukowanymi na miejscu – od tej daty dokumenty będą dostępne wyłącznie w systemie elektronicznym.

Nowe zasady KSeF dla przedsiębiorców na stacjach Orlen

Zmiana wynika z wdrażania ogólnokrajowego systemu Krajowy System e-Faktur, który ma uszczelnić system podatkowy i ujednolicić obieg dokumentów księgowych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy, których sprzedaż przekroczyła 200 mln zł rocznie (z VAT). Natomiast od 1 kwietnia system obejmie już zdecydowaną większość przedsiębiorców.

Do tej pory Orlen korzystał z przewidzianego w przepisach wyjątku, który pozwalał na wystawianie faktur w tradycyjnej formie – poprzez drukarki fiskalne. Rozwiązanie to miało charakter przejściowy i było stosowane mimo formalnego wejścia w życie nowych regulacji. Teraz jednak koncern całkowicie przechodzi na model zgodny z KSeF.

Koniec papierowych faktur na stacjach paliw

Od 1 kwietnia przedsiębiorca tankujący paliwo na stacji Orlen nie otrzyma już faktury w formie papierowej ani jej wydruku z kasy. Zamiast tego dostanie tzw. potwierdzenie transakcji. Dokument ten będzie zawierał kod QR, który umożliwi dostęp do właściwej faktury w systemie KSeF.

To istotna zmiana praktyczna. Dotychczas przedsiębiorcy przyzwyczajeni byli do natychmiastowego otrzymywania faktury – często potrzebnej np. do rozliczeń delegacji czy bieżącej księgowości. Teraz konieczne będzie samodzielne pobranie dokumentu z systemu.

W praktyce oznacza to, że faktura powstaje w systemie kasowym, ale jej finalna forma – z numerem identyfikacyjnym KSeF – dostępna jest wyłącznie online. Bez zalogowania się do systemu nie będzie możliwości jej uzyskania.

Potwierdzenie transakcji i kod QR jako nowy standard

Kluczowym elementem nowego procesu jest potwierdzenie transakcji. Dokument ten nie jest fakturą w sensie podatkowym, lecz jedynie dowodem dokonania zakupu. Zawiera jednak wszystkie niezbędne dane umożliwiające identyfikację transakcji oraz dostęp do właściwego dokumentu.

Kod QR umieszczony na potwierdzeniu pełni funkcję „łącznika” między zakupem a systemem KSeF. Po jego zeskanowaniu przedsiębiorca zostaje przekierowany do odpowiedniej faktury w systemie. Warunkiem jest oczywiście wcześniejsze jej zarejestrowanie w bazie.

Rozwiązanie to ma przyspieszyć proces obsługi na stacjach i ograniczyć druk dokumentów, ale jednocześnie wymaga od użytkowników większej samodzielności i dostępu do narzędzi cyfrowych.

Wyjątki dla klientów indywidualnych i zagranicznych

Zmiany nie obejmą wszystkich klientów. Osoby fizyczne oraz podmioty zagraniczne nadal będą otrzymywać tradycyjne faktury papierowe bezpośrednio na stacji. Dokumenty te również będą zawierały kod QR, umożliwiający pobranie ich cyfrowej wersji z systemu KSeF.

To oznacza, że równolegle funkcjonować będą dwa modele obsługi: cyfrowy dla przedsiębiorców z polskim numerem NIP oraz tradycyjny dla pozostałych klientów.

KSeF i cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to jeden z największych projektów cyfryzacyjnych administracji podatkowej w Polsce ostatnich lat. System ma umożliwić szybszą kontrolę przepływu dokumentów, ograniczyć nadużycia podatkowe oraz uprościć rozliczenia między firmami.

Eksperci zwracają jednak uwagę na liczne wyzwania wdrożeniowe. W pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu pojawiały się błędy techniczne, problemy z integracją systemów księgowych oraz trudności po stronie użytkowników. Szczególnie małe firmy sygnalizowały brak przygotowania do nowych obowiązków.

Z tego powodu ustawodawca przewidział wyjątki dla tzw. podmiotów wykluczonych cyfrowo – czyli takich, których miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Podmioty te mogą korzystać z dotychczasowych rozwiązań.

W przypadku dużych graczy, takich jak Orlen, pełne wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania infrastruktury sprzedażowej w całym kraju – w tym tysięcy stacji paliw obsługujących codziennie setki tysięcy klientów.

Zmiana przy kasie, zmiana w księgowości

Nowe zasady będą miały wpływ nie tylko na moment zakupu, ale również na procesy księgowe w firmach. Konieczność pobierania faktur z KSeF wymaga integracji systemów księgowych z platformą państwową lub regularnego logowania się do systemu i ręcznego pobierania dokumentów.

Dla części przedsiębiorców oznacza to dodatkowy obowiązek organizacyjny. Z drugiej strony automatyzacja obiegu dokumentów może w dłuższej perspektywie uprościć rozliczenia i ograniczyć liczbę błędów.

Źródła:

• Business Insider Polska
• Ministerstwo Finansów
• komunikaty Orlen
• materiały informacyjne KSeF