Plan wydatków z ZFŚS: wzory i praktyczne wskazówki

Tworzenie planu wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) to nie tylko obowiązek wynikający z regulaminu – to również istotny element odpowiedzialnego i przejrzystego gospodarowania środkami socjalnymi. Dobrze przygotowany preliminarz pozwala skutecznie zaplanować budżet, zabezpieczyć środki na świadczenia i ułatwić późniejsze rozliczenia. Warto więc wiedzieć, o czym pamiętać przy jego opracowywaniu i jakimi zasadami się kierować.

Najważniejsze zasady przy tworzeniu planu wydatków z ZFŚS

1. Zgodność z regulaminem funduszu

Plan nie może wprowadzać nowych form wsparcia – powinien odzwierciedlać świadczenia przewidziane w regulaminie ZFŚS.

1. Ujęcie wszystkich uprawnionych grup

Upewnij się, że plan uwzględnia wszystkich, którym przysługują świadczenia – pracowników, emerytów i rencistów (zgodnie z zapisami regulaminu).

1. Podział środków zgodnie z potrzebami

Najpierw zaplanuj największe pozycje (np. dopłaty do wypoczynku), a potem mniejsze świadczenia – tak, aby nie zabrakło środków na kluczowe cele.

1. Rezerwa na sytuacje losowe

Zarezerwuj część środków na nieprzewidziane potrzeby, np. zapomogi losowe, wsparcie zdrowotne.

1. Przejrzystość i dokumentacja

Ułatw rozliczenia i kontrole – plan najlepiej sporządzić w formie tabeli z podziałem na cele, kwoty i przewidywaną liczbę świadczeń.

1. Uzgodnienie z partnerem społecznym

Nie zapomnij o pisemnym uzgodnieniu planu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników – jeśli taki został formalnie powołany.

Kto podpisuje preliminarz wydatków z ZFŚS?

🔹 Pracodawca / Kierownik jednostki – zawsze podpisuje jako administrator środków funduszu; to on formalnie odpowiada za ich prawidłowe wydatkowanie.

🔹 Strona społeczna – związki zawodowe lub przedstawiciel załogi, jeśli został wybrany. Uzgodnienie preliminarza jest obowiązkowe, o ile w jednostce działają związki (par. 4 ustawy o ZFŚS).

Przykład sekcji na podpisy:

Zatwierdzam:

....................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

(pieczątka i podpis)

Uzgodniono:

....................................................

Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

(pieczątka i podpis)

Wzór 1. Prosty preliminarz

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ........

I. Przychody funduszu:

1. Odpis podstawowy – ....................... zł
2. Odpisy fakultatywne (jeśli przewidziane) – ....................... zł
3. Środki niewykorzystane z lat ubiegłych – ....................... zł
4. Odsetki bankowe – ....................... zł
5. Inne wpływy (np. darowizny, odsetki od pożyczek) – ....................... zł

Łączna kwota przychodów: ....................... zł

II. Planowane wydatki funduszu:

1. Dofinansowanie wypoczynku (np. wczasy pod gruszą) – ....................... zł
2. Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży – ....................... zł
3. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej – ....................... zł
4. Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej – ....................... zł
5. Imprezy integracyjne i okolicznościowe – ....................... zł
6. Świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) – ....................... zł
7. Świadczenia finansowe (np. jednorazowe wypłaty) – ....................... zł
8. Zapomogi losowe i zdrowotne – ....................... zł
9. Pożyczki mieszkaniowe (jeśli przewidziane) – ....................... zł
10. Rezerwa na nieprzewidziane potrzeby – ....................... zł

Łączna kwota wydatków: ....................... zł

III. Uzgodnienie planu:
Preliminarz został uzgodniony ze związkami zawodowymi / przedstawicielem pracowników w dniu ....................... w miejscowości ....................... .

IV. Podpisy:

.......................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca

.......................................................
Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

Wzór 2. Preliminarz tabelaryczny

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ......

Zatwierdzam:

..................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

Wzór 3. Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS w oświacie

......................................................

(pieczątka)

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na ………. rok

        PLAN

I. WYNIK FINANSOWY ZFŚS ZA ROK ……..:     .................................

1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim:    ....................................

  (rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r.)

2. Fundusz pożyczkowy utworzony w latach poprzednich:   ....................................

(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych rat

pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)

II. PRZYCHODY FUNDUSZU W ROKU BIEŻĄCYM:   .................................

1. Odpisy:       ....................................

a) odpis na nauczycieli czynnych zawodowo   ....................................

b) odpis na pracowników administracji i obsługi   ....................................

c) odpis na nauczycieli emerytów i rencistów   ....................................

d) odpis na pozostałych emerytów i rencistów   ....................................

2. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym:  ....................................

3. Odsetki od udzielonych pożyczek:     ....................................

4. Inne (np. darowizny):     ....................................

III. ŚRODKI DO DYSPOZYCJI W BIEŻĄCYM ROKU:   .................................

1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim:    ....................................

2. Przychody w roku bieżącym:     ....................................

3. Wpływy z tytułu spłat rat pożyczek:     ....................................

IV. WSPÓLNA DZIAŁALNOŚĆ SOCJALNA

W RAMACH CZĘŚCI ŚRODKÓW ZFŚS:    …………………….

(na podstawie odrębnej umowy w zakresie udzielania pomocy

na wybrane cele mieszkaniowe …….. % odpisu,

pozycji …..….. oraz pozycji ………… przychodów)

V. ROZCHODY Z TYTUŁU UDZIELONYCH POŻYCZEK:  .................................

VI. WYDATKI Z ZFŚS W ROKU BIEŻĄCYM:    .................................

1. Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin:  ....................................

a) świadczenia urlopowe dla nauczycieli:   ....................................

b) dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego

we własnym zakresie:     ....................................

c) dofinansowanie wypoczynku dzieci:    ....................................

(zorganizowanego lub organizowanego we własnym zakresie)

2. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej:  ....................................

3. Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej:  ....................................

4. Dofinansowanie imprez dla dzieci:    ....................................

5. Świadczenia rzeczowe:     ....................................

6. Świadczenia finansowe:     ....................................

7. Zapomogi losowe:     ....................................

VII. WYNIK FINANSOWY NA KONIEC BIEŻĄCEGO ROKU:  .................................

1. Środki ZFŚS niewykorzystane w roku bieżącym:    ....................................

(rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r)

2. Fundusz pożyczkowy:      ....................................

(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych

rat pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)

USTALENIA DODATKOWE DO PRELIMINARZA:

1. Terminy składania wniosków na poszczególne cele działalności socjalnej przez osoby uprawnione:

2. Warunki udzielania pożyczek

a) MAKSYMALNA KWOTA POŻYCZKI:   .........................

b) OPROCENTOWANIE:    ……………….

(efektywne, tj. naliczane jednorazowo za cały okres od udzielonej kwoty )   

c) MAKSYMALNY OKRES SPŁATY POŻYCZKI (liczba rat): .........................

3. Wartość wskaźnika „L” dla zapomóg losowych:  ……………….

Uzgodniono: .................................................

(miejscowość, data)

Podpisy stron:

..................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

..................................................

Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)