Sprawy urzędowe załatwisz szybciej i sprawniej. EZD RP wdrożone przez NASK w Krakowie

Na przykładzie stolicy Małopolski doskonale widać, jak wiele korzyści przynosi instytucjom publicznym zastosowanie systemów IT wspierających codzienną pracę urzędników. W jed-nostkach organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa został wdrożony, ze wsparciem NASK, system elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP.

Korzyści z EZD RP

UMK współpracuje z NASK nieprzerwanie od 2021 r. We wrześniu 2025 r. rozpoczął wdrażanie EZD RP – udostępnianego nieodpłatnie przez NASK systemu do elektronicznego zarzą-dzania dokumentacją w administracji publicznej. Proces odbywa się w 332 miejskich jednostkach organizacyjnych, z czego 95 proc. to samorządowe szkoły i przedszkola. Cyfrowa rewo-lucja w krakowskiej oświacie oznacza szybszą i wygodniejszą obsługę mieszkańców i lepszą organizację pracy. Dzięki niej dyrektorzy, nauczyciele i pracownicy administracyjni miejskich placówek zyskują więcej czasu na faktyczną pracę edukacyjną oraz na projektowanie i planowanie działań, a nie tracą cennych godzin na często żmudną papierkową robotę.

– Elektroniczne zarządzanie dokumentacją cieszy się dużym powodzeniem w gminie miejskiej Kraków. Mamy niezwykłą satysfakcję z tego, że mogliśmy przystąpić do programu, po-nieważ ma on dużo atutów zarówno z perspektywy codziennych użytkowników, czyli urzędników, jak i mieszkańców korzystających z usług i zasobów urzędu – komentuje Daniel Wiśniowski, dyrektor departamentu marki Kraków w Urzędzie Miasta Krakowa.

Podkreśla, że wdrożenie takiego systemu jak EZD RP w instytucji publicznej zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją i procesami w organizacji, co ma ogromny wpływ na po-prawę jakości obsługi obywateli oraz skrócenie czasu oczekiwania na odpowiedzi i usługi.

– Jednostki, które korzystają z EZD RP, mogą szybciej przetwarzać dokumenty i mają łatwiejszy dostęp do informacji oraz możliwość automatyzacji wielu rutynowych czynności kance-laryjnych i archiwalnych. Wszystko to prowadzi do efektywnego wykorzystania czasu pracy i zasobów, które można przeznaczyć na inne zadania – opowiada szef departamentu marki Kraków.

Pod Wawelem wdrożenie EZD RP jest realizowane w formule kaskadowej. To oznacza, że UMK odgrywa rolę partnera wiodącego, który ściśle współpracuje z NASK, rozwija kompeten-cje pracowników oraz koordynuje proces wdrożeń w podległych i nadzorowanych jednostkach.

– Warto podkreślić, że model kaskadowy znacząco skraca czas wdrożenia kolejnych jednostek, ogranicza koszty i ułatwia transfer wiedzy. W praktyce oznacza to, że EZD RP przestaje być rozwiązaniem punktowym, a staje się wspólną platformą pracy dla całych struktur administracyjnych – wyjaśnia Tomasz Karaś, kierownik oddziału zarządzania dokumentacją i archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Krakowa i kierownik projektu wdrożenia EZD w UMK.

– Niewątpliwą korzyścią z wdrożenia EZD RP jest to, że w ramach projektu KPO otrzymujemy nieodpłatnie zaawansowany i bezpieczny system z zapewnioną obsługą, asystą techniczną i kompleksowymi szkoleniami. Wsparcie i współpraca z NASK odgrywają tu kluczową rolę – dodaje Karaś.

Projekt pod nazwą „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostęp-nienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP” jest realizowany na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji i finansowany ze środków Krajowego Planu Odbudowy (KPO). Działanie wpisuje się w Strategię Cyfryzacji Państwa, stawia na rozwój e-administracji i jednocześnie wzmacnia potencjał dużych miast. Kraków może tu być stawiany za wzór dobrych praktyk.

Uniwersalny system dla instytucji publicznych

EZD RP umożliwia kompleksowe prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, przy zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami. System jest stale rozwijany i dostosowywany do zmian prawnych (m.in. e Doręczenia, KSeF, CRU). Pełna elektronizacja procesów kancelaryjnych przekłada się na usprawnienie pracy administracji, eliminację papieru oraz szybszą obsługę mieszkańców. Co istotne, dzięki SaaS EZD RP, czyli wdrożeniu systemu w modelu chmurowym przy wsparciu NASK, eliminuje potrzebę zakupu własnego sprzętu serwerowego oraz zatrudniania ad-ministratorów IT.

Daniel Wiśniowski podkreśla, że w procesie skutecznego wdrażania EZD RP kluczową rolę odgrywają ludzie – ich kompetencje i umiejętności harmonijnej współpracy.

– Nie bylibyśmy w miejscu, w którym jesteśmy, gdyby nie świetna współpraca interdyscyplinarnego zespołu Centrum Obsługi Informatycznej, wydziału organizacji i nadzoru oraz wy-działu edukacji, który w ubiegłym roku przystąpił i wdrożył EZD RP w miejskich jednostkach organizacyjnych – mówi szef departamentu marki Kraków.

– Spośród 332 miejskich jednostek organizacyjnych objętych wdrożeniem aż 329 skorzystało z bezpośredniego wsparcia NASK. Dla gminy Kraków fundamentalne jest to, że dzięki fi-nansowaniu ze środków KPO wszystko odbywa się całkowicie bezkosztowo – opisuje Katarzyna Bednarz, inspektor ds. wdrożenia EZD w Miejskich Jednostkach Organizacyjnych w UMK.

Jak wyjaśnia, jednostki organizacyjne gminy Kraków skorzystały już z ponad 30 szkoleń technicznych oraz 80 szkoleń merytorycznych z zakresu obsługi systemu.

Mieszkaniec wie, gdzie i na jakim etapie jest sprawa

Tomasz Karaś dodaje, że szczególnie ważne w procesie wdrożenia EZD RP są nie tyle umiejętności czysto techniczne, co kompetencje miękkie.

– Właśnie dzięki nim bezpośrednia pomoc dla użytkowników oraz wsparcie transformacji tradycyjnego papierowego procesu na proces cyfrowy, a także szkolenia w zakresie obsługi systemu okazały się tak skuteczne – ocenia kierownik projektu wdrożenia EZD w UMK.

Wedle jego obserwacji kluczowe jest to, by, urzędnik dostrzegał sens swojej pracy, a przejście na system cyfrowy może w tym zasadniczo pomóc.

– Nie ma tu wątpliwej hybrydy, w ramach której urzędnik musiałby równolegle operować w systemie tradycyjnym, czyli na papierze, i zarazem w systemie elektronicznym jako sys-temie pomocniczym. Mamy pełną cyfryzację, co stanowi realne odciążenie, pozwalające przyspieszyć i usprawnić pracę urzędników – tłumaczy Tomasz Karaś.

– EZD wpłynęło pozytywnie na moją pracę, ale również na jakość i tempo załatwiania spraw. Mieszkaniec, który złoży dokument, na przykład w lokalizacji przy pl. Wszystkich Świętych, ma pewność, że pracownik, na przykład w lokalizacji przy ul. Dekerta, za parę minut otrzyma ten dokument i może rozpocząć postępowanie – opowiada obrazowo Dawid Przybyliński, główny specjalista w Urzędzie Miasta Krakowa.

Jak zaznacza, elektroniczne zarządzanie dokumentacją przyspieszyło wszystkie procesy i uczyniło je bardziej transparentnymi: mieszkaniec może łatwo i szybko się dowiedzieć, na jakim etapie jest jego sprawa.

Owocna współpraca UMK i NASK

– Wdrożenie systemu EZD RP w Urzędzie Miasta Krakowa to przykład skutecznej, dobrze przeprowadzonej dużej kaskady. Dlatego szczególne podziękowania kieruję do zespołu wdro-żeniowego UMK za świetną koordynację i imponującą frekwencję na szkoleniach. W trakcie tego procesu naprawdę staliśmy się jednym dobrze współpracującym zespołem – podkreśla Agnieszka Reizer, zastępca kierownika zespołu wsparcia merytorycznego w NASK.

Przyznaje, że wdrożenie EZD RP to duże przedsięwzięcie organizacyjne wymagające zaangażowania urzędu oraz jednostek w przygotowanie i przeprowadzenie złożonego procesu. W jej ocenie zaangażowanie i wsparcie opiekuna wdrożenia i trenerów NASK miało kluczowe znaczenie dla komfortu uczestników i sukcesu przedsięwzięcia. W krakowskiej siedzibie biura NASK przy ul. Kalwaryjskiej odbywała się większość szkoleń dla pracowników jednostek organizacyjnych gminy. Udział pracowników w warsztatach w ogromnej mierze decyduje o powo-dzeniu przedsięwzięcia. To także najlepsza okazja do samodzielnego rozwiania wątpliwości związanych z korzystaniem z systemu i ze zmianą nawyków.

– Jak wiadomo, każda zmiana może wzbudzać obawy. Dlatego uczestnicy szkoleń w trakcie pracy z trenerami NASK budowali praktyczne kompetencje, twarde i miękkie, które szybko przełożyły się na sprawne funkcjonowanie nowoczesnego urzędu – podkreślają Agnieszka Reizer i Filip Pubrat, ekspert ds. otoczenia prawnego EZD RP w NASK.

Więcej informacji o projekcie: ezdrp.gov.pl/kpo