Gdy podnoszenie kwalifikacji nie pójdzie zgodnie z planem, pracownik musi się rozliczyć z pracodawcą

Podnoszenie kwalifikacji przez pracownika – z umową, czy bez?

Czy w każdym przypadku, gdy pracodawca wyraża zgodę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji, musi podpisać z nim umowę szkoleniową? Taka wątpliwość często pojawia się w praktyce. Ustawodawca wskazał wprost w art. 103⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, że pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. Choć to od pracownika i pracodawcy zależą jej postanowienia, a strony mają możliwość indywidualnego kształtowania zasad, na jakich pracownik będzie podnosił kwalifikacje zawodowe, to jednak łącząca je umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy art. 102–1036 k.p. A co najbardziej istotne z punktu widzenia zadanego pytania, nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jak z tego wynika, zawarcie umowy jest konieczne tylko w sytuacji, w której pracodawca w zamian za ułatwienie pracownikowi podnoszenia kwalifikacji oczekuje podpisania tzw. lojalki, czyli zobowiązania się przez pracownika do tego, że „odpracuje” poczynioną przez pracodawcę inwestycję w jego kwalifikacje.

POLECAMY: O płacach i rekrutacji pracodawcy nie mogą rozmawiać jak o wspólnych kosztach

Umowę trzeba zawrzeć na piśmie

Jak już wskazano, jeśli strony zdecydują się na zawarcie umowy szkoleniowej, to powinny zawrzeć ją na piśmie. Ustawodawca nie zastrzegł jednak, jakie będą konsekwencje niedochowania tej formy, a więc należy przyjąć, że ma ona znaczenie jedynie dla celów dowodowych, a jeśli strony zawrą umowę np. w formie ustnej, to jej postanowienia również będą ważne. Warto pamiętać, że tego rodzaju umowa zawierana między pracownikiem a pracodawcą nie jest elementem stosunku pracy. Oznacza to, że co do zasady stosuje się do niej przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Strony powinny zadbać o to, aby możliwie dokładnie i wymiernie określić w niej wzajemne prawa i obowiązki. Umożliwi to w przyszłości uniknięcie sytuacji, w której ich wzajemne oczekiwania rozminą się, a rozstrzygnięcie powstałych na tym tle wątpliwości okaże się utrudnione.

POLECAMY: Pracownik wspierany przez AI: kiedy używanie nowoczesnych narzędzi uzasadnia podwyżkę?

W razie zmiany planów, pracownik musi się rozliczyć z pracodawcą

Pracodawca wykazując inicjatywę czy też wyrażając zgodę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji liczy na to, że w efekcie będzie on np. sprawniej wykonywał swoje obowiązki. Czasami może planować, że pracownik zmieni stanowisko pracy na wyższe albo przekaże zdobytą wiedzę współpracownikom. Innymi słowy, inwestując środki finansowe i wykazując elastyczność w zakresie organizacji pracy w okresie podnoszenia przez pracownika kwalifikacji, spodziewa się uzyskania konkretnych korzyści. Aby je uzyskać, powinien zabezpieczyć się przed przedwczesną zmianą przez pracownika miejsca pracy. To przede wszystkim temu ma służyć zawierana między stronami umowa, w której zobowiązuje pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Dodatkowym zagrożeniem może być to, że pracownik rozpocznie podnoszenie kwalifikacji, ale go nie ukończy. By zapewnić pracodawcy w tym zakresie pewne bezpieczeństwo, ustawodawca przewidział, że pracownik:
1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie, w którym pracownik zobowiązał się pozostać w zatrudnieniu (określonym w umowie), nie dłuższym niż 3 lata,
3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (za wyjątkiem sytuacji, gdy umowa został wypowiedziana z powodu mobbingu),
4) który w okresie, w którym zobowiązał się pozostać w zatrudnieniu, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943 k.p., mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach
- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Przyczyny, o których mowa w punkcie trzecim, to sytuacje, gdy:
- pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika,
- zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy,
- wobec pracownika stosowano mobbing.

Zwrot kosztów nie zależy od zawarcia umowy

Należy zwrócić uwagę na to, że zwrot kosztów, o których mowa dotyczy tylko dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę, które może on przyznać dobrowolnie, a więc np. opłat za kształcenie, związanego z tym zakwaterowania, kosztów zakupu podręczników. Nie może natomiast dotyczyć np. kosztów poniesionych z tytułu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy czy też za zwolnienie z całości lub części dnia pracy.
Ewentualny zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń nie jest uzależniony od tego, czy pracodawca zawarł z pracownikiem umowę szkoleniową. Jak już bowiem wspomniano, jej zawarcie jest obligatoryjne jedynie wtedy, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji.