Dane świadków wypadków przy pracy pod lupą. Prezes UODO apeluje do MRPiPS o zmianę przepisów

UODO chce doprecyzowania przepisów w zakresie danych osobowych świadków wypadków przy pracy

Prezes UODO wystąpił do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych dotyczących przepisów regulujących udział świadka w postępowaniu mającym ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy. Jednocześnie zadeklarował wsparcie eksperckie przy przygotowaniu rozwiązań, które określą podstawę prawną przetwarzania danych osobowych świadka oraz niezbędny zakres tych danych. Jak wskazano w piśmie, obecny brak jednoznacznych regulacji w tym obszarze prowadzi do stosowania różnych praktyk, co pozostaje niezgodne ze standardami ochrony danych osobowych.

obowiązek zebrania informacji od świadków wypadku oraz dołączenia do protokołu powypadkowego zapisu wyjaśnień poszkodowanego a rozporządzenia do zmiany?

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870) reguluje czynności podejmowane przez zespół powypadkowy przy ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Przewiduje ono m.in. obowiązek zebrania informacji od świadków wypadku oraz dołączenia do protokołu powypadkowego zapisu wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków.

Przepisy przewidują również, że poszkodowany ma prawo zapoznać się z protokołem przed jego zatwierdzeniem, zgłaszać uwagi i zastrzeżenia oraz przeglądać akta sprawy. W razie wypadku śmiertelnego takie uprawnienia przysługują także członkom rodziny poszkodowanego. Protokół zatwierdza pracodawca, a następnie dokument trafia do odpowiednich instytucji i podlega dalszym czynnościom przewidzianym w procedurze.

Problem dotyczy zakresu danych świadka: wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy

Kluczowe wątpliwości dotyczą rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. 2019 poz. 1071) określającego wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Choć dokument przewiduje opis okoliczności wypadku i załączniki do protokołu, nie wskazuje, jakie dane osobowe powinien podać świadek zdarzenia. Nie przesądza także, czy zakres tych danych ma obejmować miejsce zamieszkania.

W tym kontekście istotne są przepisy rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):

1. art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679 dane osobowe muszą być: przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą ("zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość");
2. art. 5 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2016/679 dane osobowe muszą być: zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami ("ograniczenie celu");
3. art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia 2016/679 dane osobowe muszą być: adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane ("minimalizacja danych");

UODO: wątpliwości wokół prywatności świadków

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych docierają sygnały, że dane osobowe świadków zawarte w protokołach trafiają do wielu osób i instytucji zaangażowanych w procedurę powypadkową. Dotyczy to również takich informacji jak miejsce zamieszkania świadka, co budzi obawy z perspektywy ochrony prywatności. Jak wskazano, w praktyce zdarza się, że informacja o miejscu zamieszkania jest pozyskiwana na podstawie zgody świadka, co ma uzupełniać ogólne regulacje prawne. Prezes UODO ocenia jednak, że takie rozwiązanie rodzi poważne zastrzeżenia.

Zgoda świadka nie rozwiązuje problemu

W piśmie do resortu pracy Mirosław Wróblewski podkreślił, że przetwarzanie danych osobowych świadka na podstawie zgody może prowadzić do praktycznych problemów, ponieważ zgoda może zostać w każdej chwili wycofana. Wątpliwości budzi także to, czy w takim przypadku zgoda jest rzeczywiście wyrażana dobrowolnie. Dodatkowo praktyka pozyskiwania zgody od świadka wypadku przy pracy nie wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Dlatego, zdaniem organu nadzorczego, nie można uznać jej za prawidłową w świetle zasad RODO, w szczególności zasad legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.

Dane świadków wypadków przy pracy pod lupą. Prezes UODO apeluje do MRPiPS o zmianę przepisów. PIP również dostrzega problem

Na trudności interpretacyjne zwraca uwagę także Państwowa Inspekcja Pracy. Z informacji przekazanych Prezesowi UODO wynika, że w działalności informacyjno-poradniczej PIP pojawiają się pytania pracowników dotyczące zakresu danych osobowych pozyskiwanych od świadków wypadków. Według PIP dla prawidłowego przebiegu postępowania powypadkowego wystarczające wydaje się posługiwanie podstawowymi danymi identyfikującymi świadka, którymi pracodawca już dysponuje w związku ze stosunkiem pracy. Chodzi o imię i nazwisko, zajmowane stanowisko pracy oraz ewentualnie jednostkę lub komórkę organizacyjną.

UODO oczekuje odpowiedzi i deklaruje współpracę

Prezes UODO poprosił ministerstwo o odniesienie się do przedstawionego problemu i rozważenie prac nad przepisami, które jasno określą podstawę do zbierania danych osobowych świadka oraz ich niezbędny zakres. Zadeklarował także gotowość do wsparcia eksperckiego przy wypracowywaniu rozwiązań zgodnych z zasadami ochrony danych osobowych. Wystąpienie przewiduje prośbę o odpowiedź w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania.