Kontrola L4 po 13 kwietnia 2026. Co pracodawca może sprawdzić, a czego absolutnie nie wolno mu robić [Wzór protokołu i upoważnienia]

Czy pracodawca może zapukać do drzwi, gdy jesteś na L4? A co, jeśli nie zastanie chorego w domu? Po zmianach obowiązujących od 13 kwietnia 2026 r. zasady kontroli zwolnień lekarskich zostały doprecyzowane. Warto wiedzieć, kiedy pracodawca ma do tego prawo i jak taka kontrola wygląda w praktyce.

Kiedy pracodawca może kontrolować zwolnienie lekarskie w 2026 r.

Prawo do kontroli zależy przede wszystkim od tego, kto wypłaca świadczenie w okresie choroby pracownika. Każdy pracodawca może sprawdzić, czy pracownik prawidłowo korzysta ze zwolnienia w czasie, gdy wypłaca mu wynagrodzenie chorobowe z własnych środków. Dotyczy to okresu niezdolności do pracy, za który wynagrodzenie przysługuje na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Szersze uprawnienia mają pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Tacy pracodawcy wypłacają swoim pracownikom również zasiłki chorobowe i opiekuńcze, a więc mogą samodzielnie kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień.

Natomiast pracodawcy zatrudniający do 20 ubezpieczonych nie przeprowadzają kontroli samodzielnie w zakresie zasiłków. W takim przypadku mogą zwrócić się o jej przeprowadzenie do ZUS.

Kto może przeprowadzić kontrolę L4 w 2026 r.

Pracodawca nie musi przeprowadzać kontroli osobiście. Może powierzyć to zadanie zaufanemu pracownikowi albo firmie zewnętrznej. W każdym przypadku osoba kontrolująca musi mieć imienne upoważnienie oraz dokument potwierdzający tożsamość. Dokumenty te powinny zostać okazane osobie kontrolowanej przed rozpoczęciem czynności.

Jeśli kontrolę wykonuje podmiot zewnętrzny, pracodawca nadal pozostaje administratorem danych i ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność działań z RODO.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego 2026 (WZÓR)

Co tak naprawdę sprawdza pracodawca podczas kontroli L4 od 13 kwietnia 2026 r.

Od 13 kwietnia obowiązują doprecyzowane zasady dotyczące tego, co w czasie zwolnienia lekarskiego uznaje się za pracę i nieprawidłowe wykorzystanie L4. Nowe przepisy porządkują dwa kluczowe pojęcia: pracę zarobkową oraz aktywność niezgodną z celem zwolnienia od pracy.

Praca zarobkowa obejmuje każdą czynność wykonywaną w celu uzyskania wynagrodzenia – niezależnie od tego, czy wynika z umowy o pracę, zlecenia, działalności gospodarczej czy innej formy współpracy. Za pracę nie uznaje się jednak tzw. czynności incydentalnych, czyli jednorazowych działań podejmowanych w wyjątkowych okolicznościach. Nie może być za nie uznane polecenie pracodawcy.

Z kolei aktywność niezgodna z celem zwolnienia to wszelkie działania, które mogą utrudniać leczenie lub wydłużać rekonwalescencję. Nie obejmuje to zwykłych czynności życia codziennego, takich jak zakupy, wizyta u lekarza czy krótki spacer, ani wspomnianych czynności incydentalnych wykonywanych w szczególnych sytuacjach.

Kontrola zwolnienia lekarskiego nie polega na sprawdzaniu, czy pracownik cały dzień leży w łóżku. Chodzi o coś innego – o ustalenie, czy L4 jest wykorzystywane zgodnie z jego celem, czyli leczeniem i powrotem do zdrowia. W praktyce podczas kontroli sprawdzane są przede wszystkim dwie rzeczy.

Czy pracownik wykonuje pracę zarobkową

To jedna z najważniejszych kwestii. Jeśli podczas zwolnienia lekarskiego pracownik wykonuje pracę przynoszącą dochód, może stracić prawo do zasiłku. Co istotne, przepisy traktują bardzo szeroko pojęcie pracy. Nie ma znaczenia forma zatrudnienia. Może to być etat, umowa zlecenia, działalność gospodarcza, a nawet nieformalna pomoc, jeśli ma charakter zarobkowy.

Czy aktywność pracownika nie utrudnia leczenia

Drugim elementem kontroli jest ocena, czy sposób spędzania czasu na zwolnieniu nie stoi w sprzeczności z jego celem. Problemem mogą być czynności wymagające dużego wysiłku lub takie, które mogą wydłużać rekonwalescencję – np. ciężka praca fizyczna, remont mieszkania czy intensywne treningi.

Nie oznacza to jednak obowiązku pozostawania w domu przez cały okres zwolnienia. Dopuszczalne są zwykłe czynności życia codziennego, takie jak wizyta u lekarza, zakupy, odprowadzenie dziecka do przedszkola czy krótki spacer – o ile nie są sprzeczne z zaleceniami lekarskimi.

Wyjątek: sporadyczne czynności związane z pracą

Zmiany obowiązujące od 13 kwietnia dopuszczają również wykonywanie pojedynczych, incydentalnych czynności zawodowych. Chodzi o sytuacje wyjątkowe, gdy brak reakcji mógłby spowodować poważne konsekwencje – na przykład finansowe albo organizacyjne. Może to być m.in.:

• podpisanie pilnego dokumentu,
• jednorazowe opłacenie faktury,
• przekazanie ważnej informacji współpracownikom.

Zwolnienie na opiekę – tu dochodzi trzeci element

Przy zasiłku opiekuńczym sprawdza się dodatkowo, czy nie ma innych domowników, którzy mogliby zapewnić opiekę (z wyjątkiem dzieci do 2. roku życia).

Czy pracodawca może przyjść na kontrolę do domu?

Najczęściej kontrola odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika albo w miejscu wskazanym na zwolnieniu jako adres pobytu w czasie choroby.

Pracodawca może jednak sprawdzić pracownika także w innym miejscu, jeśli pojawią się informacje, że w czasie L4 wykonuje pracę albo prowadzi działalność gospodarczą.

Co jeśli kontroler nie zastanie pracownika w domu na L4

Nieobecność w domu podczas kontroli nie oznacza automatycznie problemów. Jeśli pracownik ma uzasadniony powód – na przykład:

• wizytę u lekarza,
• konieczność wyjścia do apteki czy
• odprowadzenie dziecka do przedszkola
  – zwolnienie nadal może być uznane za wykorzystywane prawidłowo.

W takich sytuacjach pracodawca może ponowić kontrolę lub poprosić o wyjaśnienia. Dopiero wątpliwości nierozstrzygnięte przez pracodawcę trafiają do ZUS.

Protokół z kontroli i możliwe konsekwencje w 2026 r.

Jeżeli kontrola została przeprowadzona i pracownik był obecny, sporządza się protokół (nawet wtedy, gdy wszystko było w porządku). W protokole mogą znaleźć się:

• ustalenia z kontroli,
• opis ewentualnych nieprawidłowości,
• pouczenie o prawie do złożenia zastrzeżeń.

Gdy pracownika nie było – powstaje notatka służbowa, a nie protokół.

Pracownik może w ciągu 7 dni złożyć zastrzeżenia do protokołu i przedstawić dowody. Sprawą zajmuje się wtedy ZUS, a nie pracodawca. To ZUS:

• wszczyna postępowanie,
• ocenia materiał dowodowy,
• wydaje decyzję o ewentualnym cofnięciu zasiłku.

Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu. Pracownik może je złożyć pisemnie lub ustnie do protokołu, za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Na złożenie odwołania przysługuje miesiąc od dnia otrzymania decyzji.

Protokół z kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy 2026 (WZÓR)

Kontrola L4 w 2026 r. 5 rzeczy, których pracodawca nie może zrobić

Co ważne, kontrola nie może:

• naruszać prywatności,
• pogarszać stanu zdrowia pracownika,
• trwać dłużej niż to konieczne,
• polegać na zbieraniu informacji o chorobie.