Błąd w świadectwie pracy? Pracodawca zapłaci za jego skutki

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. To zasada ogólna.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego świadectwa.

W jakim przypadku pracodawca nie musi wydawać świadectwa pracy?

Pracodawca nie musi wydawać świadectwa pracy, gdy nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Pracodawca musi to jednak zrobić, jeśli mimo zawierania nowej umowy pracownik złoży w tej sprawie wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

W przypadku złożenia takiego wniosku pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni.

Czy można uzależnić wydanie świadectwa pracy od rozliczenia się z pracodawcą?

Nie, wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Nie ma więc znaczenia, czy pracownik rozliczył się z mienia powierzonego albo czy dostarczył do działu kadr tzw. kartę obiegową.

Pracodawca nie może usprawiedliwiać się, że nie wydał świadectwa pracy, bo pracownik nie dopełnił ustanowionych przez pracodawcę obowiązków związanych z odejściem z pracy.

Czy pracodawca sporządza świadectwo pracy zmarłego pracownika?

Tak, pracodawca sporządza świadectwo pracy zmarłego pracownika. W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (np. małżonka, dzieci), a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jakie informacje pracodawca musi podać w świadectwie pracy?

W świadectwie pracy pracodawca musi podać informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. okresów niezdolności do pracy).

Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Szczegółowe wymogi dotyczące świadectwa pracy i jego wzór zawiera rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Co może zrobić pracownik, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?

W razie wykrycia błędu pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Pracownik ma prawo wystąpić do sądu także wtedy, gdy pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy i pozostawi jego wniosek bez odpowiedzi.

W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek zmiany świadectwa pracy?

Pracodawca ma obowiązek zmiany świadectwa pracy, gdy nakaże mu to sąd.

Oddzielnie kodeks pracy wymienia jeszcze jedną sytuację, gdy pracodawca ma taki obowiązek. Pracodawca musi zawrzeć w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, gdy z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę.

Chodzi tu o sytuację, gdy pracodawca rozwiązuje umowę o pracę z jednej z przyczyn określonych w art. 52 § 1 k.p. Zgodnie z nim pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca nie wydał mu świadectwa pracy?

W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Jaką odpowiedzialność pracodawca ponosi za błędne świadectwo pracy?

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Może to dotyczyć np. sytuacji, gdy pracownik w związku z brakiem świadectwa pracy nie mógł udowodnić stażu pracy i nie otrzymał zatrudnienia. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.

Co ważne, wskazanie w świadectwie pracy trybu rozwiązania stosunku pracy, który został następnie uznany przez sąd pracy za niezgodny z prawem, nie uzasadnia roszczenia o odszkodowanie z art. 415 kodeksu cywilnego ani o zadośćuczynienie z art. 448 k.c. (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 6 października 1998 r., I PKN 376/98).

Jakie znaczenie ma świadectwo pracy dla kolejnych pracodawców?

Przede wszystkim trzeba podkreślić, że świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym. Jak wyjaśnił SN np. w postanowieniu z 4 grudnia 2024 r., I USK 81/24. Moc dokumentu urzędowego mają wyłącznie dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 k.p.c. nawet wówczas, gdy wydane zostaje przez urząd administracji państwowej. Samo przez się nie tworzy praw ani ich nie pozbawia. Nie ma więc cech wyłączności w zakresie dowodowym w postępowaniu o realizację tych praw.

Dowód przeciwko stwierdzeniom czy brakowi stwierdzeń w świadectwie pracy, jako dokumencie, w ramach postępowania o konkretne roszczenie może być przeprowadzony w każdym czasie.

Jeśli zatem pracownik w przyszłości, nawet po upływie okresu do żądania sprostowania świadectwa pracy, będzie chciał wykazać w innym postępowaniu, może to zrobić za pomocą innych środków dowodowych, np. poprzez zeznania świadków.

Jako przykład takiego postępowania można wskazać postępowanie o przyznanie emerytury pomostowej. Nawet jeśli świadectwo pracy nie zawiera informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, były pracownik może udowodniać innymi sposobami, że pracował w takich warunkach.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 26 lutego 2020 r., sygn. akt III AUa 699/19, treść świadectwa pracy oraz świadectwa pracy w szczególnych warunkach, jak każdy dokument nieurzędowy w rozumieniu art. 244 § 1 i 2 k.p.c., może podlegać weryfikacji. Dokonana przez pracodawcę ocena charakteru zatrudnienia pracownika nie jest dla sądu wiążąca, dokument ten podlega co do swojej wiarygodności i mocy dowodowej takiej samej ocenie jak każdy inny dowód. Tym samym istnienie tych świadectw w odniesieniu do spornego okresu zatrudnienia nie uniemożliwia przeprowadzenia postępowania dowodowego na okoliczność ustalenia, czy świadczona praca odpowiada pracom wykonywanym w warunkach szczególnych.

Zobacz także

Zmiany w świadectwie pracy i dokumentacji pracowniczej

Czy pracownik może uzyskać dwa odszkodowania, gdy dyscyplinarka okazała się niezasadna?

Tak, pracownik może uzyskać odszkodowanie i z tytułu szkody wyrządzonej przez zakład pracy wskutek wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 1 k.p.), niezależnie od przyznanego mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania przez zakład pracy umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 56 i 58 k.p.). Tak stwierdził SN w uchwale z 13 lipca 1976 r., I PZP 22/76. Chodzi tu np. o sytuację, gdy pracownik nie zdobył danej pracy, bo w jego świadectwie pracy na tamten czas była zawarta informacja o tym, że rozwiązano z nim umowę bez wypowiedzenia. Gdy później okaże się, że dyscyplinarka była niezasadna, pierwotnie wydane świadectwo pracy należy uznać za świadectwo niewłaściwe w rozumieniu art. 99 § 1 k.p.

SN w uchwale podkreślił jednak, że odszkodowanie za okres pozostawania bez pracy wskutek wydania niewłaściwego świadectwa pracy może być przyznane tylko w zakresie szkody niewyrównanej przyznanym odszkodowaniem z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.