Powierzenie mienia pracownikowi zamienia się w obowiązek pokrycia strat bez limitu

Aby pracownik ponosił odpowiedzialność za mienie powierzone, muszą zostać spełnione kumulatywnie określone przesłanki:

• powierzenie mienia musi nastąpić w sposób prawidłowy, tj. za zgodą pracownika i z możliwością rzeczywistego objęcia mienia w pieczę;
• szkoda musi powstać w wyniku nienależytego wykonania przez pracownika obowiązku pieczy nad powierzonym mieniem.

Odpowiedzialność za mienie powierzone różni się zasadniczo od odpowiedzialności na ogólnych zasadach przewidzianych w art. 114 i nast. kodeksu pracy. [ramka]

• ciężar dowodu w przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone spoczywa na pracowniku, który musi wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych;
• wysokość odszkodowania może obejmować pełną wartość szkody, bez ograniczenia do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia (jak w przypadku odpowiedzialności ogólnej);
• dochodzenie odpowiedzialności za mienie powierzone nie wymaga udowodnienia winy pracownika, a jedynie faktu powierzenia i wystąpienia szkody. ©℗

Praktyczne aspekty

Aby zminimalizować ryzyko sporu i ułatwić ewentualne dochodzenie roszczeń, pracodawca powinien:

• stosować pisemne protokoły przekazania mienia;
• zapewnić pracownikowi realną możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem;
• uregulować zasady odpowiedzialności materialnej w regulaminie pracy lub umowie indywidualnej;
• okresowo inwentaryzować stan powierzonego mienia.

Analiza orzecznictwa - odpowiedzialność materialna pracownika

Z uwagi na poważne konsekwencje dla pracownika, ustawodawca określił szczególne warunki, które muszą zostać spełnione, aby odpowiedzialność tego rodzaju mogła powstać. Orzecznictwo Sądu Najwyższego i sądów apelacyjnych odgrywa kluczową rolę w interpretacji przepisów. Wskazuje ono, kiedy sądy uznają powstanie odpowiedzialności, jak oceniają prawidłowość powierzenia i jak rozstrzygają spory dotyczące odszkodowań.

Chroni też przed błędną interpretacją rygorystycznych wymogów przewidzianych przez ustawodawcę.

Chorobowe nie zwalnia z obowiązku zwrotu mienia

W wyroku z 24 lutego 2022 r. (II PSK 309/21) SN stwierdził, że pracodawca może żądać zwrotu mienia także w okresie zwolnienia lekarskiego, jeżeli wskazał miejsce i termin odbioru. Uznał, że samochód służbowy należy traktować jako mienie powierzone, a obowiązek jego oddania wynika z art. 124 k.p., niezależnie od trwania stosunku pracy.

Sprawa dotyczyła pracownika zatrudnionego, który mimo formalnego wezwania nie oddał sprzętu służbowego (samochodu, komputera, telefonu) po cofnięciu upoważnienia przez przełożonego, mimo jednoznacznego i formalnego wezwania. Choć przebywał w tym czasie na zwolnieniu lekarskim, utrzymywał kontakt mailowy z firmą, co świadczyło o jego świadomości całej sytuacji. Pracodawca uznał takie postępowanie za rażące naruszenie podstawowych obowiązków i rozwiązał umowę w trybie natychmiastowym. Pracownik w pozwie do sądu żądał odszkodowania za rzekomo bezprawne rozwiązanie stosunku pracy, twierdząc m.in., że polecenie oddania sprzętu było nieuzasadnione, a odmowa jego realizacji – usprawiedliwiona chorobą.

Sąd oddalił roszczenie, stwierdzając, że doszło do poważnego naruszenia obowiązków służbowych poprzez bezpodstawne zatrzymanie powierzonego wyposażenia i brak podporządkowania się poleceniom pracodawcy.

Uwaga! Mienie powierzone pracownikowi to takie, które zostało przekazane mu do dyspozycji z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się (art. 124 k.p.). Pracodawca ma prawo żądać jego zwrotu nawet wówczas, gdy zatrudniony korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Nie ma bowiem żadnych regulacji, które zakazywałyby mu wystąpienia z żądaniem zwrotu mienia od pracownika, który przebywa na chorobowym. Niepodporządkowanie się poleceniu pracodawcy stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego polegającego – w tym przypadku – przede wszystkim na naruszeniu obowiązku ochrony mienia pracodawcy (art. 52 par. 1 pkt 1 i art. 100 par. 1 i 2 pkt 4 k.p.).

Rozliczanie służbowych kart płatniczych

W innym wyroku z 10 czerwca 2021 r. (sygn. akt III PSKP 19/21) SN uznał, że pracodawca może kwestionować służbowy charakter wypłat z karty płatniczej dokonywanych przez pracownika w dni wolne od pracy lub podczas urlopu. Sprawa dotyczyła roszczenia byłego wiceprezesa zarządu o wypłatę odszkodowania za przestrzeganie zakazu konkurencji oraz zarzutu potrącenia przez pracodawcę z tego odszkodowania kwoty z tytułu szkody powstałej w wyniku nierozliczenia służbowej karty płatniczej.

SN podkreślił, że odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji nie jest wynagrodzeniem za pracę, więc podlega potrąceniu na podstawie przepisów kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p. W odniesieniu do odpowiedzialności za mienie powierzone (art. 124 k.p.) sąd podkreślił, że:

• odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji nie jest wynagrodzeniem i podlega potrąceniom na podstawie przepisów cywilnych (art. 300 k.p.),
• w razie prawidłowego powierzenia to pracownik musi wykazać, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.

Uwaga! W ocenie SN pracownik, szczególnie zajmujący stanowisko kierownicze, ma obowiązek rzetelnego rozliczania się z mienia, a ewentualne luki w procedurach wewnętrznych nie zwalniają go z odpowiedzialności ani z zachowania staranności. W tym przypadku pracownik nie udokumentował służbowego przeznaczenia wydatków z karty, co stanowi nierozliczenie się z mienia powierzonego. Zdaniem SN sąd drugiej instancji błędnie przerzucił ciężar dowodu na pracodawcę, co doprowadziło do niewyjaśnienia istotnych okoliczności sprawy.

Uchybienia w dokumentach finansowych

Warto zwrócić uwagę także na wyrok SN z 15 stycznia 2020 r. (sygn. akt III PK 210/18), w którym sąd uznał, że brak reakcji na sygnalizowane uchybienia w dokumentach finansowych może przesądzać o odpowiedzialności pracownika za szkodę.

Sprawa dotyczyła odpowiedzialności byłego prezesa zarządu spółki, który nie rozliczył się z części powierzonych mu środków pieniężnych, a także oceny, czy ponosi on odpowiedzialność za inne niedobory w kasie spółki.

Sąd Najwyższy podkreślił, że przepisy działu V k.p. (tj. art. 114–127 k.p.) przewidują zróżnicowane reżimy odpowiedzialności pracowniczej: za winę nieumyślną, umyślną oraz za powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się. W odniesieniu do art. 124 par. 1 pkt 1 k.p. kluczowe znaczenie ma prawidłowe powierzenie mienia. Nie zawsze wymaga ono sporządzenia formalnej inwentaryzacji – wystarczające jest faktyczne przekazanie pracownikowi określonych środków i objęcie ich w posiadanie z możliwością zabezpieczenia. Po prawidłowym powierzeniu pracodawca musi wykazać jedynie sam fakt powierzenia oraz powstanie szkody, natomiast na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 par. 3 k.p.).

SN uznał za bezzasadny zarzut, że brak inwentaryzacji uniemożliwia przypisanie odpowiedzialności. Wskazał, że już samo pobranie środków z rachunku bankowego lub od klientów stanowi formę powierzenia mienia. Nie został także uwzględniony argument, że odpowiedzialność za księgowość została przekazana biuru rachunkowemu – członek zarządu jest bowiem zobowiązany do nadzoru nad prowadzeniem rachunkowości, nawet jeśli jej bieżące wykonywanie powierzył zewnętrznemu podmiotowi.

SN podkreślił, że pracownik nie może uchylić się od odpowiedzialności za braki, jeżeli nie reaguje na sygnalizowane mu nieprawidłowości w dokumentacji finansowej. Brak reakcji na dostrzeżone lub zgłaszane uchybienia może przesądzać o jego odpowiedzialności za powstałą szkodę.

Uwaga! Powierzenie mienia w rozumieniu art. 124 k.p. może nastąpić nie tylko w drodze formalnej inwentaryzacji, ale również poprzez faktyczne przekazanie środków do dyspozycji pracownika. Wówczas to pracownik musi udowodnić brak swojej winy oraz wskazać okoliczności, które przyczyniły się do powstania szkody. Członek zarządu, niezależnie od powierzenia obsługi księgowej zewnętrznemu biuru rachunkowemu, zachowuje obowiązek nadzoru nad rachunkowością spółki. W przypadku natomiast niedoborów, które nie były prawidłowo powierzone, odpowiedzialność pracownika oceniana jest na zasadach ogólnych określonych w art. 114–122 k.p.

Organizacja pracy a odpowiedzialność materialna pracownika

Warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 23 kwietnia 2014 r. (sygn. akt III APa 3/14). Dotyczył on wpływu poważnych uchybień organizacyjnych zakładu pracy na zakres odpowiedzialności materialnej pracownika. Sprawa dotyczyła roszczenia pracodawcy (spółki z o.o.) wobec byłego przedstawiciela handlowego o zapłatę tytułem niedoboru w mieniu powierzonym – gotówce przewożonej w samochodzie służbowym, skradzionej wraz z pojazdem z parkingu centrum handlowego. Sąd I instancji uwzględnił powództwo, uznając, że mienie zostało powierzone prawidłowo (art. 124 par. 1 k.p.), a pracownik nie wykazał, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Zatrudniony odwołał się, wskazując m.in., że w firmie brak było spisanych i jednolitych procedur dotyczących przewożenia gotówki i parkowania, zabezpieczenia pojazdu były wadliwe, a dostęp do kluczyków miały osoby trzecie, w tym mechanicy.

Sąd II instancji ustalił, że pracownik faktycznie wykonywał obowiązki przedstawiciela handlowego, przewoził gotówkę i miał podpisaną umowę o odpowiedzialności materialnej obejmującą cały okres zatrudnienia. Nie istniały formalne, jednolite i obowiązkowe procedury dotyczące przewożenia i zabezpieczania gotówki; pracownicy byli szkoleni wyłącznie w sposób ustny. Kasetki w pojazdach były przeznaczone do przechowywania gotówki, a umieszczenie pieniędzy w kasetce i kontynuowanie trasy po pobraniu dużej kwoty było zgodne z praktyką firmy.

Mechanicy w serwisie mieli swobodny dostęp do kluczyków i znali lokalizację przycisku antynapadowego w aucie pozwanego; systemy zabezpieczeń były wielokrotnie naprawiane. Gotówka nie była ubezpieczona, mimo że pojazdy spółki były wcześniej ofiarami kradzieży.

Sąd Apelacyjny przyjął, że pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających należyte zabezpieczenie mienia, co stanowi przesłankę wyłączającą odpowiedzialność pracownika. Zdaniem tego sądu nawet poważne uchybienia organizacyjne pracodawcy nie zwalniają całkowicie pracownika, jeśli dopuścił się zawinionych zaniedbań pozostających w związku przyczynowym ze szkodą. Jednak w omawianej sprawie sąd nie stwierdził zaniedbań po stronie pracownika – parkował w miejscu monitorowanym, prawidłowo zabezpieczył gotówkę w kasetce i nie naruszył żadnych obowiązujących (formalnie) procedur. Uznał, że sposób parkowania ani inne działania zatrudnionego nie pozostawały w związku przyczynowym z kradzieżą, która była wynikiem czynników pozostających poza jego kontrolą, w tym dostępu osób trzecich do zabezpieczeń.

Uwaga! Pracodawcy powinni pamiętać, że w przypadku powierzenia gotówki lub innych wartościowych przedmiotów konieczne jest wprowadzenie odpowiednich procedur postępowania, weryfikacja, kto ma dostęp do mienia oraz ocena ryzyka wynikającego z dostępu osób trzecich. Dopuszczenie wielu osób do zabezpieczeń i rezygnacja z ubezpieczenia mogą skutkować uznaniem, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika. Samo powierzenie mienia nie wystarcza do przypisania odpowiedzialności, jeśli nie wykazano zawinionych zaniedbań pracownika pozostających w związku przyczynowym ze szkodą. ©℗