Przede wszystkim charakter zadań powierzonych pracownikowi w samym projekcie musi być zasadniczo różny od zakresu jego obowiązków w ramach stosunku pracy. Należy zwłaszcza wykluczyć możliwość wykonywania ich w czasie wykonywania stosunku pracy. Dopuszczalne jest więc na przykład prowadzenie szkoleń czy warsztatów w czasie weekendów.
Zanim pracodawca podejmie decyzję o zawarciu nowej umowy ze swoim pracownikiem, powinien również zastanowić się, czy zostaną spełnione warunki ujęte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Przede wszystkim: umowa może być zawarta, gdy praca wykonywana w ramach projektu ma inny rodzaj niż praca wykonywana w ramach stosunku pracy. Kolejne kryterium to precyzyjne określenie zawartego w umowie cywilnoprawnej zakresu zadań. Pracodawca powinien również rozważyć, czy wkład pracy w ramach stosunku pracy pozwala pracownikowi efektywnie wykonywać zadania w ramach umowy cywilnoprawnej. I na koniec, osoba, z którą podpiszemy umowę cywilnoprawną, musi być świadoma, że konieczne będzie prowadzenie przez nią ewidencji godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach tej umowy.
Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku pracownika zatrudnionego przez beneficjenta na podstawie umowy o pracę w ramach projektu zawarcie umowy cywilnoprawnej w ramach tegoż projektu jest niedopuszczalne.