KSeF w praktyce: tysiące firm jeszcze poza systemem. Resort finansów uspokaja

PAP: Powiedział pan niedawno w Sejmie, że do Krajowego Systemu e-Faktur, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają faktury elektroniczne, przystąpiło 311 tys. przedsiębiorców, przy czym dla ok. 5,2 tys. największych firm ten system jest obowiązkowy. A ile z firm z tych, które powinny to zrobić, do KSeF nie przystąpiło?

Wiceminister finansów, Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda: Bardzo nas cieszy, że wiele firm zdecydowało się zacząć wystawiać faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie mają takiego obowiązku. Spośród przedsiębiorców zobowiązanych od 1 lutego, w KSeF faktur nie wystawia kilka procent podmiotów. Główną przyczyną jest opóźnienie w integracji wewnętrznego oprogramowania. W tym miejscu podkreślam jednak – nie ma żadnych kar za to opóźnienie. Cały 2026 r. jest właśnie czasem na dopracowanie procesów w firmach i nauki nowego obowiązku.

KSeF 2026 – ile firm nadal nie wystawia e-faktur

PAP: 306 tys. firm rozpoczęło wystawianie faktur w KSeF dobrowolnie, przed terminem. Czy pana zdaniem to efekt obaw, że będziecie się szczególnie przyglądać tym przedsiębiorcom, którzy do systemu nie wejdą? Czy też może jednak wygrały oczekiwania, że KSeF zdejmie z firm choćby obowiązek przechowywania faktur?

M.Ł.: Naszym celem jest przede wszystkim skuteczna pomoc przedsiębiorcom w opanowaniu nowego obowiązku. Dlatego obawy, że będziemy kogokolwiek karać za niewystawianie faktur w KSeF, są po prostu nieuzasadnione. Firmy, które wdrożyły system wcześniej, nie tylko zdążyły się z nim oswoić, ale też już zaczęły zauważać konkretne korzyści. Oprócz wygodnego przechowywania faktur w jednym miejscu przez 10 lat, mają np. stały dostęp do dokumentów, mniej dokumentacji papierowej i większą automatyzację procesów. Wierzę, że za rok e-faktury będą dla nas tak oczywiste jak dziś e-recepty i że wszyscy odczujemy praktyczne plusy, jakie niesie ze sobą ten system.

Korzyści z Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców

PAP: W Sejmie podczas odpowiedzi na pytania posłów mówił pan, że będziecie rozwijać własne aplikacje, powiązane z KSeF. O jakich aplikacjach mowa? A jak wygląda kwestia budowy niezależnych aplikacji, związanych z KSeF? Czy takie aplikacje powstają albo czy wg pańskiej wiedzy będą tworzone? Może wie pan, jakie funkcje oferują lub będą oferować te niezależne programy?

M.Ł.: Obecnie koncentrujemy się na poprawianiu funkcjonalności KSeF. Pracujemy nad usprawnieniem procesu zgłaszania faktur „scamowych” w Aplikacji Podatnika KSeF. Chcemy też, żeby takie zgłoszenia można było robić bezpośrednio przez API KSeF 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami, udostępnimy możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. W samej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pojawią się również zmiany wizualne, tak, żeby korzystanie z niej było po prostu wygodniejsze. W kolejnych etapach skupimy się m.in. na funkcji ukrywania faktur. Jest ona przydatna np. przy dokumentach, z których podatnik nie korzysta przy odliczaniu VAT. Innym udogodnieniem będzie udostępnienie opcji generowania zbiorczego identyfikatora. Ten identyfikator będzie potrzebny od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach zbiorczych za e-faktury.

Jeśli chodzi o funkcjonalności narzędzi komercyjnych, to tutaj decyzja należy do twórców oprogramowania. My udostępniliśmy API KSeF 2.0, które daje integratorom dostęp do wszystkich kluczowych możliwości systemu. Pamiętajmy jednak, że to dostawcy najlepiej wiedzą, do jakich branż kierują swoje rozwiązania, jakie potrzeby mają ich klienci i jakie funkcje faktycznie ułatwią im codzienną pracę.

Nowe funkcje KSeF 2.0 i rozwój systemu e-faktur w Polsce

PAP: A jakie korzyści KSeF już przyniósł? Jednym z celów KSeF miało być ograniczenie szarej strefy poprzez szybkie wychwytywanie nielegalnych działań podatników. Czy przez te dwa miesiące pracy KSeF już takie efekty się pojawiły, udało się wykryć przypadki unikania opodatkowania?

M.Ł.: Na takie podsumowania jest jeszcze trochę za wcześnie. Warto pamiętać, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy na razie tylko kilku tysięcy podmiotów. Trzeba też mieć świadomość, że choć KSeF daje nam szybszy dostęp do danych o transakcjach, to ich analiza zawsze wymaga czasu. Planujemy powołać w urzędach celno-skarbowych wyspecjalizowane komórki analityczno-kontrolne. Będą one analizować dane z KSeF i innych źródeł, co pozwoli nam ograniczyć liczbę uciążliwych dla firm kontroli. Wspominaliśmy już wielokrotnie, że jest to jeden z celów do których dążymy. Na ten moment jednak koncentrujemy się przede wszystkim na wdrożeniu obowiązku i na tym, by jak najlepiej wspierać przedsiębiorców w całym procesie.

PAP: Czy KSeF, który nie obejmuje firm zagranicznych, jest dobrą bronią przeciwko karuzelom VAT, które w dużym stopniu kończą się właśnie za granicą, aby uzyskać zwrot VAT?

M.Ł.: Karuzele VAT to złożony problem i wymaga on wielopoziomowych działań. Z pewnością Krajowy System e-Faktur do nich należy. System działa w granicach i na terytorium naszego państwa i nie obejmuje firm, które nie mają u nas siedziby albo stałego przedstawicielstwa. Jest to zgodne z decyzją derogacyjną Rady UE, która upoważniła Polskę do wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Nasz system, podobnie jak rozwiązania funkcjonujące w innych krajach, działa na takich samych zasadach – w obrębie danego państwa. Pamiętajmy, że od 2030 r. planowane jest wejście systemu VIDA, w którym będą znajdować się faktury dokumentujące transakcje wewnątrzwspólnotowe. Dziś możemy analizować informacje z KSeF, VIES i innych systemów, które pomagają nam zwalczać zjawisko karuzeli VAT.

PAP: KSeF sam w sobie jest także bardzo dobrym źródłem informacji o gospodarce. Czy widać choćby wzrost liczby wystawianych – przez te same podmioty – faktur w marcu w porównaniu do lutego? Czy resort finansów już jest w stanie wskazywać jakieś początki trendów w gospodarce?

M.Ł.: Nie prowadziliśmy takich analiz. To na pewno ciekawa statystyka, ale KSeF nie jest narzędziem służącym do takich celów. Co więcej, takie badanie byłoby sprzeczne z filozofią działania systemu, gdyż KSeF nie służy do kontroli czy podglądania przedsiębiorców. Niestety wokół tego tematu narosło dużo dezinformacji. System faktycznie pozwala nam szybciej otrzymywać dane, ale dostęp do nich jest bardzo ściśle ograniczony i reglamentowany. Urzędnicy otrzymują dostęp do tych danych tylko w konkretnym celu i gdy istnieje ku temu powód. Tłumaczyliśmy to już wielokrotnie. Sprawdzanie statystyk dotyczących firm nie jest wystarczającym powodem.

PAP: W Sejmie mówił pan, że nie wykluczacie poprawek do KSeF. Co będziecie chcieli poprawiać i jaki jest mniej więcej harmonogram wprowadzania tych zmian? Czy będziecie z nimi czekać do przyszłego roku, gdy do KSeF wejdą najmniejsi przedsiębiorcy?

M.Ł.: Oprócz wspomnianych usprawnień technicznych samej aplikacji, analizujemy również potrzeby przedsiębiorców w pozostałych obszarach. Do końca 2026 r. najmniejsze podmioty nie muszą wystawiać faktur w KSeF. Będziemy je wspierać, aby wdrożyły KSeF jeszcze w tym roku, zwłaszcza że w przypadku zakupów, powinny one odbierać faktury w systemie. Jeśli dostrzeżemy jakąś potrzebę zmian, z pewnością ją przeanalizujemy. Przyglądamy się też narzędziom autoryzacji do KSeF. Obserwujemy duże zainteresowanie tokenami, które mogą być stosowane do końca roku. Póki co jest jednak za wcześnie, żeby podejmować jakiekolwiek decyzje. Z pewnością jeśli będziemy chcieli przyjąć jakieś rozwiązania, to będziemy o tym wcześniej komunikować.